Nómina: ¿Qué debes pagar en la liquidación de un contrato?

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Llevar a cabo la liquidación de un contrato puede ser más fácil cuando se automatiza, por eso te recomendamos dejar de lado métodos obsoletos, como Excel o medios físicos.

Te garantizamos que el precio es más bajo utilizando un software administrativo con función de nómina. Conoce a continuación qué aspectos debes pegar en la liquidación de un contrato.

¿Por qué se debe hacer una liquidación de contrato? 

Cuando se termina un contrato laboral, el empleador está en la obligación de realizar la respectiva liquidación de dicho contrato y debe pagar al empleado los conceptos que sean necesarios, en este artículo te contamos cuáles son los conceptos que debes tener en cuenta, en la liquidación de un contrato, y cómo liquidarlos.

Idealmente, el software, plataforma o programa para el pago de la ​nómina que elijas debería estar vinculado con otras áreas de tu empresa para que los descuentos de nómina sean aplicables en el área financiera y puedan ser contabilizados. Loggro también incluye el sistema de inventarios.

¿En qué casos se liquida un contrato laboral? 

Es importante que tengas presentes las normas colombianas para que puedas liquidar los contratos de forma adecuada. Un software actualizado, como Loggro, te permitirá mantenerte al día con todos los requerimientos. Aquí puedes ver los tipos de software que hay en Colombia y por qué las actualizaciones legales son automáticas.

Los contratos laborales se deben liquidar teniendo en cuenta los casos que mencionaremos a continuación:

• Al finalizar los términos de duración de los contratos de trabajo a término fijo.
• En el momento que el trabajador renuncia sin o con una justa causa.
• Cuando el empleador termina el contrato laboral con o sin justa causa.
• En el momento que el contrato laboral termina por mutuo acuerdo.

Es importante que sepas que por cualquiera de estas causas que lleven a la terminación del contrato laboral, se debe realizar su correspondiente liquidación. 

Conceptos que se deben liquidar al finalizar un contrato laboral 

Si bien los conceptos son necesarios a la hora de liquidar la nómina, es importante que la persona que maneje tu software de nómina cuente con el respaldo de un contador.

Los software de nómina pueden manejarlos auxiliares o cualquier persona que conozca el procedimiento de registro y carga de información; sin embargo, queremos que sepas que quien lo administre no necesitará conocimientos avanzados en finanzas, economía, administración, contabilidad, entre otras.

Cuando se liquida un contrato laboral es importante que se tengan en cuenta y que se liquiden los siguientes conceptos.

• El salario adeudado.
• Las prestaciones sociales.
• Las vacaciones por compensar.
• Los aportes parafiscales correspondientes.
• Los respectivos aportes a la Seguridad Social
• La indemnización en caso de ser necesario.

Ten presente que dentro del salario se debe liquidar conceptos como son los recargos por trabajo nocturno, dominicales y festivos y las horas extra, en el caso que aplique.

Conoce aquí cuáles son las funciones principales de un software de nómina.

Liquidación del salario 

La liquidación del salario no es lo único que hace tu programa de nómina, también puede ayudarte a registrar novedades, a mejorar los tiempos, entre otros beneficios, consulta aquí todo lo que debes saber de tu sistema de nómina para evitar sanciones asociadas a la liquidación errónea de tu nómina.

Para realizar la liquidación del salario de cualquier empleado lo único que debes hacer es liquidar los días laborados por el trabajador que aún no hayan sido pagados, para conocer este valor lo único que debes saber es a cuánto equivale un día de salario del trabajador y realizar los respectivos cálculos. Tu programa de nómina te ayudará a mejorar este registro para que sea exacto.

Ten presente que debes pagar al trabajador las horas extra, los recargos por trabajo nocturno, el recargo por dominicales y festivo laborado en el caso que aplique. 

Liquidación de Vacaciones 

Aunque parezca obvio, las vacaciones suelen pasarse por alto, por eso es importante que tengas en tu software de nómina el seguimiento de las fechas en que tus colaboradores deben tomar sus vacaciones. Necesitas un software de nómina si olvidas quién y cuándo tiene derecho a sus vacaciones.

