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¿Qué es el sistema POS de facturación electrónica?

Los sistemas POS (Point of Sales) se encuentran conformados por diferentes equipos electrónicos y programas de cómputo, este es utilizado por diferentes tipos de negocios como tiendas, restaurantes, almacenes de cadena, supermercados de grandes superficies, etc.

El sistema POS fue desarrollado para sistematizar y controlar diferentes procesos de mucha importancia al interior de una empresa, en este artículo te contamos los aspectos principales que debes saber acerca de este sistema y si los usuarios del sistema POS están obligados a facturar electrónicamente. 

¿Qué es un sistema POS? 

El sistema POS de facturación se caracteriza por ser un conjunto de herramientas que cuenta con dos componentes principales que son el hardware y el software. 

Hardware de un sistema POS

El hardware de un sistema POS de facturación lo conforman equipos de cómputo como:

  • Computadores de escritorio
  • Las cajas registradoras
  • Los lectores de códigos de barras
  • Las impresoras térmicas
  • El display de 3 líneas
  • Los datafonos
  • Las pantallas táctiles
  • Balanzas gramales 

Software de un sistema POS 

En el mercado puedes encontrar diferentes tipos de software para el sistema POS con presentaciones diferentes, si estás buscando uno de estos sistemas para tu empresa te recomendamos que el software cuente como mínimo con las siguientes funciones básicas.

  • Registro de ventas en forma de factura.
  • Permitir diferentes formas de pago.
  • Generar informes gerenciales y estadísticos.
  • Realizar la definición de los diferentes grupos de artículos.
  • Gestionar los costos.
  • Realizar cotizaciones.
  • Calcular los impuestos que sean necesarios en las diferentes transacciones.
  • Contar con la base de datos actualizada de los precios para tus productos.

Sin importar si eres parte del Régimen Simple de Tributación o perteneces al régimen ordinario, es importante que conozcas cuáles son los plazos de facturación electrónica.

Es importante entender que el sistema POS de facturación, en primer lugar, es un sistema con un conjunto de elementos que se encuentran organizados e integrados entre sí para conseguir un objetivo en particular, en este caso el objetivo es incrementar la productividad de las empresas. 

Características mínimas de un sistema POS de facturación 

Teniendo en cuenta lo anterior, al momento de elegir un sistema POS de facturación electrónica es importante verificar que el programa que vas a contratar cumple con las características mínimas, además de las que ya mencionamos:

  • Ser seguro y confiable.
  • Contar con tecnología avanzada.
  • Saber cuál es el estado del negocio en tiempo real.
  • De uso interno o en la Nube.
  • Debe manejar una base de datos robusta o adecuada para tu negocio.
  • Contar con respaldo de la información.
  • Debe tener una protección adecuada contra los diferentes ataques cibernéticos.
  • La información debe estar encriptada para que pueda viajar en la nube de forma segura hasta su destino.
  • Debe ser multiplataforma, es decir, que todas sus opciones pueden ser visualizadas desde cualquier dispositivo por ejemplo iphone, Android, pc, Linux, Mac, etc. 

Los sistemas POS pueden ayudarte a ahorrar dinero en tu empresa 

Si tu sistema POS cuenta con los equipos adecuados y con un software de calidad, tu empresa va a poder automatizar diferentes tareas de sus procesos de producción, que si se realizaran de forma manual se traduciría en perder tiempo, eficiencia y por ende dinero.

Por otro lado, con un programa íntegro y funcional las empresas pueden reducir de forma considerable los costos en horas de trabajo de sus empleados al momento de emitir reportes financieros y operativos que son de gran importancia a la hora de conocer los indicadores que muestran cómo está la salud de la empresa.

Aquí puedes consultar cómo opera la facturación electrónica en Colombia 

Costo de un sistema POS de facturación 

Para empezar, queremos sugerirte nuestro blogpost en el que te contamos cuánto vale facturar de forma electrónica y si es tan caro como se cree.

Ahora bien, para identificar el costo del sistema POS para tu negocio debes tener en cuenta las tareas que quieres optimizar y los equipos que vas a necesitar para llevar esto a cabo; en el mercado, como ya lo dijimos, puedes encontrar diferentes tipos de calidad, precios y marcas, y lo ideal es que cuentes con equipos que te brinden los estándares mínimos de calidad para garantizar una integración efectiva con el software que contrataste para evitar la incompatibilidad. 

