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Si bien los programas de auditoría en los ciclos de nómina pueden resultar importantes a largo plazo, una de las formas de mitigar el riesgo es utilizar un software de nómina que te permita tener en condiciones legales al día, así como también todos los procesos legales.
Auditoría y Software de Nómina: Claves para la Eficiencia y Cumplimiento Legal en Empresas
Lo anterior significa que además de una auditoría en el ciclo de la nómina, será necesario que primero fijes un proceso adecuado, inmóvil, de liquidación y cálculo nómina, para que luego sea auditado. Este proceso inicial te lo garantiza un software administrativo con funcionalidad de nómina: aquí te contamos otras razones sobre por las que es importante tener un software de nómina.
A pesar de que es un proceso que apoya a las organizaciones en temas administrativos, la realización de la nómina es un aspecto de vital importancia para las empresas y las hace vulnerables en el momento que no se atienden aspectos como:
- los pagos no autorizados
- la ineficiencia en el pago de las liquidaciones
- los desvíos de dinero
- las diferencias no justificadas entre las declaraciones fiscales y la contabilidad
- cualquier otro aspecto que pueda poner en peligro la marcha del negocio.
Por esta razón es indispensable que, por medio de la auditoria de control interno se identifiquen aquellas situaciones que mitigan el riesgo y que ayuden a identificar los aspectos de mejora en las empresas.
Normatividad que se debe tener presente al momento de la auditoría
Como en todos los procesos, existen diferentes lineamientos para su adecuada ejecución. En el caso de la auditoría de control interno relacionada con la gestión de la nómina es importante que tengas en cuenta cuál es la normatividad asociada con este proceso para que lo tengas presente o verifiques que el programa de tu auditor lo tenga en cuenta y lo cumpla. A continuación, te contamos cuál es esta normatividad.
- Conocer los diferentes lineamientos del CST que se encuentran relacionados con la auditoría
- Tener claros cuáles son los nuevos marcos técnicos normativos para la medición, revelación y el reconocimiento de la información financiera.
- Conocer y tener claros cuáles son los lineamientos del marco de gestión de los riesgos empresariales integrados con la estrategia y el desempeño que se encuentran en (COSO ERM 2017).
- Código de Comercio.
- Estatuto tributario.
- Conocimiento de la Ley 43 de 1990 y Ley 789 de 2002.
- ISAE 3000: Que da cuenta de los distintos trabajos para atestiguar o revisar la información.
- Tener claro el código de ética de la IFAC.
Tener claras las siguientes Normas de Aseguramiento de la Información (NAI), debido a que los datos de tus colaboradores son de absoluta confidencialidad:
- NIA 265: Que hace referencia a la comunicación de las deficiencias, a los responsables de gobierno y a la dirección de la entidad, encontradas en el control interno.
- NIA 315: En donde se trata sobre la valoración e identificación de los riesgos de incorrección material, por medio del conocimiento de la entidad y su entorno.
- NIA 330: Que hace referencia a la respuesta del auditor a los riesgos valorados.
Programa de auditoria para el control interno
El programa de auditoría para el ciclo de nómina cumple varios pasos, que te contamos a continuación. Ten presente que quien realice este proceso de auditoría debe cumplirlos, teniendo en cuenta la normatividad y cada uno de los aspectos de cada paso.
Verificar los procedimientos
Es importante que el auditor verifique si la entidad tiene los procedimientos adecuados para cada uno de los procesos que se encuentran relacionados con la gestión y la liquidación de la nómina; estos deben estar en uno o varios documentos, entre estos debe estar el manual de las funciones, el manual de los procesos, los diagramas de flujos, organigramas, entre otros documentos que faciliten el proceso de liquidación de la nómina de la mejor forma.
Los registros de la información contable de manera fiable y el reporte de información a terceros debe ser oportuna y para eso es importante que siempre tengas a la manos sistemas tecnológicos que te ayuden con la digitalización y hagan estos procesos de auditoría más ágiles.
Verificar que estos procesos estén diseñados bajo los objetivos estratégicos de tu empresa.
Tipos de contratos
El auditor debe identificar cuáles son los tipos de contratos con los que cuenta la entidad para contratar tanto los trabajadores internos como los externos, las modalidades de contratos con los que opera y verificar si estos tipos de contratos han sido ejecutados teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el CST, la Ley 789 de 2002 y cualquier otra norma concordante.
Revisión de los pagos
Tu auditor debe verificar que la liquidación de salarios, auxilios, comisiones, recargos nocturnos, horas extras, bonificaciones, viáticos y cualquier otro concepto esté calculado de la manera adecuada.
Cálculos y registros según el DUT y el ET
El auditor está en la obligación de verificar que el procedimiento de cálculo y registro de las retenciones en la fuente, los rubros que se relacionan en la declaración de renta y cualquier otra declaración tributaria, responda de manera fiel a los lineamientos fiscales que se encuentran en el DUT (Decreto Único Tributario) 1625 de 2016, el ET (Estatuto Tributario) y cualquier otra norma concordante.
Revisión de soportes
Es importante que en la auditoría se revisen las facturas, los certificados de retenciones, los reportes de planillas y cualquier otro soporte que dé cuenta de los rubros reconocidos en la contabilidad de la entidad, con relación a los aportes parafiscales, las prestaciones sociales, gastos de viáticos, seguridad social, y demás establecidos en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Es importante revisar que esos rubros se encuentren bien relacionados como deducciones y retenciones ante la respectiva autoridad fiscal.
Revisión de libros contables y conciliaciones de saldos
Tu auditor debe revisar los libros contables y las conciliaciones de saldos, según las consignaciones y pagos efectuados a los empleados, aseguradoras, cajas de compensación, entidades prestadoras de salud o cualquier tercero con el que la entidad tenga alguna relación asociada con la nómina.
Descuentos a los empleados
En cuanto a los descuentos por nómina que se haya realizado a tus colaboradores es importante que tu auditor los evalúe y se constate que estos se encuentran debidamente autorizados por cada uno de los trabajadores.
Verificación de embargos
Tu auditor debe identificar la existencia de embargos por alimentos, o por entidades fiscales, financieras a alguno de los trabajadores; también, que el respectivo tratamiento que se lleva a cabo por cada entidad se encuentre según los lineamientos del CST.
Verificar que cuentes con un proceso de gestión adecuado
El auditor debe determinar si el proceso de la nómina se realiza de manera desagregada y que no se evidencien sobrecargos en las funciones para los trabajadores; esto lo hace verificando que cuentes con los empleados idóneos y necesarios para cumplir de manera óptima con el proceso de gestión y liquidación de la nómina.
Evaluar el sistema contable
Tu auditor está en la obligación de evaluar si el sistema contable de la entidad con respecto a su parametrización satisface las necesidades de la entidad con respecto al registro de la información, procesamiento de datos y reporte.
Evaluación de registros de novedades
Otro aspecto que debe ser evaluado por tu auditor es la gestión que se realiza durante los registros de las novedades por ausentismos, llegadas tarde, incapacidad, luto, permiso, calamidades, entre otros. Para tener una auditoría satisfactoria, te invitamos a que utilices un software contable, que cuente con un sistema de nómina y que también es como ERP que satisfaga todas las necesidades de tu empresa. Es importante que no descuides ningún aspecto relacionado con la generación de tu nómina, ya que las demandas laborales desencadenan pérdidas enormes en las empresas.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