Ahora bien, las vacaciones son un derecho que se genera en el momento que el trabajador ha cumplido un año de labor, pero la Ley establece que se deben pagar de manera proporcional al tiempo que el empleado ha trabajado, es decir que, en el momento en que el trabajador no cumpla con los términos que son un año de labor.

La fórmula para la liquidación de las vacaciones es la siguiente.

• Toma el monto del salario del empleado, multiplícalo por los días que haya trabajado en el año y divídelo en 720. 

Lo que debes tener en cuenta al momento de liquidar las vacaciones 

Ten presente las siguientes precisiones al momento de liquidar las vacaciones de un contrato laboral.

• La liquidación se debe realizar teniendo en cuenta el salario básico del empleado, es decir, que no debes tener en cuenta el pago de las horas extra, recargos y auxilio de transporte.

• Ten presente que si le has pagado al trabajador algún concepto en especie o dinero de forma habitual, en el caso de ser constitutivo al salario se debe incluir dentro de la liquidación de las vacaciones, según indica el Artículo 127 del código sustantivo del Trabajo Colombiano.

• La división se debe realizar sobre 720, debido a que este número representa los 15 días de vacaciones con respecto a un año.

Además de la liquidación de las vacaciones, puedes conocer otras ventajas del software de nómina, aquí.

Liquidación de la prima de servicios 

Esta es una prestación social que se debe pagar dos veces durante un año. Para liquidarla se debe tener como base los días que ha laborado el trabajador durante el primer o segundo semestre del año.

Ten presente que el auxilio de transporte se debe incluir dentro de la liquidación de las prestaciones sociales, cesantías y prima, en el caso que el trabajador devengue un salario igual o inferior a dos salarios mínimos legales vigentes es decir $1.755.604 COP para 2020.

La fórmula para liquidar las vacaciones es la siguiente.

• El salario se multiplica por los días laborados y se divide por 360. 

Liquidación de las cesantías 

Las cesantías hacen parte de las prestaciones sociales y su principal objetivo es auxiliar al trabajador en un momento de desempleo. Según lo estipula la Ley, estas deben ser consignadas, al fondo de cesantías que se encuentre vinculado el trabajador, a más tardar el 14 de febrero de cada año. Para el caso de la terminación del contrato, deben ser pagadas de forma directa al trabajador, en proporción al tiempo que ha trabajado. 

Lo que debes tener en cuenta al liquidar las cesantías  

Las cesantías se deben liquidar desde enero, esto se debe a que el corte para la liquidación de esta prestación es desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. Es decir que en febrero de 2021 se deben pagar las cesantías que se causaron entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020.

La fórmula para liquidar las cesantías de tus trabajadores es la siguiente.

• Debes tomar el monto del salario, multiplicarlo por los días que ha laborado el trabajador y dividirlo en 360.

Aquí también te contamos todo lo que debes tener en cuenta al pagar tu nómina.

Liquidación de los intereses de las cesantías 

​Los intereses de las cesantías son un concepto que se debe pagar de forma directa al trabajador, este debe ser pagado a más tardar el 31 de enero de cada año o de manera proporcional, teniendo en cuenta la fecha de retiro del empleado.

El monto de los intereses de las cesantías corresponde al 12% anual sobre el valor que le pertenece al trabajador por el concepto de cesantías. Es decir que la fórmula para la liquidación de este concepto es la siguiente.

• Debes tomar el valor de las cesantías, lo multiplicas por los días laborados luego lo multiplicas por el 12% y lo divides en 360.

Totaliza tu liquidación 

Para totalizar la liquidación de tus empleados ten presente que debes sumar el valor de cada uno de los siguientes conceptos.

• Salario
• Vacaciones
• Prima de servicios
• Cesantías
• Intereses de cesantías

Esto es todo lo que debes saber para liquidar los contratos laborales de tus trabajadores, ten presente que mediante un software de nómina esta tarea te resultará mucho más fácil. Aquí puedes consultar cuál es el más apropiado para tu empresa. Te invitamos a que conozcas las ventajas de Loggro para tu Microempresa. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.