Así es el proceso de validación de la nómina electrónica

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Luego de la masificación de la facturación electrónica, la DIAN implementó la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 con el objetivo de impulsar la nómina electrónica como una nueva herramienta que ayudará en la transformación digital de las empresas colombianas.

Claves del Proceso de Validación del Documento Soporte de Pago de la nómina electrónica

Esta nueva función estará alojada en el sistema de facturación electrónica que se encuentra funcionando actualmente y su generación transmisión y validación deberán cumplir con varios requisitos, en este artículo te contamos lo que debes saber acerca del proceso de validación del documento soporte de pago de la nómina electrónica.

¿Qué es la validación del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Una vez se genere y transmitas toda la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste, cuando sea necesario, la DIAN genera el documento electrónico que cuenta con la verificación de las reglas de validación de estos documentos conforme lo estipulan los Artículos 5 y 17 de la Resolución 000013 de 2021.

Después de que la DIAN valide o rechace el documento de validación, este tendrá la anotación: “Documento validado por la DIAN” o “Documento rechazado por la DIAN”, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación que reglamenta el anexo técnico del documento soporte para la nómina electrónica.

¿Qué sucede cuando la DIAN valida el documento soporte de la nómina electrónica?

Cuando el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste cumplen con las reglas para ser validados, la DIAN realiza el registro en sus bases de datos del documento electrónico con el valor de “Documento validado por la DIAN”; además genera firma, almacena y remite un mensaje de validación que enviará al obligado a emitir la nómina electrónica para que este realice su correspondiente conservación y para que lo utilice con los fines pertinentes. 

¿Qué sucede cuando la DIAN no valida el documento soporte de la nómina electrónica?

Si el documento soporte y las notas de ajuste no cumplen con los lineamientos de validación, la DIAN remite un mensaje con la anotación “Documento rechazado por la DIAN” en este documento se indicarán las causas por las que el documento fue rechazado. En este caso, el obligado a emitir la nómina electrónica debe corregir la información y transmitirlo nuevamente hasta que cumpla con todos los lineamientos y la DIAN lo valide.

¿Quiénes son los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de la nómina electrónica?

Según lo indica la Resolución 000013 de 2021, los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento soporte de nómina son todos los contribuyentes que realicen pagos o abonos en cuentas de sus colaboradores.

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¿Para qué se valida el documento soporte de pago de nómina electrónica?

La validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste verifican la información y el contenido que señalan los artículos 5 y 17 de la Resolución 000013 de 2021.

Responsabilidades del obligado a emitir la nómina electrónica

El obligado debe emitir información exacta y consistente con los movimientos financieros que realiza. La veracidad de los datos que registra es su responsabilidad, además de asegurarse de que está cumpliendo a cabalidad el procedimiento legal para la emisión de nómina electrónica.

¿Qué información y contenido se debe emitir en la nómina electrónica?

Además de las especificaciones técnicas y tecnológicas, el documento soporte de pago de nómina electrónica que emitas debe tener el siguiente contenido:

• Debe estar denominado como documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Incluir apellidos y nombres o la razón social y el NIT (Número de identificación Tributaria) del obligado a emitir la nómina electrónica.
• Debe tener los apellidos y nombres y el documento de identificación personal del beneficiario del pago.
• Incluir el Código CUNE (Código Único de documento soporte de pago de Nómina Electrónica).
• Debe llevar el número que corresponde al sistema de numeración consecutiva, este lo debe asignar el sujeto obligado a emitir la nómina electrónica.
• Incluir el contenido y los valores de los conceptos que corresponden al valor devengado en la nómina; esto según lo establece el anexo técnico del documento soporte de la nómina electrónica.
• Debe incluir el contenido y los valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de la nómina, según lo indica el anexo técnico. 
• Indicar el valor diferencial, que corresponde a la diferencia que hay entre el valor total devengado de la nómina menos el valor total deducido.
• Incluir el medio de pago que el obligado utilizó para realizar la entrega de la contraprestación económica de los servicios que prestó el beneficiario del pago.
• Debe contar con la fecha y la hora en que se generó.
• La firma electrónica del obligado, siguiendo las normas vigentes y la política de firma que establece la DIAN al momento de la generación, como un elemento que garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio del documento.
• Debe incluir los apellidos y el nombre o la razón social y el NIT del proveedor de la solución tecnológica y la identificación de su software.

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¿Cuál es el plazo para transmitir y validar el documento soporte de pago de la nómina electrónica?

Los contribuyentes que se encuentran obligados a generar, transmitir y validar su nómina electrónica tienen como plazo para transmitir el documento soporte los 10 primeros días del mes siguiente al que corresponde el pago o abono a sus colaboradores.

En conclusión, la validación de la nómina electrónica consiste en el envío del documento soporte de la nómina a la DIAN con todos los requisitos de nómina que debes cumplir. Para llevar a cabo esta tarea es necesario que contrates un proveedor autorizado para nómina electrónica, como Loggro, que te permita cumplir con el requisito y que además se actualice periódicamente para que tu empresa pueda cumplir con las disposiciones legales fácilmente.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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