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En el actual panorama empresarial, la facturación electrónica se ha convertido en un pilar fundamental para la gestión contable y financiera de las empresas. Sin embargo, a pesar de su creciente importancia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha detectado diversas malas prácticas en la implementación de este sistema, lo que ha llevado a advertir a los contribuyentes sobre las consecuencias de no cumplir con los requisitos y procesos establecidos.
Errores comunes en la Facturación Electrónica
La Dian ha identificado una serie de inconsistencias y errores en el proceso de facturación electrónica que es importante abordar para evitar sanciones y problemas futuros. Algunos de estos errores son:
1. No preguntar al comprador si requiere Factura Electrónica
Un error común es preguntar al comprador si requiere factura electrónica. Cabe recordar que la obligación legal es expedirla y entregarla en todos los casos. La factura debe ser emitida de manera inmediata en el momento de la transacción, independientemente de si el comprador la solicita o no.
2. Uso incorrecto de tiquetes del Sistema POS
En el caso de los grandes contribuyentes, la Dian ha encontrado que algunos no están entregando la factura electrónica cuando la venta del bien o servicio supera cierto umbral. En su lugar, envían un tiquete del sistema POS y solicitan al usuario que haga la solicitud de la factura electrónica por correo electrónico. Esto va en contra de las regulaciones vigentes, ya que la factura electrónica debe ser expedida en estos casos.
3. Requisitos inexistentes
La Dian ha identificado una preocupante práctica entre los grandes contribuyentes: algunos de ellos no están cumpliendo con la obligación de expedir la factura electrónica cuando la venta supera cierto umbral. En lugar de ello, están enviando un tiquete del sistema POS y pidiendo al cliente que solicite la factura electrónica por correo electrónico. Esta conducta claramente va en contra de las regulaciones vigentes, que establecen que la factura electrónica debe ser entregada en estos casos sin excepción.
4. Entrega incorrecta del Documento Equivalente
Otro error frecuente es entregar al comprador un documento que no es la factura electrónica ni un documento equivalente. Esto ocurre cuando no se factura la compra y se le pide al comprador que ingrese a una plataforma para descargar la factura electrónica. Es importante destacar que esta práctica incumple con la obligación de expedir la factura electrónica y entregársela al comprador, lo cual puede derivar en infracciones de las normas tributarias.
5. Demoras en la entrega de Facturas Electrónicas
Uno de los principales problemas detectados en relación con las facturas electrónicas es la demora en su entrega. En algunos casos, los compradores han reportado recibir sus facturas horas o días después de haber realizado la compra, y en otros casos, ni siquiera han recibido la factura. La implementación de un modelo de validación previa por parte del servicio informático de la Dian, con respuestas instantáneas, debería garantizar una entrega puntual. Por lo tanto, no hay razón válida para justificar la falta de entrega oportuna de las facturas electrónicas.
6. Requisitos de Representación Gráfica
Los requisitos de representación gráfica de la factura no siempre cumplen con lo establecido en la Resolución 000042 de 2020. Por ejemplo, el código QR, que es un elemento obligatorio en la factura electrónica, en muchos casos resulta ilegible. Además, se han encontrado casos en los que no se relaciona adecuadamente la información del fabricante del software, incluyendo nombres, apellidos o razón social y NIT del fabricante, nombre del software y del proveedor tecnológico.
Razones detrás de las malas prácticas
La Dian ha investigado las causas detrás de las malas prácticas identificadas en la facturación electrónica. Los facturadores mencionaron que los servicios implementados por los proveedores tecnológicos para facturar electrónicamente están parametrizados para que se adjunten de forma obligatoria documentos como copia del RUT y de la cédula de ciudadanía. Además, señalaron que algunos proveedores tecnológicos no pueden validar en línea las facturas en el servicio informático de la Dian, lo que puede estar contribuyendo a la persistencia de estas malas prácticas.
Conclusiones
La implementación adecuada de la facturación electrónica es crucial para cumplir con las regulaciones vigentes y evitar sanciones. Los contribuyentes deben garantizar que sus procesos de facturación estén en concordancia con las normativas establecidas por la Dian. Es fundamental no preguntar al comprador si requiere factura electrónica, expedirla inmediatamente y entregarla con la información básica requerida. Asimismo, se deben evitar prácticas incorrectas como el uso indebido de tiquetes del sistema POS, solicitar requisitos inexistentes y entregar documentos no válidos como facturas.
Los proveedores tecnológicos deben asegurarse de que sus servicios estén parametrizados correctamente y permitan la validación en línea de las facturas. Esto contribuirá a mejorar la calidad de la facturación electrónica y a garantizar una gestión contable y financiera eficiente y cumplida.
Si estás buscando optimizar los procesos contables y financieros de tu empresa de manera eficiente y cumplir adecuadamente con las regulaciones, la implementación de un software de facturación electrónica es la solución ideal. Cuando se utiliza correctamente, este software agiliza todos los aspectos relacionados con la facturación, desde la emisión hasta el almacenamiento seguro de las facturas. No pierdas más tiempo en tareas administrativas repetitivas y evita posibles errores en el proceso. ¡Descubre cómo nuestro software de facturación electrónica puede llevar la gestión de tu negocio al siguiente nivel!
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
