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En el mundo empresarial, la gestión eficiente de la nómina es fundamental para el éxito a largo plazo. Aunque hacer un formato de nómina en Excel puede parecer una solución rápida y sencilla, es importante considerar si esta opción será viable a medida que tu empresa crezca. La digitalización de las operaciones empresariales requiere una planificación cuidadosa desde el principio, y contar con un software de nómina puede ser la mejor decisión para garantizar la eficiencia y la precisión en el manejo de la información de tus empleados. En este artículo, exploraremos algunos consejos sobre cómo crear un formato de nómina en Excel y discutiremos las diferencias entre esta opción y el uso de un software especializado en nómina. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo optimizar la gestión de la nómina en tu empresa!
Hacer un formato de nómina en Excel podría funcionarte siempre y cuando no planees crecer en el próximo año; si bien es una solución útil a corto plazo, también podría ser un limitante cuando quieras digitalizar tu empresa.
Es importante que desde el primer momento tengas toda la información de tu empresa registrada para que la digitalización de tus operaciones sea una aliada en tu toma de decisiones. Para este propósito un software de nómina siempre será la mejor opción.
Sin embargo, si tu interés es tener una plantilla de Excel que te permita liquidar tu nómina mes a mes, te contamos cómo puedes hacerla, solo debes tener en cuenta que existen diferentes tipos de plantilla que puedes utilizar, dependiendo de tu propósito y de las novedades que tengas cada mes.
Formato de nómina en Excel vs software de nómina
Una de las ventajas de los formatos de nómina en Excel es que son adecuadas para realizar los cálculos que necesitas en una nómina, gracias a que permiten incluir en sus hojas de cálculo todos los datos necesarios para establecer el sueldo neto y el sueldo bruto de los trabajadores en cada mes. Si estás interesado en realizar tu nómina en Excel, en este artículo te contamos todo lo que debes tener en cuenta para realizarla.
Qué debe incluir tu formato de nómina en Excel
El pago de la nómina en Colombia, más que en cualquier parte del mundo, es un aspecto muy importante y además de sensible requiere de todos tus esfuerzos, ya que las demandas laborales son de las más riesgos en términos financieros para las empresas; por esta razón muchas buscan alguna solución para realizar, tanto el pago, como su cálculo.
En muchos casos, todas las obligaciones de las empresas se cumplen utilizando un software de nómina o bien mediante los formatos o plantillas de nómina en Excel, siempre y cuando tengan en cuenta los lineamientos de los Artículos 186, 249, 307, y los demás en donde se encuentran los derechos de los trabajadores, que se encuentran relacionados en el Código Sustantivo de Trabajo.
Teniendo en cuenta lo anterior, debes tener presente que cualquier formato de nómina debe incluir en sus secciones como objetivo principal, cuál es el pago que recibe un empleado a cambio de su tiempo de trabajo y se debe aclarar todo el tema teniendo en cuenta las disposiciones legales para el pago de la nómina. A continuación te contamos qué debe tener tu formato de nómina en Excel y cómo debes entregar el soporte a tus empleados.
Partes fundamentales de un formato de nómina en Excel
Las partes fundamentales de un formato de nómina son el lineamiento esencial para que no sufras sanciones en caso de que la realices en Excel.
Cuando utilizas un software administrativo no tienes necesidad de preocuparte por parametrizar este tipo de aspectos, de lo contrario, es importante que te asegures de que tu plantilla de Excel para liquidar nómina los tiene:
- las apropiaciones;
- el salario devengado;
- las deducciones en el salario.
Las secciones que nombramos se conforman por los conceptos que le debes pagar a tus colaboradores. Debes tener presente que según el tipo de contrato de trabajo y los ingresos de tus colaboradores debe incluirse o no otros conceptos, como los créditos de libranza o el fondo de solidaridad pensional.
¿Qué es el salario devengado?
