GLOSARIO PARA ENTENDER LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

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Con este glosario pretendemos explicarte la terminología relacionada para que entiendas la facturación electrónica de una manera fácil y lejos de tecnicismos que te complican.

Sin embargo, entender cómo surgió la necesidad de implementar la factura electrónica y cuál ha sido todo el proceso de generación de facturas electrónicas en Colombia es complejo y por supuesto va más allá de un glosario; asimismo, entendemos que puede haber muchos términos que te compliquen durante la implementación y hemos decidido seleccionar 16 infaltables en tu proceso de preparación para saber qué es la factura electrónica.

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. A continuación les acercamos un glosario de términos cercanos para comprender qué es y para qué sirve la factura electrónica.

Adquiriente

El adquiriente puede ser una persona natural o jurídica que paga por el producto o por el servicio y que está obligada a solicitar la factura, y además a recibirla conforme o a rechazarla. Este es uno de los tres roles presentes en el proceso de facturación electrónica.

Certificado digital

El certificado digital podría considerarse como el documento de idenficación digital que respalda la vigencia de la firma digital, por esto contiene información validada previamente por la DIAN, lo que permite combropar la identidad del facturador como una persona real.

Código QR

El código bidimencional QR es una representación gráfica del CUFE que contiene los siguientes elementos técnicos:

• NumFac: número de la factura
• FecFac: fecha de la factura
• NitFac: NIT de la factura
• DocAdq: documento del adquiriente
• ValFac: valor de la factura
• ValIva: valor del IVA
• ValOtroIm: valor de otros impuestos
• ValFacIm: valor de otros impuestos
• CUFE: código de la factura

Estos requisitos son los contemplados en el artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional.

CUFE

Es la abreviación de Código Único de Facturación Electrónica. Como su nombre lo indica, es un código que permite diferenciar una factura del resto de documentos electrónicos que se hayan generado en todo el país, de modo que si necesitas validar la factura, solo debes consultar el CUFE. Para la definición de este Código, se creó el Decreto 2242 de 2015.

Documento electrónico

Aunque se habla de facturación electrónica, decidimos incluir en esta categoría del glosario todas las notas crédito y las notas débito; que también hace parten del proceso de facturación, pero que aunque no sean consideradas como facturas electrónicas, sí pertenecen al grupo de los documentos electrónicos.

La nota crédito se genera cuando es necesario hacer modificaciones en la factura original por cualquier motivo; sin embargo, se emite una nota crédito debido a que no es posible hacer modificaciones cuando la factura se emitió por error, cuando no se tuvieron en cuenta deducciones o descuentos, cuando es difierente el valor cobrado del pagado y, en general, cuando algún dato de la factura es errado o si el cliente que recibe la factura ya no la va a pagar.

Factura de contingencia

La factura de contingencia tiene los mismos efectos que la factura normal, solo que se debe usar cuando el software de facturación presenta fallas que no pueden ser reparadas de inmediato.

Para tener la facturación de contingencia, también es necesario tramitar rangos específicos de numeración para estas situaciones, como lo establece el Artículo 8 del Decreto 2242 de 2015. Esta numeración de facturación por contingencia se solicita al momento de adelantar los trámites para obtener la autorización de numeración de facturación electrónica.

Ahora bien, cuando se superan los inconvenientes, se deberán transcribir las facturas expedidas por talonario o papel y enviarlas a la Dian en formato electrónico.

Facturador electrónico

Es el segundo rol del proceso de facturación electrónica y se trata de la persona natural o jurídica que, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario, está obligada a facturar electrónicamente.

Firma digital

Es respaldada por el Decreto 2364 de 2012 para dar una mayor seguridad y respaldo a los procedimientos que se hacen en Internet. Con la firma digital se reconoce a la persona que firma como contribuyente y hace constar un documento legal y original; además, la firma respalda toda operación digital de modo que sea más fácil detectar anormalidad en las opreaciones.

