Documento soporte de pago de nómina electrónica para la DIAN

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El 17 de diciembre de 2020, la DIAN dio a conocer su proyecto de Resolución en el que se reglamenta el documento soporte para el pago de la nómina electrónica.

Este documento se configura como un soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. En este artículo te contamos todos los lineamientos sobre la nómina electrónica: un emocionante proyecto que permitirá la transición de las empresas hacia la digitalización de los procesos relacionados con recurso humano.

¿Qué es el documento de pago de nómina electrónica?

El documento de pago de nómina es un documento de tipo electrónico que soporta los costos y deducciones que se realizan en el Impuesto Sobre la Renta e impuestos descontables en el IVA.

En caso de ser necesario, todo esto se deriva de los pagos o abonos relacionados con el pago de la nómina, y que se generan por una relación laboral o legal y reglamentaria.

Este documento se compone de los valores devengados de la nómina, el valor de las deducciones y el valor total que existe por la diferencia entre estos dos.

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Aspectos legales del Documento de pago de nómina electrónica

Según lo que establece el parágrafo 6 del Artículo 616-1 y el inciso 3 del Artículo 771-2 del ET (Estatuto Tributario), el Artículo 1.6.1.4.27. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de 2016:

El sistema de facturación electrónica aplica tanto para las operaciones de compra y venta de bienes y servicios como para otras operaciones como son las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de los responsables del IVA y los pagos de nómina, de este último se debe generar un documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se deriven para este documento.

Documento de pago de nómina Electrónica para el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables 

Teniendo en cuenta lo anterior, el documento soporte de pago de nómina electrónica constituye un documento para el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se derivan de los pagos que son realizados en virtud de la relación laboral o legal y reglamentaria: es importante que se establezca el contenido que debe incluir el documento soporte para el pago de nómina, así como las condiciones, términos, el mecanismo técnico y tecnológico para ser generado, la transmisión y la respectiva validación por parte de la DIAN; además de establecer cuáles son los plazos para la implementación de este documento soporte.

Obligados a implementar el documento soporte para el pago de nómina electrónica

Según el proyecto de Resolución, los obligados a implementar el documento soporte para el pago de la nómina electrónica son:

1. los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de un vínculo por una relación laboral o legal y reglamentaria

por el pago que se realiza a los pensionados que deben soportar los costos y deducciones en el Impuesto de Renta y complementario e impuestos descontables del IVA, en el caso que aplique.

¿Cuál es la periodicidad del documento soporte para el pago de la nómina electrónica?

Según lo que establece el proyecto de Resolución, el documento soporte para el pago de la nómina electrónica debe ser generado de forma mensual y este debe acumular la información que se encuentra relacionada con los conceptos de valores devengados de la nómina, los valores de las deducciones y el valor total diferencial con respecto a los pagos o abonos en cuenta, que se deriven de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

Calendario para la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica

Los sujetos que se encuentran obligados a implementar el documento soporte para el pago de la nómina electrónica tendrán plazo para realizar la respectiva habilitación en el Servicio Informático de la DIAN hasta el 31 de marzo de 2021. Por otro lado, el plazo para comenzar con la expedición de este documento varía según la cantidad de empleados a cargo, si se trata de entidades del Estado a nivel nacional y territorial o si son sujetos que no se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas.

Calendario de implementación permanente

Este calendario es para las personas que sean consideradas como nuevos responsables en la emisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica, en este caso tienen como plazo máximo dos meses luego de que realicen los respectivos pagos de nómina.  También te puede interesar: Nuevos plazos de facturación electrónica: Resolución 000042 de 2020

Calendario de implementación para los no obligados a facturar

Para el caso de los catalogados como no obligados a facturar y aquellas personas que quieran de manera voluntaria emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, pueden hacerlo desde el 31 de enero de 2021, hasta el 31 de marzo de 2022.

Los voluntarios del soporte electrónico de nómina de manera voluntaria deben hacerlo cumpliendo con todos los lineamientos establecidos, teniendo en cuenta que pueden iniciar desde la fecha en que se habilite el sistema electrónico para cada caso. También te puede interesar: Documentos soporte en compras para no obligados a facturar electrónicamente.

Grupos de implementación

A continuación, relacionamos la información exacta del calendario de implementación para que lo tengas en cuenta.

• Primer grupo: hasta el 30 de abril de 2021 para empresas con más de 251 empleados.
• Segundo grupo: hasta el 31 de mayo de 2021 para empresas desde 11 hasta 250 empleados.
• Tercer grupo: hasta el 30 de junio de 2021 para empresas desde 4 hasta 10 empleados.
• Cuarto grupo: hasta el 31 de julio de 2021 para empresas de hasta 30 empleados.

En conclusión, quienes se encuentren obligados a expedir el documento soporte para el pago de la nómina electrónica cuenta con un plazo de 2 meses, que se cuentan a partir de que realicen los pagos derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria, para iniciar con el procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte y las notas de ajuste del documento en mención.

Si eres uno de los contribuyentes que para este 2021 debe implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica te recomendamos que tengas en cuenta los lineamientos y tanto las fechas de habilitación como las de emisión de estos documentos para que evites problemas legales y fiscales para tu empresa.

Por otro lado, debes saber que en Loggro contamos con un software de facturación electrónica y uno de nómina con los que puedes empezar a facturar electrónicamente lo más pronto posible y realizar los respectivos cálculos de tu nómina sin errores, también tenemos un equipo de especialistas que te pueden asesorar en el momento que más lo necesites.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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