El salario devengado en Colombia o en cualquier otro lugar hace referencia al valor total de los ingresos de tu colaborador, dependiendo del modo o las fechas de pago que se han acordado; puede ser mensual o quincenal.
Para poder conocer el valor total de los ingresos es importante incluir los siguientes conceptos en tu formato de nómina.
Aquí te contamos por qué es importante tener un software de nómina.
- Salario básico
- Las horas extra
- Los recargos nocturnos
- El recargo por dominicales y festivos laborados
- Las comisiones
- El auxilio de transportes legal vigente
Al calcular el valor de estos aspectos podrás saber el total del salario que devenga tu colaborador y a este debes realizarle las deducciones correspondientes. Ten presente que las horas extra, las comisiones y los recargos varían de un colaborador a otro.
Qué son las deducciones en el salario
Las deducciones dan cuenta de los descuentos que debes realizarle al total del salario devengado de tus colaboradores. Debes tener presente que por Ley, tu trabajador debe aportar el 4 % de los conceptos que vamos a relacionar, el porcentaje restante lo asumes tú o tu empresa, dependiendo del tipo de contrato:
- pensión
- salud
Existen otras deducciones que dependen del salario que devenga tu colaborador, estos también deben estar debidamente relacionados en el formato de nómina de Excel que utilices. Estas otras deducciones son:
- fondo de solidaridad pensional
- créditos de libranza
- retención en la fuente
- otras deducciones
¿Qué son las apropiaciones?
Las apropiaciones en la nómina hacen referencia al pago que tú o tu empresa debe realizar por los conceptos siguientes, ten presente que estos aportes debes pagarlos obligatoriamente, ya que son un lineamiento legal.
- Aporte de parafiscales: entre estos está el SENA, ICBF, Caja de compensación familiar.
- Seguridad social: ARL esta debes pagarla en su totalidad, salud debes asumir el 8.5 % y pensión te corresponde el 12 %.
- Revisa aquí qué beneficios en materia de Parafiscales tienes, si decides unirte al Régimen Simple de tributación.
El valor total de cada uno de estos conceptos será diferente dependiendo del tipo de contrato, el periodo por liquidar y el sueldo total devengado por el colaborador. Por lo general, las apropiaciones no se encuentran reflejadas en el desprendible de pago, pero ten presente que es información base para tu empresa y que debes controlarla para llevar una buena contabilidad de lo que les pagas a tus empleados.
¿Cómo presentar la nómina a tus colaboradores?
Una vez tengas tu formato de Excel con las debidas indicaciones que te mencionamos anteriormente, debes tener presente que la entrega de los desprendibles de pago es un tema delicado y al que debes prestarle atención para evitar inconvenientes. Muchas empresas realizan el envío de los soportes por correo electrónico, algo que no siempre es tan recomendable por la creación de documentos por cada empleado y su debida actualización de datos; es preferible que este proceso se automatice o por lo menos que tenga un registro integrado a tu sistema de gestión.
Aspectos que debes tener en cuenta al usar un formato de nómina en excel
Como puedes ver la realización, revisión y el envío de la nómina de tus trabajadores es un asunto que no lo puedes dejar en manos de una herramienta que no te brinde ventajas ni garantía de seguridad.
Con una nómina en Excel es posible que pierdas tu información o que por algún otro motivo cometas errores en el pago sin darte cuenta; por esta razón, un software de nómina es la solución que necesita tu negocio. Son muchas las ventajas de utilizar un software de nómina, pero lo más importante es que no vas a exponer la información de tu empresa y gracias a la automatización de la información los errores disminuirán.
Con el software de nómina de Loggro puedes tener una herramienta robusta y fácil de utilizar, es decir que cualquiera de tus colaboradores puede acceder, sin la necesidad de tener un conocimiento extenso en contabilidad o en liquidación del recurso humano, gracias a que es de uso intuitivo. Para que esta tarea sea cada vez más fácil, te recomendamos que revises cuánto cuesta y qué debería tener.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
