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Para cumplir con la obligación de tu empresa de llevar al día la facturación para efectos empresariales, per además legales con la DIAN, será necesario que elijas el mejor software de facturación electrónica para Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Mipyme) o en algunos casos llamadas Pymes. Nuestra recomendación es que analices las necesidades de tu empresa y con base en eso adquieras una solución que te permita cumplir con todos los requerimientos.
Elige el mejor software de facturación electrónica para tu empresa
En Colombia se hicieron las primeras exploraciones con la factura por computador en 1995, aunque su masificación se anunció en 2015 bajo el nombre de programas de facturación electrónica, con el Decreto 2242; desde entonces, la DIAN ha reglamentado varios procesos de facturación y por esto es importante que revises cuál es la normatividad que aplica para ti y con base en eso elijas el programa que mejor se adapta a tu operación como autónomo, independiente, emprendedor, Mipyme o cualquiera que sea la denominación empresarial en la que te incluyas.
Así debes elegir el mejor programa de facturación y contabilidad
Sigue paso a paso estas recomendaciones y te garantizamos que harás una buena elección a la hora de adquirir el servicio de facturación para tu Pyme.
Que sea proveedor tecnológico autorizado por la DIAN sí o sí
Este es uno de los principales criterios que debes tener en cuenta a la hora de contratar tu servicio de facturación, pues si la aplicación para facturar electrónicamente que estás eligiendo no es un proveedor autorizado por la DIAN, nuestra recomendación es que optes por el sistema de facturación electrónica gratis que la DIAN diseñó para las Pyme y para los autónomos.
Software de facturación electrónico gratis
El software gratuito de la DIAN pretende ser una alternativa para las pequeñas empresas, con el fin de monitorizar el consumo de los colombianos en tiempo real y para formalizar procesos tributarios, por eso también está ligado con el Nuevo Régimen Simple de Tributación, que surgió luego de la Ley de Financiamiento.
Optando por el sistema gratuito de la DIAN podrás tener respaldo oficial de tus operaciones de facturación; en cambio, cuando utilizas un software administrativo que contrata a un tercero para que preste su servicio de facturación, corres el riesgo de no tener soporte cuando tengas fallas técnicas en tu sistema.
El modelo de validación previa Dian
Esta es la principal razón por la que es necesario que elijas un proveedor autorizado por la DIAN, pues existen muchos sistemas de contabilidad y facturación que no han pasado por el proceso de habilitación de la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales.
Adicionalmente, es importante que el software te permita recibir, expedir, enviar, confirmar el recibo y almacenar una copia, tanto de las facturas, como de los documentos electrónicos que hacen parte del proceso de facturación.
¿Entonces, cuál es el mejor proveedor de facturación electrónica?
Los mejores proveedores de facturación electrónica DIAN están en este listado que emitió la DIAN. Es muy importante que le preguntes al asesor que te atiende si el software está en el listado de proveedores avalados por la la DIAN para facturar, pues muchos programas de gestión administrativa subcontratan la plataforma de facturación online y lo único que hacen es integrarla al software.
La principal limitación es que al depender de la integración y de un tercero para operar, el sistema de facturación puede tener problemas de funcionamiento y, peor aún, puedes limitarte al momento de recibir soporte, pues es probable que tengas que estar consultando constantemente, al software o al sistema de facturación para encontrar al personal que pueda ayudarte a solucionar las fallas técnicas, de conectividad, procesamiento, etc.
Analiza qué tanto quieres crecer
Un software de facturación e inventario es necesario cuando creas un plan de negocio escalable, pues si comercializas o fabricas productos será necesario que tengas el control de tus existencias en sincronía con tu facturación a medida que vas creciendo.
Lo que más lamentan las empresas cuando crecen es no tener el histórico de su información, pues este es uno de los insumos más poderosos a la hora de tomar decisiones basadas en la realidad, más que la intuición. La recomendación en estos casos es que evalúes el costo/oportunidad de tener información desde el primer día de planeación de tu negocio vs el precio que puedes pagar por un software de gestión administrativa, para que cuando tu empresa sea muy grande tengas la oportunidad de saber cómo has avanzado y tengas toda tu operación en orden y bien administrada.