Beneficios de los sistemas POS para las empresas 

Cómo puedes ver el software de tu sistema POS es una de las partes más importantes entre la alianza con el hardware y si estás pensando dos veces realizar esta inversión, debes saber cuáles son los beneficios que te garantizaran el retorno de esta inversión. Consulta aquí cuáles son las funcionalidades necesarias que debería tener tu software con funcionalidad POS y de facturación electrónica. Entre los beneficios principales de un sistema POS de facturación podemos encontrar los siguientes elementos que facilitan la ejecución de la facturación electrónica. 

Control de inventarios 

Con el control de inventarios de tu sistema POS es posible identificar los productos agotados, los que tienen una mayor rotación y los que no cuentan con una óptima rotación para que puedas desarrollar estrategias comerciales que te permitan vender estos productos. 

Asistencia para la compra de materias primas 

Los sistemas POS son capaces de ayudarles a los empresarios para saber cuáles son las materias primas que más necesitan en sus negocios para la elaboración de sus productos, es decir que siempre vas a contar con la materia prima adecuada para que no tengas productos agotados, también te informará si cuentas con materia prima almacenada que no estás utilizando para que no generes nuevas órdenes de compra de estos insumos. En conclusión, con un sistema POS tus inventarios de materias primas van a estar equilibrados y te evitarán gastos innecesarios. 

Evita las largas filas de clientes 

Con un sistema POS de facturación con periféricos puedes evitar las largas filas de clientes para pagar sus artículos, es decir que este sistema puede ayudarte a mejorar tu proceso de facturación y en la satisfacción de tus clientes lo que se traduce en clientes frecuentes para tu negocio. Conoce aquí cómo mejorar la atención al cliente con un software para POS

Puedes implementar diferentes formas de pago 

Con un sistema POS eficiente es posible establecer diferentes formas de pago, por ejemplo en efectivo, con tarjetas de crédito, tarjetas débito, con bonos y tarjetas de regalo que mejoren el poder adquisitivo de tus clientes.

Este aspecto es de suma importancia porque puedes conocer cuáles son los medios de pago que más utilizan tus clientes y por ende mejorarlo para que siempre sea posible realizar una compra. 

Puedes detectar cualquier pérdida en tu empresa 

Las empresas que no cuentan con este tipo de sistemas son vulnerables a los robos de dinero en las cajas, también son susceptibles a los desperdicios de mercancía y lo peor es que deben esperar a realizar los inventarios anuales para identificar estas anomalías. Con un sistema POS puedes conocer y detectar en tiempo real estas pérdidas para que realices las acciones correctivas necesarias de manera inmediata. 

Tienes un mejor manejo de las devoluciones 

La gestión de cambios o devoluciones de manera manual es un reto y un gran problema a la hora de cuadrar los inventarios, con un sistema POS este tipo de inconveniente puede ser solucionado de manera inmediata; esto te permitirá tener un sistema de inventario actualizado y saludable.

Puedes contratar un sistema POS a la medida de tu negocio 

Los anteriores son los beneficios más comunes que puedes obtener con un sistema POS de facturación, pero la elección de un software versátil e integral sin duda marca la diferencia a la hora de obtener beneficios más detallados para tu empresa; por esta razón, si cuentas con procesos más complejos, debes buscar una empresa desarrolladora de software que te permita contar con un sistema POS a la medida; esto quiere decir que, de acuerdo con tus necesidades puedas obtener y utilizar únicamente los módulos que sean necesarios para optimizar tus procesos organizacionales.

Es claro que un sistema POS de facturación cuenta con muchas ventajas y beneficios. Lo más importante es que te centres en conseguir el éxito en la implementación teniendo en cuenta que este cuente con las funciones que necesita tu empresa y los equipos adecuados para optimizar los procesos de tu empresa. Otro aspecto de suma importancia es el soporte, ya que si presentas alguna eventualidad debes tener en todo momento el apoyo de un profesional para solucionar estos problemas. 

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