¿Cómo Llevar la Contabilidad de un Negocio Pequeño?

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Si en este 2020 haces parte de las microempresas colombianas y estás pensando iniciar con la gestión contable para tu empresa en 2021

En este artículo te contamos los aspectos principales de la contabilidad para las Mipyme (Micro, pequeñas y Medianas Empresas) y los requisitos que deben cumplir para acogerse a la contabilidad simplificada establecida por el Gobierno Nacional. También, podrás conocer la manera de optimizar tu contabilidad por medio de un Software Contable.

Aquí puedes consultar cómo y cuándo obtener un software contable en la Nube

Contabilidad según el Código de Comercio para las microempresas 

A pesar de que el Código de Comercio Colombiano impuso la obligación de llevar contabilidad, lo cierto es que esta obligación trasciende de lo legal para hacer entrega de diferentes beneficios a las pequeñas empresas que se encuentran escalando en el mercado de Colombia. 

¿Quiénes se encuentran obligados a llevar contabilidad? 

Según los lineamientos establecidos por el Código de Comercio Colombiano, se encuentran obligados a llevar contabilidad todas las personas, tanto jurídicas, como naturales que sean consideradas como comerciantes. Sin embargo, más allá del cumplimiento de esta obligación legal, la contabilidad es para las pequeñas empresas una herramienta de gestión y control vital que es de mucha utilidad al momento de tomar decisiones importantes y para proyectar el crecimiento de la empresa dentro del mercado al que pertenece. 

Beneficios de la contabilidad en las microempresas 

Los empresarios que hagan parte de las microempresas colombianas y que duden en invertir en un programa contable integral para llevar la contabilidad en su empresa deben recordar que los beneficios que pueden tener son:

• Puedes tener tus libros contables al día para el momento en que te exijan la presentación de estos o cualquier otro documento privado según los términos que indique la Ley, en el caso de ser pertinente para efectos tributarios, judiciales, y en casos de inspección, vigilancia o para una intervención del Estado Nacional.

• Con una contabilidad bien gestionada en tu empresa te va a ser más fácil reportar de manera unificada los costos incurridos, las deducciones que deriven tus operaciones y los ingresos que obtuviste por estas mismas.

• Va a ser más fácil cumplir con tus obligaciones tributarias.

• Puedes contar con información confiable y oportuna para el momento en que debas tomar decisiones importantes para tu empresa.

• Otro aspecto de suma importancia es que puedes contar con los antecedentes para tu proyección financiera, el estudio de impacto y la exploración de nuevos nichos de mercado.

• Para los procesos tributarios es un medio eficaz e idóneo para la comprobación.

• Brinda seguridad para cada uno de los socios, sobre la configuración patrimonial de la empresa, y para una posible auditoria de ingresos, gastos y costos de las operaciones que se realicen en el curso normal de la compañía. 

¿La contabilidad realmente es difícil? el gran temor del emprendedor

En la mayoría de los casos, la decisión de no llevar contabilidad por parte de los microempresarios responde al temor de tener que invertir una cantidad considerable de tiempo en esta gestión; dinero, para dejar sus finanzas en manos de personal confiable o, también en el exagerado control documental y el tiempo que implica tener todo en orden para responder a la reglamentación legal sobre la contabilidad en las Mipyme. En conclusión, los microempresarios que cuentan con empresas que apenas están iniciando, sienten miedo de gastar en recursos que podrían ser invertidos en otros aspectos que aportan en el buen desarrollo del negocio.

Utiliza un software contable 

Una solución para tu empresa es utilizar un software contable; en este artículo te contamos detalladamente para qué sirve un software contable. En Colombia existen diferentes tipos en el mercado con precios muy cómodos, su manejo es muy intuitivo y cuentan con una gran asistencia para que tu negocio no se quede sin cumplir con los lineamientos contables que exige la Ley. 

Implementa el sistema POS para mejorar tu rendimiento contable 

El sistema de control de punto de venta es necesario para los negocios que venden productos y que entregan tiquete de compra por dichos servicios. Es una herramienta que te ayudará a manejar de forma actualizada tu inventario a la vez que registra todas tus ventas, además se sincroniza con el sistema de facturación electrónica.

Es importante que conozcas cuáles son los documentos equivalentes a la factura electrónica y por qué se consideran como tal, de este modo podrás entender que el sistema POS es uno de los documentos equivalentes a la factura electrónica.

Podrías estar obligado a facturar electrónicamente, aunque emitir POS no es sinónimo de tener que expedir factura electrónica. Te ayudamos a entender en qué casos expedir factura electrónica en este artículo.

