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En general, la factura tradicional no sólo sirve para soportar costos, deducciones e impuestos contables, sino que una de sus principales funciones era servir como título valor, papel que también debe cumplir la factura electrónica.
¿Cuáles requisitos debe tener la factura de venta para que pueda ser un título valor?
¿Qué es un título valor?
Primero que todo analicemos las definiciones, los títulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación; y de tradición o representativos de mercancías, por ejemplo, una letra de cambio, un pagaré, o un cheque. La factura es un título valor en la medida en que permite al vendedor cobrar el valor de la factura al comprador cuando se vende a crédito. También permite al vendedor endosar la factura como cuando se hace factoring.
Antes de que existiera la factura electrónica siempre se expedía la factura por medios físicos. Los mismos debían cumplir las condiciones legales y los requisitos para que esta fuera considerada como título valor establecidas en los artículos 772 y siguientes del Código de Comercio.
Requisitos para que la factura sea un título valor
- Mencionar del derecho que incorpora.
- Debe incluir firma de quien crea la factura.
- Fecha de vencimiento, así como la fecha de recibo de la factura. si esta se omite se presume que se debe pagar dentro de los 30 siguientes a la emisión.
- El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso.
- Debe estar denominada como factura de venta.
- Apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Debe tener numeración consecutiva.
- Fecha de expedición.
- Descripción detallada de los artículos vendidos o del servicio prestado.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
- Firma de las dos partes
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¿La factura electrónica es un título valor?
La factura electrónica es el documento que tiene como función soportar transacciones de venta de bienes o servicios. Operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones establecidas en las normas vigentes.
Si bien la factura ha sido considerada un tipo de título valor desde antaño, la factura electrónica obtuvo esta clasificación mercantil desde el Decreto 1074 de 2015. No obstante, es el Decreto 1154 de 2020 el pionero en establecer las reglas de circulación y pago de estos títulos valores, otorgándole una especial función a la DIAN como validador de estas facturas.
El numeral 9 del artículo 1 del Decreto 1154 del 2020 define la factura electrónica como un título valor en mensaje de datos expedido por el emisor o facturador electrónico, que evidencia una transacción de compraventa de un bien o la prestación de un servicio, entregada y aceptada tácita o expresamente por el adquirente o deudor y que cumple los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario.
Es importante destacar que la factura electrónica que genere cualquier aplicativo o solución tecnológica no es válida como título valor hasta tanto no se registre en la plataforma que defina el ministerio del comercio, que en este caso es la llamada RADIAN.
Requisitos de la factura electrónica como título valor
En primer lugar, la factura electrónica debe contener todos requisitos que impone la norma tributaria, y adicional a ello se deben considerar otros requisitos para que sea válida como título valor.
- Registrarse en el Radian
- Los sistemas de negociación electrónica
- El tenedor legítimo de la factura de venta como título valor
- Los requisitos comunes a los usuarios que registran eventos en el RADIAN
- Las reglas particulares de los sistemas de negociación electrónica
- Incluir la mención del derecho que incorpora.
- Incluir la firma electrónica de quien la crea.
Los anteriores conceptos son de gran relevancia pues el decreto indica que aplicará a las facturas electrónicas como título valor que sean registradas en el RADIAN con vocación de circulación y a los sujetos relacionados a dicho título valor. Es por ello por lo que, todas las facturas electrónicas de venta como título valor y todos los eventos asociados a estas deberán registrarse incluyendo las garantías constituidas sobre el título valor. Para estos efectos, los usuarios y proveedores tecnológicos, sus representantes o intermediarios podrán hacer dichos registros.
Adicionalmente, la aceptación de la factura de venta como título valor puede ser de forma expresa o tácita. Se entiende que fue aceptada de forma expresa con la recepción de la factura de venta como título valor cuando, en los 3 días hábiles siguientes, el adquirente acepte de forma expresa su contenido por medios electrónicos. Por otra parte, será aceptación tácita si en los 3 días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o servicio el adquirente no reclama contra el contenido de la factura. Una vez la factura electrónica de venta como título valor es aceptada, no podrá hacerse inscripción de notas débito o crédito asociadas a la misma y desde entonces podrá circular.
Para efectos de la aceptación tácita, el emisor de la factura deberá dejar constancia bajo juramento de los hechos que configuran dicha aceptación. Por lo anterior, el mismo Decreto prevé que se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica que haga el comprador, indicando el nombre, identificación o la firma y la fecha de recibo.
En cuanto a la circulación de la factura electrónica de venta como título valor, el Decreto ordena que se haga mediante endosos electrónicos, obedeciendo la voluntad del emisor o del tenedor legítimo. El endoso electrónico podrá ser en propiedad (transfiere el dominio), en procuración o en garantía. El endoso consiste en un mensaje de datos que el tenedor del título valor hace a la factura mediante la transferencia electrónica al receptor del título valor.
En caso de que el plazo de la factura de venta como título valor haya vencido, se deberá registrar ante el RADIAN la factura de venta como un endoso con efectos de cesión ordinaria – es decir, el cedente no se responsabiliza por el pago de la factura. Como ves son varios los elementos alrededor de la factura como título valor, sin embargo no es muy diferente a los que se tenían con la factura tradicional.
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Equipo Editorial Loggro
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