¿Cómo hacer un desprendible de pago en el cálculo de la nómina?

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Las plantillas de nómina de Excel tienen diversos usos y son muy útiles al momento de resolver diferentes tipos de trámites y operaciones gracias a las múltiples funciones con las que cuenta

Las múltiples funciones y beneficios de las plantillas de nómina en excel

Por estas razones, son adecuadas para calcular la nómina y generar los respectivos desprendibles de nómina, pues es posible incluir todos los datos que se necesitan para conocer el sueldo bruto y el sueldo neto de cada trabajador. Todo esto lo puede encontrar en un software de nómina, si desconoces cómo se utiliza, aquí te explicamos cuáles son sus principales funciones.

¿Qué es la nómina? 

La nómina es el documento en el que se consignan los pagos relacionados con el trabajador, como la cantidad de dinero que debe recibir cada 15 o 30 días por la labor que realiza al interior de tu empresa; esta se ve reflejado en la cuenta bancaria de cada colaborador y se justifica por medio del formato de desprendible de pago en el que se relaciona los principales aspectos que se deben tener en cuenta para la gestión de la nómina. Contar con un software de nómina te ayudará a llevar este proceso con menores errores. Conoce todo lo que debes saber sobre el software de nómina aquí.

¿Cómo se hace el pago de la nómina? 

Para muchos el pago de la nómina puede ser algo complicado y tedioso y a pesar de que no lo sea, debes tener en cuenta aspectos importantes a la hora de liquidarla. pero en realidad es más fácil de lo que parece, esto se debe a que en cada pago lo único que debes hacer es tener claro los datos para cada trabajador y sus respectivas variaciones, tanto quincenales como mensuales, para saber cuál es el valor que debes pagarles y de cuánto será el costo de las deducciones, estas últimas pueden variar dependiendo de las prestaciones que le brinda la empresa a los empleados. Saber cómo emitir tu nómina con un software, te evitará dolores de cabeza e incluso sanciones asociadas a liquidaciones erróneas. 

Aspectos que debes tener en cuenta para calcular tu nómina en Excel 

Para calcular la nómina en Excel es indispensable que tengas en cuenta una serie de parámetros que afectan la cantidad final que debe recibir cada trabajador y que necesitas conocer para realizar una buena gestión de la nómina de tu empresa, estos parámetros son los siguientes.

• Tipo de contrato.
• Convenio.
• Situación de cada trabajador.
• El pago de extras.
• Su categoría profesional y el respectivo grupo de cotización.
• Ausencias justificadas.
• Fecha de ingreso.
• Fecha de retiro cuando sea el caso. 

¿Qué es un desprendible de pago de nómina?  

Los desprendibles de nómina no son más que los comprobantes de los ingresos fijos que debes pagar a cada trabajador, por esta razón es fundamental conocer sus partes y los conceptos que en este se manejan con el fin de realizar una gestión y pago de nómina adecuado y que tus trabajadores sepan los motivos de porque reciben cierta cantidad de dinero y porque cuentan con deducciones en sus pagos. Conoce en detalle cuáles son las partes de la nómina. Utilizando un software de nómina es muy fácil tener estos aspectos bajo control y lo más importante es que no necesitas conocer conceptos avanzados de contabilidad para ejecutarlo. Aquí puedes saber quién hace el manejo de nómina de tu empresa.

¿Qué debe tener un desprendible de pago de nómina? 

Los desprendibles de nómina deben contar con elementos básicos, a continuación, te contamos cuáles son para que los tengas en cuenta en tus desprendibles de nómina; además es importante que conozcas otros elementos que debe tener la liquidación de tu nómina. Los encuentras fácilmente en tu nómina y aquí te contamos cuáles son.

Datos de la empresa en tu desprendible de pago de nómina 

Los siguientes son los datos de la empresa que no pueden faltar en tu formato de desprendible de nómina.

• Razón social de la empresa.
• La dirección de operación.
• NIT.
• Periodo de pago.
• Logo de tu empresa 

Datos de los empleados en tu desprendible de nómina 

​A continuación mencionaremos los datos que debes incluir en tu desprendible de nómina para cada empleado; si desconoces todo el proceso, alístate con un software de nómina, que está preparado con los requisitos legales de Colombia y además te facilita la liquidación para que la emitas fácil, rápido y sin preocuparte por errores. Aquí puedes saber si tu empresa o no la implementación de un software administrativo con funciones de nómina, como la emisión de desprendible de pago.