Piensa en el precio de facturar electrónicamente
En este artículo encuentras los precios detallados de emitir una factura electrónica. La invitación es a que aproveches que tienes una obligación legal para que adquieras un sistema que, además de ser una plataforma electrónica, te permita ordenar toda la operación administrativa de tu empresa; es decir que además del sistema de emisión de facturas, puedas:
- llevar un inventario;
- tener una pasarela de pagos;
- manejar un Point of Sales o POS;
- tener un módulo contable;
- sincronizar la tesorería de tu empresa con cajas y bancos;
- analizar tus reportes gerenciales, entre otros.
Loggro te ofrece todos esos beneficios.
Adquiere un paquete de facturas
Otra cualidad del mejor software que puedes encontrar para tu empresa es el que te brinde paquetes de facturación de modo que no te obligues a comprar una gran cantidad de facturas o documentos electrónicos, sino que optes por una solución que te dé un precio bajo, proporcional al número de facturas que necesites.
Algunos software de administración tienen su propia plataforma para no depender de un tercero a la vez que te prestan un servicio que te permite gestionar tu negocio, así que asegúrate de que el pack de servicios o funcionalidades que contrates suplan las necesidades de tu empresa. En esta calculadora interactiva puedes saber cuál es el precio real de la emisión de tu factura electrónica de acuerdo con nuestros planes y nuestros precios
Manejo fácil e intuitivo
La mejor opción también será la que te parezca más fácil de manejar. Actualmente es una propuesta de valor de todos los servicios de software el manejo fácil e intuitivo, esto quiere decir que no deberías necesitar de una capacitación muy extensa para poder manejar el programa, sino que deberías estar en la capacidad de operarlo gracias a que su navegación es sencilla por los colores, el lenguaje, la velocidad de carga, entre otros factores.
Asegúrate de pedir una demostración gratuita y manéjala tú mismo de modo que al interactuar con el sistema notes si realmente es tan intuitivo como te garantizan. Revisa aquí una demo de Loggro para que compruebes por qué somos un software sin complicaciones y por qué no necesitas de conocimientos contables ni financieros para que puedas manejarlo fácilmente.
Gestiona tu Resolución
Es importante que antes de elegir una buena plataforma de facturación o bien tu sistema de gestión empresarial, gestiones tus rangos de facturación, ahora denominados números de Resolución de facturación electrónica. Consulta aquí el procedimiento para solicitar la numeración de facturación electrónica ante la DIAN
Diseño personalizado
También debes poder personalizar tus facturas para que tu imagen corporativa no se vea afectada por una factura estándar que envíes a tus clientes. Los colores, el tipo de letra y la distribución también juegan un papel importante. A pesar de que algunas demostraciones de facturación electrónica se hacen de forma online.
La facturación es la base financiera de tu negocio
Es importante que veas la facturación electrónica como un proceso completo del que depende el orden de otras áreas de tu negocio; por eso es importante que inviertas en un software que te dé grandes ventajas a nivel operacional y que vincule todas las áreas de tu empresa para garantizar que tienes información válida y coherente que te permita tomar decisiones en diferentes momentos.
Que no incluyan cobros extra por soporte
Todos los programas para facturar electrónicamente tienen una etapa de capacitación en la que les enseñan a sus usuarios a conocer todas las funcionalidades del software.
En muchas ocasiones, el soporte o la capacitación adicional podrían ser más caros y por eso es importante que dentro de tu plan analices el número de horas que tiene tu software y si necesitarías más tiempo para que lo incluyas dentro de tus costos.
En la nube
Todo tipo de programas para facturar electrónicamente es en la Nube, debido al procedimiento que tiene la DIAN para el envío de tu tus documentos
Asegúrate de contratar un software que además de estar en la Nube te permita entender y cumplir toda la operación de sus requisitos legales de facturación electrónica. Solicita una demo gratuita y comprueba por qué Loggro es una de las principales opciones del mercado a la hora de comprar un software administrativo que te dé la información de tu empresa en tiempo real a la vez que cumples de forma impecable con la reglamentación de la DIAN.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
