Transacciones en las que se debe emitir Factura Electrónica

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Los convocados por la DIAN deberán emitir Factura Electrónica en todos los casos, sin importar si la transacción se genera con un adquiriente que figura como persona natural o jurídica.

Facturación Electrónica Obligatoria: Un Mandato para Todas las Transacciones

Obligados a generar Facturas Electrónicas en sus transacciones

Dentro de los obligados, aunque pueda parecerte extraño, están los voluntarios que se acogieron al modelo de Facturación Electrónica y para tal efecto solicitaron resolución de facturación ante la DIAN; es decir, si tu empresa optó por participar en la prueba piloto de facturación o bien, empezó a generar facturas de forma voluntaria en sus transacciones, deberá facturar electrónicamente, incluso si no está en el listado que publicó la DIAN en la Resolución 000020 de este año.

Obligados a emitir Factura Electrónica en todas sus transacciones

La Resolución 000020 retomó el Artículo 615 del Estatuto Tributario en el cual se especifican cuáles son los obligados a facturar electrónicamente, dentro de los que están comerciantes o comercializadoras en ejercicio de profesiones liberales o cuya actividad económica dependa de esta; además están incluidos los productores agrícolas y ganaderos. Los que optaron por expedir voluntariamente la factura electrónica, y los contribuyentes que optaron por tributar bajo el régimen Simple de tributación.

Por otra parte, el Artículo asegura que son válidas las facturas de venta y sus documentos equivalentes, como la factura de talonario, de papel o la emitida en sistemas POS.

¿Por qué no recibes Factura Electrónica en todas las operaciones?

Todas las empresas obligadas a facturar electrónicamente deben entregar al adquiriente la factura correspondiente sin importar su naturaleza: jurídica o natural. Existen dos razones por las que puede que no recibas tu factura electrónica de acuerdo con el proceso exigido por la DIAN.

1. Porque la empresa a la que adquieres el producto o servicio no está obligada a facturar de acuerdo con los parámetros de la DIAN.
2. Porque el adquiriente recibe la factura en papel y al respecto es importante mencionar que estas últimas tienen la misma validez que las electrónicas.

Requisitos de la Factura de Venta

Si bien existen diferentes comprobantes de compra que son equivalentes a la factura, todos deben cumplir con los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario. A continuación te contamos cuáles son estos requisitos.

1. Deberá estar explícito el título de “factura de venta”
2. Nombre del facturador electrónico
3. Nombre del adquiriente
4. Discriminación del IVA que pagó el adquiriente
5. Tener la numeración consecutiva otorgada por la DIAN
6. Fecha de expedición
7. Detalle de todos los servicios o los servicios.
8. Valor total de la compra
9. Razón social y NIT de la empresa que imprimió la factura.
10. Especificar si es sujeto de retenedor sobre las ventas.

Respecto a los requisitos, el Estatuto especifica dos datos adicionales:

1. En el caso de tiquetes de transporte no es obligatorio entregar la factura original.
2. Cuando la facturación se realiza por máquina registradora, la DIAN permite un tipo de numeración diaria; sin embargo, es necesario que esta numeración coincida con segmentos específicos de facturación y que cada comprobante sea único y fácilmente identificable.

Los diferentes tipos de Factura

Es frecuente la confusión sobre cuándo entregar Factura Electrónica. Como te contamos, deberás recibir factura siempre que la empresa que presta el servicio o venda el producto esté obligada a hacerlo; sin embargo, las preguntas surgen al ver diferentes tipos de comprobante que reciben los ciudadanos al momento de realizar una compra. Algunas facturas son en papel, otras las envían al correo electrónico, otras facturas tienen códigos encriptados, otras son solo un trozo muy pequeño de papel y otras, incluso, se llenan a mano.

Es importante que sepas que existen cuatro modalidades de facturación que, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos exigidos por la DIAN, tienen la misma validez que la factura electrónica. Puedes optar por cualquiera de estos mecanismos, a menos de que estés obligado a facturar electrónicamente o hayas empezado a hacerlo de forma voluntaria, pues en dicho caso, tu factura deberá hacerse electrónicamente, salvo en casos de contingencia.

La Factura por talonario

Este tipo de facturas suelen traer preimpreso el nombre de la empresa que reprodujo el talonario y que puso la numeración que la DIAN previamente autorizó.

En algunas ocasiones se puede diligenciar de forma manual, en otras, por computador, pero siempre discriminando el IVA y detallando los productos o servicios de la operación. Sin importar cual sea el sistema de facturación por el que optes, será necesario que se lo notifiques a la DIAN.

La Factura por computador

Este tipo de factura generalmente se emite por computador gracias a que se integra con otro tipo de funcionalidades de un software específico. Loggro Software, por ejemplo te permite integrar la factura electrónica y la factura por computador con:

• Inventarios y las bodegas
• Contabilidad de tu negocio
• Cuentas por cobrar y por pagar
• Reportes gerenciales
• Entre otros

Factura POS

El sistema POS, por sus siglas en inglés: Point of Sales o también conocido como TPV, que abrevia los términos: Terminal Punto de Venta, permite integrar la factura a la máquina registradora, en la que interactúa un software y un hardware que, aunque en muchas ocasiones se conecta a un software administrativo, a veces solamente actualiza listas de precios y lleva un control simple de lo que vende el establecimiento.

Factura Electrónica

La facturación electrónica tiene lugar a través de sistemas computacionales y es de carácter sincrónico con la DIAN, es decir que le permite al Gobierno Nacional conocer qué transacciones llevan a cabo los colombianos; adicionalmente, este tipo de facturas se entregan simultáneamente a la DIAN y al adquiriente, con el fin de tener un control estricto de las operaciones y de disminuir la evasión fiscal.

Finalmente también es importante que seas conciente de que la manera en la que te entregan la factura no está relacionada con la facturación electrónica, pues en ocasiones, algunos establecimientos emiten Factura Electrónica, pero debido a que no la envían por correo electrónico, deben entregarla pesonalmente al momento de la compra, este es el caso de muchos establecimientos de consumo de alimentos.

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Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.