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Existen varios motivos por los que se implementó la facturación electrónica en Colombia. Ocurrió por razones legales, de monitoreo, tributarias, por compromiso ambiental, entre otras razones. Aquí te contamos todas y te invitamos a conocer el sistema de facturación electrónica que te puede ayudar.
¿Qué es la facturación electrónica en Colombia?
En todo Latinoamérica, se entiende la facturación electrónica como el título de valor desmaterializado que se encuentra en un archivo de carácter digital. Esto quiere decir que, la factura no es física, sino que se realiza en formato digital, este último tendrá para todos los casos tendrá la calidad de título de valor que le concede la Ley en Colombia. A pesar de lo anterior, las facturas electrónicas pueden tener una representación física, por ejemplo, en archivo PDF, imagen, entre otras; sin embargo, esta representación física no es el título de valor en sí mismo.
Efectos legales de la factura electrónica en Colombia
Las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que las facturas de papel debido a las siguientes razones.
- Son un título de valor negociable.
- Se encarga de soportar las transacciones por venta de bienes y/o servicios.
- Asegura el cumplimiento de todos los lineamientos legales establecidos para el tema.
A los que mencionamos anteriormente se le deben sumar algunos beneficios que se tratarán más adelante.
Principales leyes de la facturación electrónica en Colombia
En Colombia, la facturación electrónica debe seguir los lineamientos establecidos en la Ley 1231 de 2008 y demás Decretos reglamentarios, dentro de los cuales se puede destacar el Decreto 2242 de 2015. Este conjunto normativo tiene como fin masificar el uso de la facturación electrónica en Colombia y les brinda a los empresarios el mecanismo de acceso a la liquidez sin tener que acudir a los productos para financiación tradicionales como son los créditos financieros.
Características principales de la facturación electrónica en Colombia
Las principales características que ha establecido la DIAN para una adecuada implementación de la facturación electrónica en Colombia son las siguientes.
- Debe utilizar el formato electrónico de generación XML estándar que estableció la DIAN.
- Cuenta con la numeración consecutiva que ha autorizado la DIAN.
- Debe cumplir con los requisitos que estableció el Código de Comercio, los del Artículo 617 del Estatuto Tributario y los que discrimina el Impuesto al Consumo en el caso de ser necesario.
- Contiene la firma digital o electrónica con el fin de garantizar la autenticidad e integridad y el no repudio de las facturas electrónicas, según la política de firma que adopte la DIAN.
- Debe incluir el CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
Beneficios directos de la facturación electrónica en Colombia
Se puede decir que en Colombia la implementación de la facturación electrónica tiene grandes rasgos, unos beneficios directos y otros indirectos que trataremos a continuación.
Beneficios directos de la facturación electrónica en Colombia
Algunos de los principales beneficios directos que trae la facturación electrónica para Colombia son los siguientes.
- La eliminación del riesgo de manipulación y pérdida de documentos en formato físico.
- La mitigación del riesgo humano asociada con la expedición y circulación de las facturas.
- Reducción del gasto en papelería.
- Ahorro del espacio para almacenar las facturas.
- Mayor trazabilidad de las operaciones, incluso si llevan años de haberse ejecutado.
- Operaciones más seguras.
- Una mejor gestión documental.
- La posibilidad de acceso digital a las facturas.
Beneficios indirectos de la facturación electrónica en Colombia
A pesar de que son muchos los beneficios principales de la facturación electrónica en Colombia también es posible encontrar los indirectos que son los siguientes.
- La facturación electrónica brinda confianza y facilidad en las transacciones de negociación.
- Promueve el acceso al financiamiento.
- La gestión de cobro mejora.
- Impacta de forma positiva en la relación que existe entre el proveedor y el cliente.
¿Cómo deben operar los proveedores de facturación electrónica en Colombia?
Cuando se emiten facturas electrónicas, estas deben cumplir con todos los requisitos legales para que sea un título de valor.
