¿Cada cuánto y cómo se debe generar el documento soporte de pago de Nómina electrónica?

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Con la actual exigencia de realizar la nómina electrónicamente, las empresas se han enfrentado rápidamente a aprender acerca de todos los términos y procesos que esta conlleva.

Comprendiendo el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

La generación del documento soporte de pago de nómina es uno de los que genera mayor confusión y preguntas entre los responsables de esta labor.

En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas conocer acerca de este proceso y cuáles son las características que debes cumplir para poder hacerlo. Estas son algunas preguntas que seguro tendrás alrededor de este tema:

1. ¿Qué es el documento soporte de pago de nómina?

Antes que nada, se define el documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica como el archivo digital soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique y se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

Está compuesto por:

• Los valores devengados de nómina
• Los valores deducidos de nómina
• Valor total de la diferencia de estos.

Este se debe generar y enviar o transmitir a la DIAN de forma independiente por cada empleado, los primeros 10 días de cada mes. En este documento debe aparecer el salario devengado, las deducciones y el neto a pagar, entre otras consideraciones.

2. ¿Por qué es importante el documento soporte de pago

Te preguntarás, porqué es importante generar este documento y la verdad es que es de gran importancia ya que tiene muchas ventajas, ayuda para soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando sea necesario que se deriven de los pagos o abonos que realices a tus empleados o pensionados a cargo en sus respectivas cuentas bancarias. Es decir, va a ser más fácil el control de todo lo que pagas por esta carga laboral además si lo usas correctamente hará que tu información esté segura y que sea completamente transparente ante la DIAN.

3. ¿Cada cuánto se emite el documento soporte de nómina electrónica?

El documento soporte de nómina electrónica lo debes generar mensualmente sin importar que realices tus pagos en periodos quincenales o catorcenales.  Esta emisión deberás realizarla los primeros 10 días calendario del mes siguiente. Este será el plazo que tendrán los empleadores para enviar la información a la DIAN mediante un archivo en formato XML que contenga toda la información requerida.

4. ¿Qué información debe tener este documento?

Son varias las consideraciones que se deben tener para que este documento sea correctamente emitido, además debe cumplir con algunos parámetros y aspectos técnicos para su validación por parte de la Dian.

Analicemos que debe tener el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5, deberá indicar lo siguiente:

• Estar denominado, expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Identificación completa del sujeto obligado: Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
• Identificación del beneficiario del pago: Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación
• CUNE: El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica-
• Numeración consecutiva: Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
• Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
• El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
• El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
• El medio de pago utilizado: que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
• Fecha y hora de generación.
• La firma digital del sujeto obligado: como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
• Identificación del software: Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

5. Aspectos “técnicos y tecnológicos” del Documento Soporte de Pago

Ahora bien, te dijimos que el documento soporte de pago de nómina electrónica, además debe cumplir con ciertos mecanismos técnicos y tecnológicos para su correcta generación, transmisión y validación, éstas son las condiciones:

Para poder emitir este documento es obligatorio hacerlo por medio de un software, es tu decisión si quieres adquirir uno con un proveedor tecnológico o si quieres hacer el desarrollo tu mismo eso sí, lo más importante es que cualquiera de ellos cumpla completamente con los estándares exigidos por la DIAN. Si hablas con alguien que ya ha pasado por este proceso con seguridad te dirá que lo mejor es contar con la experiencia de un proveedor de soluciones tecnológicas que ya esté habilitado por la Dian y que pueda resolverte todas las dudas y posibles inconvenientes que se puedan presentar durante el proceso de transmisión de este documento y así evitar las razones por las cuales se rechaza este documento por parte de la DIAN. Principalmente si eres una Pyme y crees que puedes hacerlo solo, te invitamos a conocer cómo funciona este software para tu tipo de empresa.

6. ¿Qué pasa si mis documentos de nómina tienen errores?

Si te equivocaste al generar tus documentos soporte de pago de nómina, es necesario hacer la corrección utilizando las notas de ajuste. Las notas de ajuste es el mecanismo que generó la DIAN para poder ajustar las cifras que necesites. Es decir, si emitiste 20 nóminas y te equivocaste en dos de ellas, debes hacer una nota de ajuste para cada una de las y reemplazarla o eliminarla completamente.

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Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.