¿Cómo funciona la Facturación Electrónica para empresas nuevas?

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La facturacion electronica está en proceso de masificación y quizá tu emprendimiento startup también esté obligado a facturar electrónicamente

​Ten presente que las categorías de Régimen Simplificado y Régimen común están abolidas y actualmente solo se habla de responsables o no del impuesto a las ventas; este debe ser el criterio principal para saber si tu nueva empresa está obligada o no a facturar electrónicamente.

¿Deben facturar electrónicamente los emprendimientos?

Aunque en muchos portales web se categorizan los emprendimientos o startaup dentro del grupo de las Mipyme, están cometiendo un error, pues por estar en una fase inicial no quiere decir que es una Mipyme. Las categorías de micro, pequeña y mediana empresa están directamente relacionadas con los ingresos, medidos en Unidades de Valor Tributario (UVT).

Para el sector de manufactura se categorizan como microempresas aquellas que tienen ingresos, por actividades ordinarias, inferiores o iguales a 23.563 UVT; pequeñas son aquellas cuyos ingresos por actividades ordinarias anuales son superiores a 23.563 UVT e inferiores o iguales a 204.995 UVT y las medianas empresas son las que tienen ingresos superiores a 204 995 UVT e inferiores a un 1 73565 000 UVT. 

Para el sector de servicios lasmicroempresa son consideradas como aquellas que tienen ingresos anuales inferiores o iguales a 32 988 UVT. Las pequeñas empresas tienen ingresos entre 32 988 UVT y 131 951 UVT. Las medianas empresas tienen ingresos anuales de más de 131 951 UVT e inferiores a 483 034 UVT.

Finalmente, al hablar del sector comercio, las microempresas tienen ingresos por actividades ordinarias anuales sean inferiores a 44.769 UVT, las pequeñas empresas, entre 44 769 UVT y 431 196 UVT, y las medianas entre 431 196 UVT y 2 160 692 UVT.

¿Entonces, un emprendimiento está en la obligación de facturar electrónicamente?

Así como las empresas de vieja data, los emprendimientos o startups deben iniciar el proceso de facturacion electronica si cumplen por lo menos una de las siguientes características, consagradas en la Resolución 000020de facturación electrónica. Dentro de los requisitos de la facturación están:

• ser responsable del IVA;
• estar obligado a facturar Impoconsumo;
• optar de manera voluntaria para expedir factura electrónica;
• aquellos contribuyentes que están inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación.
• Las entidades o personas que se encuentren en la calidad de comerciantes, que practiquen profesiones liberales o que se encarguen de prestar servicios propias de estas, o que se encarguen de enajenar bienes que son producto de actividades como la ganadería, agrícolas sin importar su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); a excepción de aquellas personas que no están obligadas a expedir facturas o cualquier otro tipo de documento que sea equivalente.

En resumen, la obligación de facturar electrónicamente es independiente del tamaño de la empresa. Lo más importante es analizar si tu emprendimiento cumple por lo menos con alguno de los requisitos de la Resolución 000020.

¿Qué opción de facturación es la más adecuada para los emprendedores?

Recuerda que la factura electrónica es uno de los elementos fundamentales que vincula varias áreas de tu empresa, por eso nuestra sugerencia es que implementes un software administrativo, que además de ser más económico que muchas soluciones que se dedican solamente a facturar, te permite vincular y administrar varias operaciones de tu negocio simultáneamente.  

Una solución para startups que esté avalada por la DIAN y que sea económica​ 

La recomendación de la DIAN es que empieces con tu proceso de facturación electrónica por lo menos seis meses antes de tu fecha obligatoria; sin embargo, además de elegir un proveedor de facturación que esté avalado por la DIAN, será necesario que analices la mejor opción para tu emprendimiento; es decir que si decides empezar voluntariamente con este trámite o bien, si estás obligado será importante que aproveches la oportunidad para fortalecer tu emprendimiento con una solución de facturación electrónica que te resulte rentable, pero que además te permita ordenar toda tu empresa.

Por el mismo precio e incluso por un precio menor al 70 % de los proveedores de facturación electrónica que encuentras en el mercado, Loggro te da la opción de vincular tu facturación con:

• Tu sistema POS, que a propósito, somos el único software administrativo aliado a Credibanco.
• Tu inventario;
• Tu módulo contable;
• Tu operación financiera;
• El envío de cotizaciones, entre otras funcionalidades útiles. 

Beneficios de tu emprendimiento al facturar electrónicamente con un software de gestión 

Además de cumplir con el requisito legal y de tener a la mano un proveedor autorizado por la DIAN, te contaremos cuáles son los aspectos más relevantes y útiles para que comprendas por qué hoy en día son la mejor opción para los emprendimientos. 

Un software administrativo con funcionalidad de facturación te permite movilizarte​ 

Uno de los mayores beneficios que puedes tener es almacenar tu información en la nube; esto te permite estar conectado en todo momento y en el lugar que desees, lo único que debes hacer es tener un dispositivo y conexión a internet. Este aspecto es muy importante gracias a que muchas labores que se realizan con el software necesitaban de mucho tiempo y de tu presencia, pero ahora estas tareas son más eficientes, prácticas y las puedes realizar desde el lugar que desees, sin dejar de cumplir tus obligaciones legales.