Vale precisar que, por tratarse de un título de valor especial, la negociación de esta, según lo establece la Ley, debe darse de manera única por medio del administrador que registra las facturas electrónicas, esta entidad debe cumplir con el papel de centralizador y debe encargarse de garantizar que se cumplan los lineamientos de circulación que permiten la negociación de las facturas, que son los siguientes:
- La negociación de la factura debe darse solo una vez.
- Debe garantizar que las facturas electrónicas se endosen teniendo en cuenta la ley de circulación, endoso y entrega.
- Se evitan los engaños para las personas que compran las facturas, esto se da gracias a que cumplen con todos los requisitos que establece la Ley para que se considere como título de valor.
- La facturación electrónica provee una mayor transparencia, trazabilidad, seguridad y certeza a los procesos de venta.
¿Por qué es importante implementar la facturación electrónica en Colombia?
Con la implementación de la facturación electrónica le es más fácil a la DIAN realizar la retención de impuestos por las ventas que integran el IVA, es decir los catalogados como responsables o pertenecientes al Régimen Común. En 2020 y gracias a la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, las empresas que se encuentran dentro de los grupos de obligados a facturar electrónicamente. Es decir que, estas compañías seleccionadas se denominan facturadores electrónicos porque expiden facturas electrónicas, notas débito, crédito y cumplen con todos los requisitos para esto.
Otras razones por las que se implementó la facturación electrónica en Colombia
A continuación, expondremos unas de las principales razones, según la DIAN, de por qué se implementó la facturación electrónica en Colombia.
- Teniendo en cuenta el estudio que realizó el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), es más económico facturar de manera electrónica en comparación con las modalidades tradicionales de facturación. Este ahorro puede llegar a representar hasta un 80 % de los gastos con respecto a la gestión que se realiza con las facturas de papel.
- Mediante la facturación electrónica, se busca que más emprendedores pasen a la formalidad y cumplan con los requisitos legales de todos los contribuyentes.
- La Facturación electrónica es un mecanismo que tiene el Gobierno para saber qué están consumiendo los colombianos en tiempo real y, por supuesto, esta información es útil para reglamentaciones, beneficios y para hacer proyecciones del presupuesto de la Nación.
- Con la automatización en el proceso de recepción de las facturas por medio de procesos digitales y electrónicos, es posible mejorar los tiempos del procesamiento, registro contable, de tesorería y en la consulta de la información.
- La facturación electrónica se encarga de favorecer las relaciones comerciales gracias a que se reducen los costos de envío y recepción de las facturas, también es posible facilitar el seguimiento del estado de las facturas electrónicas como es la recepción, rechazo o aceptación; posibilita la obtención de reportes y alertas de forma permanente y en tiempo real.
- Los trámites internos de las empresas se simplifican, principalmente en la generación, recepción, contabilidad, en la gestión documental compras y comercial; la facturación electrónica también permite la recuperación de la información gracias a que siempre está disponible en línea.
- Con el proceso de validación previa realizado por la DIAN se garantiza que las facturas cumplen con todos los requisitos que se necesitan para efectos fiscales, bien sea para el facturador o para sus clientes.
- La facturación electrónica es un documento que puede ser objeto de factoring, para que el empresario pueda realizar procedimientos de financiación a bajos costos.
- Con la implementación de la facturación electrónica en Colombia le es más fácil a la DIAN generar, para los contribuyentes, mejores servicios, por ejemplo la devolución automática de los impuestos.
- La facturación electrónica es un proceso amigable con el medio ambiente tanto de Colombia como en el mundo ya que disminuye considerablemente el uso de papel.
- Con la implementación de la facturación electrónica en Colombia es posible mejorar el comercio exterior con los países que han implementado este proceso.
Estas son las principales razones y una contextualización amplia sobre el porqué de la implementación de la facturación electrónica en Colombia. Si estás interesado en comenzar con este proceso para tu empresa, asegúrate de contar con la mejor ayuda financiera y tecnológica.
Los especialistas en facturación electrónica de Loggro conocen todas estas razones y están listos para apoyarte en tu proceso de implementación y ejecución de la Factura Electrónica.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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