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En Colombia se siguen dando los pasos que se necesitan para avanzar en la reglamentación y transformación tributaria y, por supuesto, implica utilizar y desarrollar ayudas tecnológicas. Prueba de esto es lo que ha pasado con la nómina electrónica.
Esto permitirá mejorar la experiencia de los usuarios, reducir trámites y mejorar el control tributario en el país, un ejemplo de esto ha sido el caso de la implementación de la facturación electrónica y durante el segundo trimestre de 2021 estará puesto en marcha el proyecto de Resolución con el que la DIAN sumará e impulsará la nómina electrónica en Colombia. Con la facturación se puso a prueba la resiliencia tecnológica de las empresas y gracias a que se cumplió la meta de facturación propuesta para 2020, se pudo avanzar con la nómina electrónica, como otro mecanismo de crecimiento económico en Colombia.
¿Cuándo empieza la nómina electrónica en 2021?
En marzo de 2021; sin embargo, tu fecha de obligatoriedad depende de cuántos empleados tiene tu empresa.
Según el calendario de implementación de la nómina electrónica en Colombia, emitido por la DIAN en diciembre de 2020, la nómina electrónica deben empezar a implementarla aquellas empresas que tengan más de 250 empleados. A partir del segundo trimestre de 2021, la nómina electrónica va a ser un nuevo sistema que se integre al sistema convencional de facturación electrónica que se ha venido utilizando en los últimos años en el país y por lo tanto, la obligatoriedad de la nómina electrónica será progresiva teniendo en cuenta el calendario que destaca diferentes grupos de obligados y plazos para su habilitación y transmisión.
De acuerdo con la DIAN, una vez se realice la masificación de la Nómina Electrónica, estarán obligadas todas las empresas y contribuyentes que efectúen pagos o abonos a cuentas derivadas por una vinculación laboral legal o reglamentaria.
¿Cuál es el objetivo de la nómina electrónica en Colombia?
Teniendo en cuenta los lineamientos del proyecto de Resolución de la DIAN, el Soporte de Pago de Nómina Electrónica, como es conocido técnicamente, se configura como el documento para soportar costos, deducciones o impuestos descontables, que están derivados de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos que se realizan a los pensionados.
En conclusión y según la DIAN, el objetivo de implementar la Nómina Electrónica en Colombia es ofrecer una nueva herramienta que contribuya al manejo estratégico y tecnológico de las empresas, pues la facturación electrónica, la nómina electrónica y todos los nuevos requerimientos están obligando a las empresas a digitalizarse, por lo que se va creando una cultura de eficiencia administrativa, que mejora los procesos internos de las empresas y, en consecuencia, la economía del país.
Ventajas de la nómina electrónica
El uso de la nómina electrónica es una práctica cada vez más común en distintos tipos de empresas, esto se debe a que el nuevo sistema digital brinda más ventajas en comparación con la nómina tradicional, por esta razón se espera que se implemente progresivamente, sea más común y sustituya finalmente a la nómina en papel. Entre algunas de las ventajas que ofrece la nómina electrónica podemos destacar las siguientes:
- Reducen los tiempos de ejecución y consulta.
- No ocupa espacio de archivo en tu empresa.
- Cuenta con una mayor accesibilidad.
- Tu empresa ahorra y contribuye al medio ambiente.
- Tendrá validez legal.
- Servirá para soportar costos, deducciones o impuestos descontables.
A pesar de que la nómina electrónica va a ser un requisito obligatorio es importante que tengas en cuenta cuáles son las principales ventajas que puede traer implementar la nómina electrónica en tu empresa, con el fin de que te vayas familiarizando con estos programas y su implementación sea fácil para ti y para quienes manejan los procesos relacionados con la nómina. También te permitirá evitar los errores más comunes al liquidarla.
¿Cómo la DIAN pretende hacer que funcione la nómina electrónica en Colombia?
Al igual que el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica se compone por varios conceptos como son los devengos o deducibles, los cuales, según lo indica el Proyecto de Resolución serán expuestos por medio de operadores autorizados y los certificará la DIAN; estos se encargarán de hacer llegar la información a esta entidad por medio del uso de archivos encriptados.
Por otro lado, las personas que se encarguen de realizar la nómina de las empresas o los encargados de entregar la información van a recibir una notificación vía correo electrónico o como se disponga, con el soporte de validación o rechazo de la nómina electrónica, algo muy similar al proceso de recibo y validación de las facturas electrónicas.
¿Qué debes tener en cuenta para implementar la nómina electrónica?
La implementación de la nómina electrónica en Colombia es un proyecto que brinda una gran oportunidad para mostrar que las empresas nacionales enfocadas en la creación de software y tecnología son capaces de responder de manera rápida a las nuevas normas e implementaciones del Gobierno Nacional, tal como se ha observado con la facturación electrónica.
Por estas razones, las compañías creadoras de software se están adelantado para cumplir con los requisitos, incorporar los cambios necesarios a sus productos e integrar los operadores certificados para esta tarea.
También te puede interesar: ¿Qué debe tener un software de nómina? Como se puede observar, la integración de esta nueva función es un reto que aplica para las compañías que deben reportar su nómina electrónica a la DIAN y para aquellas empresas como Loggro, que prestan sus servicios tecnológicos a miles de empresas en el territorio nacional.
¿Cuál es la mejor opción para implementar la nómina electrónica?
En conclusión, la mejor opción para implementar la nómina electrónica en tu empresa es contratar los servicios de un proveedor especializado, tanto en facturación electrónica como en nómina electrónica y que se encuentre habilitado por la DIAN. Estos son los principales aspectos que debes conocer acerca de la implementación de la nómina electrónica en 2021, ten presente que es un nuevo sistema con el que vas a poder tener un mayor control de tu empresa y por otro lado vas a hacer que tu empresa tenga mejores procesos que influirán en su crecimiento.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
