Guía para el manejo administrativo de COVID-19 en las empresas

Colombia adoptó medidas referentes a Covid-19 luego de que se presentara el primer caso de COVID-19; sin embargo, la Organización Mundial de la Salud (OMS) A su vez también solicitó, tanto a los países afectados, como a los no afectados, tomar determinaciones prematuras con el fin de evitar la propagación.

El 9 de marzo de 2020 la OMS, solicitó a los países la adopción de medidas prematuras con el objetivo prevenir la propagación del virus y de detener la transmisión. Luego, el 11 de marzo de 2020 el COVID-19 fue declarado pandemia, debido a la velocidad de su propagación y la escala de trasmisión.

El pasado 17 de marzo del 2020, el Ministerio del Trabajo, expidió la Circular No. 021 del 2020, en la que solicitó tomar “Medidas de protección al empleo con ocasión de la fase de contención de Covid – 19 y de la declaratoria de emergencia sanitaria”.

¿Teletrabajo es igual al Trabajo en casa?

El Ministerio solicitó a los empleadores de todos los sectores de la economía que autoricen el trabajo en casa, siempre y cuando exista mutuo acuerdo entre el empleador y sus empleados; sin embargo es importante aclarar que esta modalidad de Trabajo en Casa no es sinónimo del Teletrabajo regulado por la Ley 1221 de 2008, ya que la emergencia exime a los empleadores de ciertas exigencias citadas en esta Ley.

Soluciones para que los empleadores administren su fuerza de trabajo

De acuerdo con La Ley 1221, el Teletrabajo consiste en el desempeño de todas las labores que usualmente ejecuta el trabajador, utilizando las Tecnologías de Información y Comunicación; en esta modalidad de trabajo no se requiere la presencia físicas del trabajador en la empresa.

Esta normatividad continúa vigente y es importante resaltar que los trabajadores que operan bajo esta modalidad no tendrán liquidación sobre jornada de trabajo, tales como horas extra y trabajo nocturno, con el fin de garantizar que estos empleados no sean sometidos a excesivas cargas de trabajo.

Jornada Laboral Flexible

La Jornada laboral máxima en Colombia es de ocho horas diarias, es decir, 48 horas semanales y deben ser distribuidas, mínimo cuatro al día y máximo diez; la variación de los turnos no debería generar sobrecargos de horas extras, si no se sobrepasa el máximo.

Pueden implementarse turnos de máximo seis horas diarias y 36 semanales en cualquier horario o día de semana sin que se generen cargos adicionales.

El empleador tiene la facultad legal de variar el horario y en esta situación, el Ministerio valida el trabajo en casa, como una opción menos grave que la desvinculación para salvaguardar la salud de los trabajadores, pues por la naturaleza de sus servicios pueden operar desde casa sin representar una disminución de ingresos ni tampoco de fuerza de trabajo para el empleador.

Vacaciones anuales, anticipadas y colectivas

Después de un año de labores, el trabajador puede disfrutar de un descanso de 15 días hábiles consecutivos y remuneradas.

Si el interés es darles a los trabajadores un periodo vacacional en medio de la contingencia de COVID-19, se debe validar, si las vacaciones serán anuales, anticipadas o colectivas.

Vacaciones anuales

De acuerdo con el Artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador debe avisar al trabajador su derecho a disfrutar las vacaciones un año después del último periodo de vacaciones que tuvo. Las vacaciones no pueden afectar el funcionamiento de la empresa ni el descanso del trabajador.

También es importante que el empleador avise al trabajador, por lo menos 15 días antes de la fecha de inicio de las vacaciones y además será necesario que el empleador lleve un registro en el que consigne la fecha de ingreso del trabajador a la empresa, la fecha en que toma sus vacaciones anuales, la fecha en que las termina y la remuneración que recibirá.

Excepción por COVI-19

De acuerdo con la Circular 021 de 2020, el Ministerio del Trabajo asegura que por la emergencia de COVID-19, los empleadores pueden solicitar las vacaciones de sus trabajadores obviando el numeral 2 del Artículo 187 del CST.

Vacaciones anticipadas

Este tipo de vacaciones aplica para los trabajadores que no tienen periodos de vacaciones acumulados. Aún cuando los empleados no han cumplido el tiempo para disfrutar sus vacaciones, pueden disfrutarlas de forma anticipada.

La recomendación del Ministerio es que el empleador evalúe estos casos particularmente, teniendo en cuenta aspectos como el cargo y el tiempo que la persona lleve vinculada con la organización; así, por ejemplo, será una buena opción para personal antiguo y para personal de manejo y confianza.

Vacaciones colectivas

Existen empresas que por su objeto social pueden enviar a sus colaboradores a vacaciones colectivas, de modo que además de respetar la remuneración pertinente, el trabajador está disfrutando de su derecho a las vacaciones.

Permisos remunerados – salario sin prestación del servicio

Otra forma de manejar esta contingencia es mediante los permisos remunerados. El empleador concede un permiso remunerado a lo trabajadores que hayan tenido alguna de estas causas:

• Permiso o licencias relacionadas con el sufragio.
• Para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación.
• Licencia por grave calamidad doméstica.
• Para desempeñar comisiones sindicales.
• Licencia por luto.
• Por aborto.
• Licencia de maternidad.
• Licencia de paternidad.
• Descanso de Lactancia.
• Trabajadores deportistas.
• Incapacidades por enfermedad de origen laboral o común.

Salario sin prestación del servicio

El empleador, si así lo quisiera, podría otorgar permiso remunerado a sus trabajadores, es decir, puede enviar a la casa a los trabajadores en licencia con el pago de su salario, sin que exista prestación del servicio.

Esta opción aplica a las empresas con gran capacidad económica; es importante que el pago se haga de acuerdo con el salario y debe tener relación con la prestación del servicio.

En estos casos se efectúan los pagos requeridos por Ley y se omite el pago del auxilio de transporte que se reconoce por el desplazamiento, así como los pagos que no son constitutivos de salario.

Lo más importante es que el empleador tenga conciencia de que se desconoce el tiempo que dura la contingencia y por lo tanto, debe tener mesura en el uso de sus recursos.

Permisos no remunerados

El trabajador está en el derecho de solicitar a su empleador permiso no remunerado para atender este tiempo de contingencia en su casa. Esta opción está en la Circular 021 del 2020. Es jurídicamente viable y resulta ser una buena opción para solventar la emergencia.

Suspensión de contrato y despido colectivo

El Artículo 51 del Código Sustantivo de Trabajo, en su numeral primero, estipula que el contrato de trabajo se suspende por fuerza mayor o caso fortuito que temporalmente impida su ejecución.

A pesar de que según este Artículo del Código Sustantivo del Trabajo, la emergencia por COVID-19 podría pensarse como un constituyente de fuerza mayor o caso fortuito para que los empleadores cierren sus empresas y suspendan los contratos con la autorización del Ministerio, el pasado 18 de marzo del 2020, el Ministerio del Trabajo señaló que solo podrán interrumpir el pago de salarios aquellos empleadores que reciban el aval de la Inspección del trabajo, después de que presenten la solicitud de suspensión temporal de los contratos de trabajo.

Esta regulación aplica para todos los centros de trabajo del país, que decidan cerrar voluntariamente o por una orden emitida por el Estado.

Finalmente es importante que tengas en cuenta que no se ha autorizado despido colectivo de trabajadores, por lo que los empleadores en Colombia no tienen y no podrán solicitar autorización para la suspensión de los contratos laborales con fundamento ni podrán despedir de forma colectiva a sus trabajadores, de acuerdo con la Ley 50 de 1990 en su Artículo 67.