Es posible facturar electrónicamente sin software

Gracias al poco tiempo y la falta de información disponible relacionada con el proceso de facturación electrónica o sencillamente por la complejidad del proceso, muchos de los obligados a facturar electrónicamente han preferido no correr riesgos y han tomado la decisión de contratar un software o proveedor tecnológico sin importar el precio que pueda tener.

¿Puedo facturar electrónicamente sin usar un software?

No gracias a que todos estos procesos necesitan de un software para contar con los requisitos de la Normatividad relacionada con la facturación electrónica. Lo que sí es posible hacer es tener en cuenta el Decreto 2242 de 2015, Artículo10 parágrafo 1, en este Decreto, la DIAN les ha permitido a los obligados que desarrollen sus propias soluciones, las subcontraten o que las compren ya desarrolladas.

Decreto 2242 de 2015

Además, la DIAN decreta que todos los obligados a facturar electrónicamente y los proveedores tecnológicos que se encuentran definidos en el mismo Decreto pueden obtener soluciones tecnológicas o desarrollarlas, estas soluciones para todos los casos deben cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas que ha establecido la DIAN para facturar electrónicamente en Colombia y en la forma que esta misma entidad lo indica.

Así puedes facturar electrónicamente sin contratar un software

Pero a pesar de lo que indica el Decreto 2242 de 2015 para muchos son extensas y complejas las especificaciones que indica la DIAN en cuanto la implementación de la facturación electrónica y temen a desarrollar una solución que se encargue de entregar las facturas electrónicas a la DIAN, teniendo en cuenta los lineamientos que esta entidad pide, pero si por otro lado te interesa desarrollar tu propia solución estos son los pasos que te aconsejamos seguir para que puedas cumplir tu objetivo.

Consigue tu certificado de firma digital

Todas las facturas digitales deben contar con la respectiva firma digital de la empresa que la emite, o por el proveedor tecnológico autorizado en el caso de que contrates alguno; este procedimiento se realiza por medio del certificado de firma digital que es posible adquirirlo con cualquiera de todos los proveedores autorizados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Ten presente que este certificado es diferente al que se utiliza en la firma de las declaraciones establecido en el actual sistema Muisca de la DIAN.

Costo del certificado digital

Las empresas deben comenzar a facturar electrónicamente y para esto deben adquirir un certificado de firma digital. Su precio está entre los $700.000 COP y $3 000 000 COP,

Puedes adquirir este certificado digital fácilmente y también optar por la solución que te brindan los proveedores autorizados por la DIAN que es totalmente válida y está validada dentro del Decreto 2242.

Si adquieres un software de gestión no debes pagar este valor, pero si contratas un proveedor de facturación electrónica que es encarga solamente de emitir facturas, es probable que sí debas pagarlo por separado.

Los software contables, administrativos y de gestión traen incluida esta firma por el mismo precio, a diferencia delos software que solo emiten facturación electrónica, que a aunque están autorizados por la DIAN, cobran dinero adicional por la firma y sus precios son mucho más altos.

Habilita tu software de facturación electrónica

Para el caso de la habilitación del software de facturación electrónica que vas a utilizar en tu empresa cuentas con dos alternativas la primera es que tu software cuente con la funcionalidad de generación y el envío de las facturas electrónicas, el segundo es que tengas que construirla si no la tiene.

Sistema de facturación electrónica preparado para la habilitación

Algunas empresas cuentan con la suerte de tener un sistema de facturación que tiene incluida la capacidad de facturar electrónicamente. En la actualidad son pocas, pero se estima que con la demanda y la masividad de esta tarea en Colombia cada vez sean más las casas productoras que lo vendan. Si te encuentras en este caso, solo debes configurar tu software para que utilice tu certificado de firma digital, al igual que todas las demás configuraciones que sean necesarias para realizar la tarea de manera óptima.

Construye o adquiere una solución de facturación electrónica

​Si el software con el que cuentas en tu empresa no está actualizado para realizar facturas electrónicas o si la empresa cuenta con un desarrollo a la medida, vas a necesitar construir una integración o conseguir una solución que esté desarrollada, es decir que tome las facturas en su actual sistema y se encargue de enviarlas a la DIAN.

A pesar de que este no sea un camino imposible de abordar, sí es el que necesita de un mayor esfuerzo, y el que le ha estigmatizado la facturación electrónica como un proceso muy difícil de ejecutar.

Para realizarlo es necesario que amplíes tus conocimientos en documentos XML, criptografía, el estándar de comercio electrónico UBL, firmas digitales y en intercambio de datos utilizando servicios web. Es muy importante conocer al detalle estos aspectos antes de que abordes los requerimientos técnicos para la facturación electrónica que establece la DIAN.

A esto se suma, que debes desarrollar una funcionalidad que te permita generar la representación gráfica de la factura en PDF, que cuente con su código CUFE y QR. En muchas ocasiones puede ser muy fácil, pero en otras dependiendo de lo que tengas deberás desarrollarla completamente desde cero.

Otra de las opciones que tienes para facturar electrónicamente es que consigas una empresa que te venda la solución de firma junto con la entrega de facturas electrónicas. En este caso lo que debes hacer es desarrollar la parte de integración con tu actual sistema de facturación.

​Valida tu software de facturación

Una vez hayas construido, instalado e integrado los procesos de facturación electrónica para tu empresa, debes hacer que la DIAN lo acepte para facturar electrónicamente; para esto debe cumplir una serie de pruebas técnicas que garanticen que tu software entregue los documentos en el formato indicado, de la manera establecida y que cuenten con su respectiva firma. El proceso de validación se realiza en el sistema Muisca de la DIAN, y es importante que tengas mucha paciencia y constancia para corregir los posibles errores que la DIAN te notifique hasta que puedas enviar exitosamente por lo menos un ejemplar de los tres tipos de documentos electrónicos que son la factura, la nota crédito y nota débito.

Tiempo estimado para la habilitación

 El tiempo estimado de habilitación para tu solución de facturación electrónica depende de qué tan desarrollado se encuentre y el tamaño junto con la complejidad de tu empresa, esto quiere decir que puedes tardar en habilitarte, entre una semana, si tu software ya está listo, a seis meses, si debes desarrollar la integración y la representación gráfica

Así que ten en cuenta estos aspectos para que puedas cumplir con los nuevos plazos de implementación publicados por la DIAN.

Ten presente que, sí es posible facturar electrónicamente sin un software de pago, solo debes contar con los conocimientos necesarios para realizar la implementación y los desarrollar los sistemas que cumplas con todo lo establecido por la DIAN.

Ten presente que cada empresa es diferente y tiene necesidades diferentes, por lo tanto, otro aspecto importante son las fechas de implementación para que no te atrases y estés libre de tener sanciones por parte de la DIAN.