Ahorras muchos costos​ 

En comparación con la facturación tradicional o de papel en la que invertías grandes costos, el modelo de facturación electrónica te permite ahorrar grandes esfuerzos, ya que, además de que el precio es menor, el ahorro también se traduce en espacio de almacenamiento, costos de emisión por correo certificado o bien personal de movilización de tu empresa al adquiriente, impresión, trámites presenciales ante la DIAN, entre otros. Ahora todo lo harás por medio del servicio de soporte con el software facturacion electronica.

Por otra parte, también debes pensar en el bienestar de tu contador. Los honorarios de muchos contadores dependen de si la empresa tiene software o no, debido a que implica mucho más trabajo llevar la contabilidad sin un software administrativo, por eso, es otra de las ventajas de utilizar un software administrativo con facturación electrónica.

Un software contable es más seguro

Otro de los aspectos importantes de la facturación electrónica es la seguridad de la información, esto se debe a que con este sistema es muy difícil que se suplante una empresa o que sus datos se usen con la finalidad de manipular la información tuya o de tus clientes; por otro lado, la información digitalizada hace que tus documentos importantes se conserven por lo menos durante el tiempo que exige la DIAN, que es de cinco años, y además te permite tenerlos listos para el momento en que más los necesites.  

¿Qué se considera un emprendimiento​?

La palabra emprendimiento es frecuente en el área empresarial gracias a que está relacionada con la creación de empresas, innovación o creación de productos.

Los emprendimientos empresariales son necesarios en las sociedades debido a que permiten la innovación de ciertos nichos de mercado, es decir que transforma los conocimientos que se tienen de productos para convertirlos en novedosos. además, con el fin de tener mercados competitivos y rentables, se consideran emprendimientos aquellas iniciativas empresariales que son rentables, escalables y replicables. Las dos últimas características hacen referencia a la posibilidad de su crecimiento y a su expansión a nivel geográfico, incursión en otros mercados, etc.

Como puedes ver, un emprendimiento puede ser un Gran Contribuyente o una multinacional, por eso es importante que tengas presente que las Mipyme son tipos de empresas en Colombia y dicha categorización legal depende de los ingresos; mientras que al hablar de Emprendimiento se reconocen ciertas características socioeconómicas propias de dinámicas recientes a nivel mundial que permiten el movimiento económico, principalmente propulsadas por la tecnología.

¿Por qué fracasan los emprendimientos en Colombia? 

Según Confecámaras, en Colombia solo el 29.7 % de los emprendimientos ha sobrevivido en el mercado y el 70 % de los restantes fracasa en los primeros cinco años de operación; de acuerdo con el estudio, esto se debe a que las Mipyme que están en fase inicial cometen los siguientes errores:

• Incurren en gastos innecesarios
• Incurren en gastos no subsidiables
• gastos que superan los montos que sus ganancias permiten
• selección del personal equivocado
• crecimiento desordenado provocado por una mala administración
• desconocimiento del mercado y la actividad económica en la que están emprendiendo
• falta de posicionamiento en el mercado y de reconocimiento de marca. 

Ventajas que trae facturar electrónicamente para los emprendimientos 

Un software contable es una herramienta que trae muchos beneficios para un emprendimiento y esto se debe a que son más rápidos y sencillos de manejar. Puedes ejecutar distintos procesos administrativos para reducir la operatividad a la vez que optimizas tu tiempo. Es importante resaltar que las facturas tradicionales deben ser entregadas y firmadas, además de tener que devolver alguna copia. Si algún procedimiento de la factura tradicional tiene que cambiarse, anularla o realizar una nota crédito, este trámite se puede duplicar o triplicar generando un gasto de tiempo y de dinero mayor para ti y para tu empresa. Con la facturación electrónica los procesos se vuelven tan sencillos como solo diligenciar algunas casillas y enviar un correo electrónico.

Si eres un emprendedor esto necesitas para facturar electrónicamente​

Como todo proceso, la facturación electrónica para un emprendimiento tiene un paso a paso específico, pero no te asustes, porque no es complejo, solo requiere de atención y de un software que te ayude en el proceso y que te dé un buen soporte de cliente. Te recomendamos:

• Contar con equipos que sean capaces de realizar las tareas necesarias.
• Tener una conexión a Internet estable y constante, a pesar de que ya muchos operadores son capaces de trabajar en la nube si hay procesos como el de verificación en el que lo vas a necesitar.
• Comprar un software que se acomode a las necesidades de tu negocio y que se encuentre autorizado por la DIAN con un enfoque administrativo, más que solamente de facturación.
• Tramitar tu resolución de facturación ante la DIAN, esto es un proceso que debes hacer antes de iniciar a facturar electrónicamente.
• Realiza las capacitaciones necesarias para que aprendas a manejar tu software de facturación electrónica.
• Inicia con pruebas para que constantes de que todo está funcionando bien.
• Recuerda estar actualizado en la legislación asociada con la facturación electrónica. 

Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.