• El nombre y apellido.
• Número de documento.
• Cargo que ocupa al interior de tu empresa.
• Días que ha trabajado: esto depende de cuál es el periodo de pagos que has acordado, es decir quincenal o mensual.
• Ausencias: estas se relacionanen el caso de que el trabajador se ausentesin avisar, estas se deben tener en cuenta para realizar el respectivo descuento en la nómina.
• Incapacidades: tienen que ver con las ausencias del empleado justificadas por enfermedad, calamidad doméstica, etc.
• SBC: este es el Salario Base de Cotización.
• Método de pago.
• Percepciones: Es el sueldo junto con cualquier otra percepción por ejemplo bonos, bonificaciones, etc.
• Deducciones
• Horas Extras: estas se deben tener en cuenta en el caso de que el trabajador labore más horas de las que se encuentran estipuladas en su jornada laboral.

Todos estos son los datos que debes incluir en tu desprendible de pago en Excel. Es importante que analices diferentes modelos para que tengas en cuenta cómo debes ubicar la información; por otro lado, te recomendamos que utilices un software de nómina para que la gestión de tu nómina sea más rápida y disfrutes de las diferentes ventajas que te otorga, en comparación con métodos tradicionales 

Lo que debes tener en cuenta a la hora de utilizar un formato de nómina en Excel 

Lo primero que debes saber es que un software de Excel para la generación de la nómina siempre es insuficiente, pues no está vinculado con los bancos ni mucho menos con otras áreas, como la contabilidad; adicionalmente, la generación del desprendible de pago debe hacerse de forma manual y representa costos adicionales en personal calificado para manejarlo.

La gestión, revisión y envío de la nómina de tus trabajadores es un tema que no puedes dejar en manos de un programa que te garantice que la tarea esté bien hecha y que sea seguro.

Si gestionas tu nómina en Excel es posible que pierdas tu información o que por cualquier motivo cometas algún error en los pagos sin que te des cuenta; por esto, contar con un software de nómina es la solución ideal para tu negocio gracias a que cuenta con muchas ventajas, pero la principal ventaja que la información de tu empresa no va a estar expuesta y los errores disminuirán considerablemente por la automatización de la información. 

Formato de nómina en Excel y software de nómina 

La principal ventaja de utilizar un formato de nómina en Excel es su facilidad para realizar los cálculos que una nómina requiere, esto se debe a que con las hojas de cálculo es posible incluir todos los datos necesarios para establecer el sueldo neto y bruto de cada trabajador. Aquí puedes saber cómo calcular los salarios de tus colaboradores.

Por otro lado, con un software de nómina no es necesario que sepas fórmulas para gestionar los cálculos de tu nómina, lo único que debes hacer es ingresar los datos de tus empleados y el sistema de forma automática se encargará de realizar los cálculos necesarios, genera y envía el respectivo desprendible de pago a cada trabajador, lo que sin duda ahorra mucho tiempo que puedes utilizar en otras funciones vitales para el crecimiento de tu negocio.

Los costos no son solamente de tiempo, sino de almacenamiento y de personal especializado en administrar la nómina, aquí puedes consultar cuánto cuesta cuesta el software y qué debería tener.

Elementos adicionales que debe tener tu software de nómina 

Es importante que tengas en cuenta que cualquier tipo de software que utilices debe estar alineado con tu organización, por eso, sin importar si es en Excel o si utilizas un software administrativo, deberá estar integrado con otras áreas de gestión de tu negocio, como la contabilidad o la producción. Lee aquí nuestro artículo en el que te explicamos por qué es importante o conoce aquí por qué el área de inventarios también es importante para tu sistema de inventarios. En conclusión, la gestión de la nómina en Excel puede ser una labor tediosa si no conoces los principios básicos de funcionamiento, por otro lado, puede quitarte mucho tiempo, exponer la información de tu empresa y presentar errores que afectarán en el capital de tu negocio, por estas razones te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina que es uno de los más robustos del mercado y también contamos con un equipo de especialistas que atenderán tus dudas en el momento que más lo necesites. Si aún te queda alguna duda, consulta esta comparación entre el software de nómina de Loggro versus Excel. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.