Para solicitar la firma digital es necesario que te acerques a alguna sede de la DIAN con cita previa. Recuerda tener el RUT actualizado, los correos electrónicos y los teléfonos para acceder a los portales que te permiten realizar las transacciones.

Habilitación

Es un procedimiento establecido por la DIAN, en el cual los facturadores electrónicos, bien sea convocados o voluntarios, validan el sistema de facturación que implementarán. La habilitación comprende una serie de pruebas tecnológicas que demuestran que el software es óptimo en cuestiones técnicas para generar y entregar documentos electrónicos con el uso de información ficticia.

Numeración consecutiva

La numeración consecutiva es un rango de códigos únicos que le corresponden al facturador para a generación de facturas electrónicas y su objetivo es el control fiscal y el control administrativo al interior de la empresa. Para solicitar la numeración de facturación, debes tener tu RUT actualizado.

La numeración es necesaria para el proceso de facturación electrónica, tal como lo era con las facturas impresas y lo reglamenta el Artículo 617 del Estatuto Tributario específica en su literal d).

One-way hash

Es el procedimiento que permite la generación del CUFE gracias a que convierte mensajes o texto en una línea de dígitos inteligibles.

Proveedor tecnológico

Es el tercer y último rol dentro del proceso de facturación electrónica. Es el intermediario autorizado por la DIAN para prestar el servicio de facturacióm electrónica a los facturadores obligados.

Estos intermediarios se encargan de todo el proceso de facturación, tanto de la emisión de facturas, como de su rechazo y envío a la DIAN y al adquiriente en simultánea y, en muchos casos, sus servicios incluyen la firma digital.

Prueba Piloto

La Prueba Piloto de facturación electrónica fue un periodo en el que algunas empresas participaron voluntariamente para probar las condiciones técnicas y funcionales de software entre la DIAN y las empresas. Durante este periodo de aprendizaje participaron 57 empresas de diferentes secotres económicos, con lo que se pudo verificar las eficacia y las fallas de la DIAN en los procesos operativos de la facturación electrónica.

Este proceso se llevó a cabo en 2016 y le permitió a la DIAN y a los voluntarios experimentar los siguientes procesos:

• Registrarse como facturador electrónico voluntario;
• Consultar el estado de registro como facturador electrónico;
• Administrar software: registrar, verificar software;
• Solicitar rangos de prueba;
• Enviar facturas mediante Web Service;
• Consultar el resultado de las transacciones de facturación, y
• Verificar y activar el software.

Software de facturación electrónica

El software es el programa que, previamente autorizado por la DIAN, te permite enviar, recibir y almacenar documentos electrónicos bajo los requisitos exigidos por el Decreto 2242.

Validación previa de la factura

Con la entrada en vigencia de la Ley de Financiamiento, se estipuló que todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas antes de ser expedidas. La validación es una verificación de los datos y del proceso de generación de la factura que debe realizar la DIAN o el proveedor autorizado que elegiste para facturar electrónicamente.

Voluntarios

Los voluntarios para facturar electrónicamente no fueron convocados en plazos específicos ni notificados por la DIAN para empezar a facturar electrónicamente en fechas concretas. Muchos de los voluntarios hicieron parte de la prueba piloto, pero ellos se sumaron otros tantos que desarrollaron sus propias plataformas in-house de facturación para cumplir con los requisitos de Ley y empezaron a facturar electrónicamente antes de tener la obligación de hacerlo.

XML

Actualmente en Colombia existen más de 26 mil facturadores habilitados. 13 millones de adquirientes. Se han facturado más de 180 billones de forma electrónica. Hay cerca de 63 proveedores electrónicos y se han generado más de 52 millones de facturas electrónicas.

Si tienes alguna duda sobre la terminología o desconoces algo que no esté en el glosario, déjanos saber para ayudarte en tu proceso de implementación.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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