Requisitos de las facturas para soportar costos y deducciones

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Los requisitos que debe cumplir una factura con el fin de soportar costos y deducciones en el Impuesto a la Renta, e impuestos descontables para el IVA es un aspecto que muchos contribuyentes no tienen claro y por este motivo están perdiendo muchos beneficios para sus empresas, en este artículo te contamos por qué las facturas deben cumplir ciertos requisitos y por qué los tiquetes que se emiten por POS ya no son válidos para este proceso.

¿Cuáles son los requisitos de la factura para el adquiriente?

Los requisitos para las facturas, que exige la Ley tributaria para el adquiriente no son los mismos que se exigen para quienes son catalogados como el facturador o el obligado a expedir factura de venta. Es decir, que quien se encuentra en la posición de vendedor u obligado a emitir factura de venta, está en la obligación de cumplir con todos los requisitos para las facturas que señala el Artículo 617 del ET (Estatuto Tributario), y en el caso que este no cumpla con los lineamientos señalados se encuentra expuesto a una sanción por no cumplir con los requisitos de la facturación en Colombia.

Principales requisitos para las facturas del adquiriente

En el caso de los adquirientes, y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, así como de los impuestos descontables para el IVA, la ley indica que deben hacer que sus facturas de venta con los requisitos que se encuentran en los literales b), c), d), e), f) y g) del Artículo 617 y 618 del ET.

En conclusión, los principales requisitos que deben cumplir los adquirientes en sus facturas de venta son:

• Incluir los apellidos y nombre o la razón social de la empresa junto con el NIT del vendedor o de quien se encargue de prestar el servicio contratado.
• También deben contar con los apellidos y nombre o razón social de la empresa y el NIT del adquiriente del bien o servicio, a esto se le debe sumar la discriminación del IVA que pagó en la transacción.
• Debe incluir el número correspondiente al sistema de numeración consecutiva para las facturas de venta autorizado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
• Es importante que incluya la fecha en que fue expedida la factura.
• Debe incluir una descripción específica o general de los artículos que fueron vendidos o de los servicios que le prestaron.
• También debe incluir el valor total que tuvo la operación.

Los anteriores son todos los requisitos que los adquirientes deben incluir y verificar que se incluyan en sus facturas de venta con las que pretende soportar la procedencia de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, así como de los impuestos descontables para el IVA.

¿Cuáles son los requisitos que no son necesarios para soportar costos y gastos?

Como pudimos ver, son varios los requisitos que debe incluir una factura electrónica de ventas según el Artículo 617 del ET y los que mencionaremos a continuación no son necesarios para soportar costos y deducciones.

• Que la factura se encuentre expresamente denominada como una factura de venta.
• No es necesario que la factura de venta incluya el nombre o la razón social junto con el NIT del impresor de la factura de venta.
• Tampoco es un requisito necesario, para soportar costos y gastos, indicar la calidad del retenedor del IVA.
• No es necesario que la factura incluya su respectiva resolución de facturación. 

Cabe destacar que la ausencia de alguno de los requisitos que nombramos no afecta el valor probatorio de una factura para el caso del adquiriente, también es importante resaltar que la resolución de facturación no es requerida, o si esta se encuentra vencida tampoco afecta al adquiriente.

Ten cuidado con la fecha en que se expide tu factura para el soporte de costos y gastos

Como lo pudimos ver, uno de los requisitos que debe incluir la factura de venta es que incluya la fecha de expedición. Tener la fecha permitirá realizar el soporte adecuado de la procedencia de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, así como de los impuestos descontables para el IVA.

Requisito de causalidad para las facturas de venta

Lo anterior se debe cumplir con el fin de comprobar que se está cumpliendo con el requisito de causalidad. Este exige que el costo o gasto que se encuentre asociado a un periodo debe estar asociado con el ingreso del mismo periodo, es decir que es imposible incluir costos de un periodo en otro totalmente distinto. Un ejemplo de esto es que en 2021 no es posible incluir un costo o gasto que se causó en 2020 porque no se cumple la independencia de los periodos gravables. Se debe tener en cuenta que existen casos en que se expiden facturas al finalizar el periodo gravable porque los proveedores las emiten al finalizar el año y el cliente la recibe y causa para el siguiente año; en este caso, el adquiriente debe regirse según el Artículo 771-2 del ET parágrafo 2.

¿Cómo causar facturas de un periodo anterior?

Según lo indica el Artículo 771-2 parágrafo 2, los costos y deducciones que sean realizados durante el año o periodo gravable van a ser aceptados fiscalmente, así la factura de venta o el documento equivalente cuente con la fecha del año o periodo siguiente, siempre y cuando se pueda acreditar la prestación del servicio o la venta del bien en el año o periodo gravable establecido.

Esto resuelve el problema, porque permite causar el costo o gasto cuando se consume, a pesar de que la factura sea recibida con una fecha del siguiente periodo.

Costos y gastos con documentos equivalentes a la factura de venta

Las facturas de venta son el documento que debe expedir cualquier persona natural o empresa que esté obligada a facturar, pero existen situaciones en las que se realizan transacciones con personas o empresas que no están obligados a facturar, en este caso se debe emitir un documento equivalente a la factura de venta.

Requisitos para soportar costos y gastos con documentos equivalentes a la factura de venta

Para soportar costos y gastos con documentos equivalentes es importante que se cumplan los siguientes requisitos que establece el Artículo 771-2 del ET.

• Incluir apellidos y nombre o razón social junto con el NIT del Vendedor o de quien preste el servicio de la transacción.
• Contar con el número que corresponda al sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN.
• Incluir la fecha de expedición.
• Debe incluir el valor total de la operación.

Ten presente que en la mayoría de los casos el documento equivalente debe ser elaborado por el contribuyente, con el soporte de pago que se realizó a la persona que no se encuentra obligada a facturar.

Esto es todo lo que debes saber sobre los requisitos si te interesa realizar el soporte de la procedencia de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, así como de los impuestos descontables para el IVA bien sea con una factura electrónica o un documento equivalente, sigue estas recomendaciones para que evites inconvenientes a la hora de realizar tus soportes.

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Equipo Editorial Loggro

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