Además te puede interesar saber cómo el software contable con POS es útil para optimizar el tiempo en tu punto de venta.

Lo que debes tener en cuenta para la contabilidad de tu microempresa  

A pesar de lo anterior, si eres microempresario debes tener en cuenta que en la actualidad la información financiera de las empresas se prepara teniendo en cuenta los nuevos estándares, que para el caso de las microempresas es la contabilidad simplificada establecida por el anexo 3 del DUR 2420 de 2015 y que se caracteriza por ser bastante sencilla de llevar y es una normativa de carácter nacional.

Otros aspectos legales para la Contabilidad en Microempresas 

Con el Artículo 2 de la Ley 1314 de 2009, el Gobierno Nacional otorgó la facultad de autorizar a algunas entidades para que lleven la contabilidad simplificada, emitan estados financieros de forma abreviada y que sean objeto de aseguramiento de su información con un nivel moderado, esto se debe a que, por su volumen de operaciones, número de empleados y el valor de sus activos e ingresos, entre otros criterios, no necesitan de una información compleja para su toma de decisiones. 

Decreto 2706 de 2012 para la contabilidad en las microempresas  

Otro de los aspectos legales que se debe tener en cuenta para este tema es el Decreto 2706 de 2012, que fue modificado por el Decreto 3019 de 2013 y compilado actualmente en el anexo 3 del DUR 2420 de 2015, el cual se estructuró teniendo en cuenta el estándar para Pymes y el estudio que realizó el Grupo de Trabajo Intergubernamental de Expertos en Normas Internacionales de Contabilidad y Presentación de Informes (ISAR), haciendo omisión y simplificando gran parte de los requerimientos de ambos marcos. 

Grupos de clasificación para aplicar a la contabilidad simplificada  

Según lo anterior, las entidades que pueden aplicar a la contabilidad simplificada están clasificadas en el grupo 3 de convergencia a Estándares Internacionales. Este grupo lo conforman las personas naturales y jurídicas que cumplen con los criterios enunciados en el anexo 3 del DUR 2420 de 2015 y que mencionaremos más adelante. 

Requisitos para implementar la contabilidad simplificada en 2021 y adelante  

Los siguientes son los requisitos para que, tanto las empresas como las personas naturales puedan implementar la contabilidad simplificada. 

Implementación de la contabilidad simplificada en empresas 

Si tu empresa cumple con los requisitos que mencionamos a continuación, puede aplicar para llevar la contabilidad simplificada.

• Contar con una planta de personal con 10 trabajadores o que sea menor a esta cifra.

• Los activos totales deben tener un valor inferior a los 500 SMMLV (salarios mínimos mensuales legales vigentes).

• Los ingresos anuales no pueden superar los 6.000 SMMLV. 

Implementación de la contabilidad simplificada en personas naturales 

Las personas naturales también pueden implementar la contabilidad simplificada, revisa aquí qué personas naturales están obligadas a facturar electrónicamente.

Ten presente que si tu empresa cumple con todos los requisitos que se encuentran en el Artículo 499 del ET (Estatuto Tributario), relacionados y que en la actualidad se encuentran en el parágrafo 3 del Artículo 437 del ET, que son los siguientes.

• En el año inmediatamente anterior, deben haber obtenido por el desarrollo de su actividad económica ingresos brutos totales inferiores a 3.500 UVT.

• Contar con máximo un establecimiento de comercio, sede, oficina, negocio o local donde realicen su actividad, a esto se suma que en este lugar no pueden desarrollar actividades bajo concesión, franquicia, autorización, regalía o cualquier otro sistema enfocado a la explotación de intangibles.

• No debes ser un usuario aduanero.

• No debes haber celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año que se encuentra en curso, contratos por la venta de bienes o por la prestación de servicios gravados por un valor individual y superior a 3.500 UVT.

• El monto de las consignaciones, depósitos bancarios o de las inversiones financieras realizadas durante el año inmediatamente anterior o el que se encuentra en curso, provenientes de las actividades que se encuentran gravadas con IVA, no deben superar las 3.500 UVT.

Estos son los aspectos principales y los requisitos que debes conocer si quieres hacer parte de los empresarios que realizan su contabilidad de forma simplificada, ten presente que en Loggro contamos con uno de los mejores software contables que crecerá con tu empresa y se ajusta al costo y las necesidades con las que cuentas, también contamos con un grupo de especialistas que resolverán todas tus dudas en el momento que más lo necesites. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.