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Desde mayo de 2020, cerca de 2.500 empresas utilizan diariamente su sistema de facturación y este número crece cada vez más, ya que a la fecha falta que empiecen a facturar electrónicamente el 50% de los obligados.
Esto quiere decir que la cantidad de facturas electrónicas que se emiten al día es considerable y con ellas vienen algunos errores que podrías evitar si cuentas con un proveedor que facilite este proceso y te guíe en la forma correcta de emitir facturas electrónicas.
Papel de la facturación electrónica para evitar errores en las facturas
La facturación electrónica simplificó la emisión de estos documentos tributarios y este proceso redujo las fallas que se asocian al ingreso de los datos. Debes tener presente que a pesar de que el proceso es más sencillo, aún es posible que se cometan errores, por esto en este artículo te contamos cuáles son los errores más frecuentes que se cometen al emitir facturas electrónicas de venta.
¿Cuáles son los errores más frecuentes al emitir facturas electrónicas?
Los errores más frecuentes en el proceso de emisión de las facturas electrónicas en realidad son pocos, pero si debes tenerlos presentes para evitar reprocesos por el rechazo de estas mismas, estos errores los relacionamos a continuación.
Errores al diligenciar los datos de las facturas
Cuando diligencias una factura electrónica, debes llenar los siguientes campos.
- fecha en que se emite la factura;
- la glosa o los detalles por cada ítem;
- los descuentos y recargos;
- la información de referencia, y
- los métodos de pago.
A pesar de que con un software de facturación electrónica es más fácil diligenciar aspectos como la fecha en que se emite la factura, la información del emisor y el receptor, siempre y cuando haya sido previamente creado, y otros aspectos más, siempre es posible cometer errores al ingresar estos datos.
Errores más frecuentes al diligenciar los datos de las facturas electrónicas
Entre los errores más frecuentes al diligenciar los datos de las facturas electrónicas podemos encontrar la omisión de algún dato, la generación de una factura para un cliente equivocado, la selección de un método de pago diferente al que se acordó o que un error en el Instrumento de Firma Electrónica.
Errores al diligenciar la glosa de las facturas electrónicas
La glosa de las facturas electrónicas tiene que ver con la sección en la que se especifican los detalles del documento, se describen las características, la cantidad del producto que se vende o del servicio que se contrata y, todo esto debe incluirse en el Formato de factura electrónica requerido por la DIAN.
La glosa de la factura electrónica debe tener los siguientes datos:
- el nombre de los productos o servicios de la transacción;
- la descripción, es decir los detalles sobre los productos y servicios que se incluyen en la factura;
- el código de los productos y/o servicios que se incluyen en la factura;
- la cantidad y unidad de medida de los productos o servicios de la transacción;
- tanto el precio unitario como el precio total de la factura, y
- los descuentos comerciales y condicionados que apliquen.
Debes tener presente que cualquier tipo de incongruencia con esta información puede hacer que se genere el rechazo por parte del cliente o de la DIAN durante el proceso de validación previa. Te invitamos a que conozcas cuáles son los criterios por los que la DIAN rechaza una factura aquí.
Errores al calcular o liquidar el IVA
A pesar de que el cálculo del IVA parece ser una operación muy sencilla, es muy frecuente que los contribuyentes cometan errores al determinarlo para emitir una factura, en especial cuando en la transacción confluyen productos o servicios que se encuentran exentos de este impuesto.
Error en la firma digital o “error al firmar el archivo”
Este aviso se produce, generalmente, porque utilizas tu proveedor de facturación en un navegador que no es de confianza para la DIAN; usualmente en Internet Explorer. Asegúrate de utilizar un navegador y un dispositivo de forma recurrente para evitar este tipo de inconvenientes.
También te recomendamos eliminar los datos de navegación, como de cookies, caché del navegador y de Java.
¿Es posible anular las facturas electrónicas?
La respuesta es sí, para anular una factura electrónica lo único que debes hacer es contar con los comprobantes o documentos electrónicos que sean necesarios para respaldar dicha anulación. En Loggro sumamos todos los documentos electrónicos al paquete de facturación que contrates para que tengas a tu disposición las notas débito y crédito que requieres para evitar errores en tu proceso de facturación. Una vez tengas tus documentos electrónicos y anules la factura, el software de Loggro se encarga del proceso correcto de facturación. Aquí puedes saber con detalle cómo se anula una factura electrónica.
Legislación para la anulación de facturas electrónicas
Para anular facturas electrónicas es importante que conozcas los lineamientos del Artículo 1.6.1.4.15 del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria (DUT). Dicho artículo explica que si existen devoluciones, inconsistencias o cualquier hecho que sugiera inconformidad en las facturas es necesario emitir una nota crédito o anular la factura en caso de que existan inconsistencias. Debes tener presente que este proceso se debe realizar antes de que el adquiriente acepte la factura.
¿Cómo evitar los errores frecuentes en las facturas electrónicas?
Los errores tienen que ver con la falta de cuidado al momento de ingresar datos relevantes en las facturas o por utilizar tu software en navegadores poco confiables para la DIAN. Por esta razón, te recomendamos que seas muy cuidadoso al momento de diligenciar cada uno de los campos y antes de emitir la factura verifica que toda la información del documento coincida de forma plena con la transacción que se va a realizar.
Evita errores contratando los servicios de un proveedor reconocido
Otro de los consejos que podemos darte es contratar los servicios de un software de facturación electrónica con un proveedor reconocido y que te dé soporte técnico a cualquier hora. De esta forma, vas a poder solucionar las dudas que tengas y optimizar al máximo este proceso para evitar errores.
Si aún no has comenzado a facturar electrónicamente, te recomendamos que utilices Loggro como tu software que te ayuda a realizar tu proceso de facturación de manera correcta. Nos actualizamos rápidamente para que estés al día con tus obligaciones legales y para que tengas confianza a la hora de generar tus facturas electrónicas; además tenemos el soporte que requieres en caso de que cometas errores que necesitan ser corregidos.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
