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Para anular una factura electrónica solamente debes tener a la mano los documentos electrónicos necesarios que respaldan dicha anulación; el resto lo hace el software o proveedor tecnológico que contrates.
Directrices sobre la emisión de notas de crédito y la anulación de facturas electrónicas para evitar infracciones y problemas de control.
Es importante que en este proceso revises el Artículo 1.6.1.4.15 del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria (DUT). En este Artículo se explica que si hay devoluciones, inconsistencias o algún hecho que sugiera inconformidad de la factura será necesario emitir una nota crédito electrónica o anular la factura en caso de que haya inconsistencias. Este proceso debe realizarse antes de que el adquiriente acepte la factura.
Es importante que la numeración de facturación electrónica que sea revertida por anulación, no se utilice nuevamente, pues además de ser una infracción sujeta a ser sancionada, también podría generar problemas en el control, tanto de la DIAN, como de tu empresa.
¿Por qué anular una factura?
Las anulaciones de las facturas electrónicas de venta debe ser una práctica que cuente con su debida justificación, esto quiere decir que las facturas no se deben anular con el fin de corregir errores que no se relaciones con los motivos por los cuales es indispensable hacer la respectiva anulación.
En otras palabras, las facturas se deben anular en el momento que la mercancía o los servicios nos son recibidos por parte de tu cliente, cuando la factura se ha realizado con un valor diferente al del producto o en el momento que la factura cuenta con errores en otros conceptos que afectan la validez que tiene como titulo de valor, como por ejemplo una equivocación en la identificación de tu cliente.
¿Qué hacer si necesitas anular una factura electrónica?
Si le entregaste una factura electrónica a la DIAN y esta entidad realizó su respectivo proceso de validación y luego de que fue validada necesitas anularla por alguna razón, debes tener presente el Articulo 9 de la Resolución 000030 en el que se indica que el procedimiento para anular facturas electrónicas ya validadas se realiza mediante el uso de notas crédito, tal como ocurre con las facturas de talonario o por computador.
¿La nota crédito o anulación de facturas electrónicas es un proceso virtual?
Entre otras cosas, en la Resolución 000030 también se mencionan las notas débito, las notas crédito y otros documentos electrónicos que se relacionan con la facturación electrónica de venta.
Proceso de anulación
Estos documentos electrónicos cuentan con un proceso virtual para que se haga efectiva la respectiva anulación de la factura electrónica.
- Deben corresponder al sistema de numeración consecutivo propio del autorizado que está expidiendo el documento.
- Es importante que cuente con la fecha en que fue expedida, el prefijo, el número, la fecha y el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) de la factura electrónica de venta para la cual se está realizando el trámite respectivo.
- Debe contar con la razón social o nombre y el respectivo (NIT) Número de Identificación Tributaria del facturador electrónico, del proveedor tecnológico encargado si es necesario y del adquiriente.
- Contar con el (CUDE) Código Único de Documento Electrónico.
- La descripción especificada con su respectiva cantidad de los servicios o bienes, haciendo uso de los códigos que faciliten la identificación objeto de ajuste para estos, esto en el momento que se presente el caso y que sea necesario.
- Relacionar la descripción y el costo de los impuestos.
- Contar con el valor total y el valor unitario.
- Relacionar la información adicional que haga referencia a la factura electrónica de venta, dependiendo del caso y si es necesario.
Luego de la validación de tus documentos electrónicos debes hacer lo siguiente
Una vez que sean validadas las notas crédito, notas débito o cualquier otro documento electrónico que se derive de la facturación electrónica de venta, deben entregarse al adquiriente teniendo en cuenta el respectivo procedimiento y los medios de acuerdo con la forma de entrega que se haya pactado para la expedición de la factura electrónica de venta.
Debes tener presente que estos documentos deben cumplir con los lineamientos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para que puedan ser generados, es decir la validación, expedición y recepción, de acuerdo con el Anexo técnico de factura electrónica de venta.
Para tener en cuenta con la anulación de facturas electrónicas
En el caso en que la factura electrónica de venta haya sido generada y se presente el caso de hacer devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la nota crédito correspondiente, debes dejar claro cuál es la justificación del procedimiento que estás realizando. Para el caso de las anulaciones, los números de facturas con que contaban las facturas anuladas no deben ser utilizados de nuevo.
¿Tu proveedor debe ayudarte?
Actualmente los proveedores cuentan con muchos procedimientos con pasos muy sencillos, para el caso de las anulaciones de las facturas electrónicas es importante que tu proveedor te asesore cómo debes hacer el tramite de anulación virtual o nota crédito con el fin de no presentar problemas contables ni tributarios con las facturas ya validadas, ten presente que tu proveedor cumpla con todos los requisitos descritos anteriormente.
Invalidar una factura electrónica con Loggro
El proceso de anulación de factura electrónica es muy sencillo.
1. Lo primero que debes hacer es buscar la opción de anulación:
2. Especifica la fecha que quieres para la anulación de la factura
3. Nota crédito por anulación de factura electrónica
4. Validación de la nota crédito
Del mismo modo que se generan procesos de validación con la factura electrónica, con la nota crédito también es necesario esperar a que la DIAN valide su veracidad y la integridad de la información. Si quieres, revisa aquí nuestro artículo relacionado con los criterios de aceptación y rechazo que tiene en cuenta la DIAN a la hora de validar una factura electrónica.
Para esto, además es necesario que estés seguro de que tu software te garantice cierta cantidad de documentos electrónicos que cumplan con todos los requisitos necesarios. Cuando se anula una factura es necesario emitir la nota crédito y dicha nota crédito deberá tener el Código Único de Documento Electrónico de la misma forma que con la factura electrónica se emitirá de forma automática el Formato XML de la nota crédito, de la confirmación de la DIAN y la imagen gráfica de la factura.
Nuestra invitación es a que reduzcas el margen de error a la hora de emitir facturas electrónicas, mediante un software intuitivo, como Loggro que te permita administrar fácilmente todas las operaciones relacionadas con la facturación de tu empresa. Somos proveedor autorizado de la DIAN y hemos sido reconocidos gracias a que nuestras alianzas con Bancolombia y Credibanco nos ha permitido ofrecer precios muy accesibles para nuestros socios empresarios y emprendedores en Colombia.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
