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En este artículo te contamos cuáles son las principales diferencias que se encuentran entre la firma electrónica, el certificado electrónico y la firma digital.
Si debes comenzar a facturar electrónicamente y te estás familiarizando con sus principales términos, te recomendamos tener claro cuál firma debes utilizar para implementar con éxito todo el sistema técnico de control para la facturación electrónica en Colombia.
¿Qué es la firma electrónica?
Es legalmente llamada Instrumento de Firma Electrónica (IFE). En Colombia, la firma electrónica es un mecanismo jurídico que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción que se realice de forma electrónica y permite comprobar su integridad.
¿Qué firma electrónica se utiliza en la facturación electrónica?
La firma electrónica equivale a la firma manuscrita, con la que una persona acepta el contenido de un mensaje a través de distintos medios electrónicos que sean válidos; por esta razón, el IFE es utilizado en el sistema de facturación electrónica. Revisa aquí si el IFE se integra con el sistema de facturación gratuito de la DIAN.
¿Qué garantiza el Instrumento de Firma Electrónica?
Con una firma electrónica puedes garantizar los siguientes aspectos:
- Tanto la identificación como la capacidad jurídica de las partes que están tratando un documento legal o una transacción de carácter electrónico; es decir que se involucran el emisor y el receptor del mensaje.
- La integridad de la transacción o verificación de que la información no ha sido manipulada por terceros.
- El documento se hace irrefutable de los compromisos que se han adquirido en él.
- Garantiza la confidencialidad del contenido gracias a que solamente quienes se encuentren autorizados pueden ver o leer el mensaje.
Principales beneficios del Instrumento de Firma Electrónica
Los principales beneficios que puedes obtener al utilizar el IFE son varios: uno de ellos es la seguridad de los procedimientos que puedes realizar en internet, esto se debe a que la información que se encuentra encriptada solo puede ser leída por quienes tengan los mecanismos electrónicos para leerlos; por ejemplo un proveedor autorizado para prestar el servicio de facturación electrónica.
El Instrumento de Firma Electrónica evita que los documentos o comprobantes electrónicos que sean firmados con esta herramienta puedan ser falsificados o alterados; esto garantiza que son auténticos en todo sentido. A esto se suma que, con el IFE puedes controlar la validez de la información de todos los documentos que tengas que firmar, porque con las características técnicas de la firma digital es muy fácil identificar la identidad de quien firma un documento electrónico.
Proveedores autorizados por la DIAN para generar la firma digital
Si te interesa adquirir tu firma digital sin utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado porque cuentas con tu propio software, ten presente que debes buscar una de las entidades autorizadas por la DIAN para la emisión de firmas digitales, a continuación, relacionamos algunos autorizados:
- Edicom
- Citiseg
- Andes Servicio de Certificación digital
- Gestión de Seguridad Electrónica
- Certicámara
Ten presente que debes asumir el costo de tu firma electrónica y este varía dependiendo de la empresa que elijas para emitir tu firma.
¿Qué es la firma digital?
Por su lado, el mecanismo de firma digital ya no se utiliza en Colombia. Fue sustituido por el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), que a su vez tenía que tener el respaldo de un segundo documento, llamado certificado digital. A pesar de que la firma digital fue remplazada, el certificado digital aún se utiliza en algunas operaciones. La firma digital se utilizaba para firmar documentos electrónicos, como las declaraciones tributarias y, garantizar la seguridad de la información gracias a que está encriptada, esto quiere decir que los datos pueden ser interpretados con una clave o contraseña.
¿Qué es el certificado digital?
Por otro lado, el certificado digital o electrónico es el documento mediante el cual es posible identificar a una persona en internet. Esto se debe gracias a que es un fichero informático que se encarga de asociar a una persona física o jurídica con una serie de datos electrónicos, para esto es importante contar con un tercero de confianza o con una autoridad de confianza que se encargue de autenticar la asociación de datos electrónicos.
Tipos de certificado digital en Colombia
A continuación te explicamos cuáles son los diferentes tipos de certificado digital que puedes encontrar en diferentes documentos utilizados en Colombia:
- La firma biométrica, es decir, las huellas digitales, manos, voz y ojos.
- Firma con un lápiz electrónico al momento de utilizar una tarjeta débito o crédito en cualquier establecimiento.
- Marcar una casilla en un computador, con el mouse o con el dedo para el caso de las pantallas táctiles.
- Firma digital criptográfica que le permite al receptor identificar a la entidad que ha originado dicho mensaje.
- Al usar un usuario y contraseña.
- Cuando se usa una tarjeta de coordenadas.
¿Qué garantizaba el uso de la firma digital?
Cuando utilizabas una firma digital podías garantizar:
- Autenticidad: gracias a que permite la verificación de los datos de identidad de quien firma el documento.
- Integridad: por su posibilidad de lograr que los datos que contiene el documento no sean alterados.
- Confidencialidad: esto se debe a que mantiene la información de forma privada.
¿Qué características tiene la Firma digital?
El IFE cuenta con las mismas características técnicas de la firma digital, aunque se le han sumado otras para garantizar mayor seguridad de los documentos electrónicos.
Garantizaban que la información que contienen los documentos electrónicos es real, verídica y legal:
- Cuenta con los datos de identidad de la persona que firmó el documento.
- Cuenta con una llave privada y pública que contiene la información encriptada con el fin de garantizar la seguridad del documento.
- Tiene una vigencia, es decir, un periodo de tiempo para que la firma tenga validez.
¿Cuál es la diferencia entre firma digital e Instrumento de Firma Electrónica?
En Colombia es frecuente asumir que la firma electrónica y la firma digital son el mismo término, incluso, se desconoce el Instrumento de Firma Electrónica (IFE) como requisito exigidos para facturar electrónicamente.
A pesar de que ambas se encargan de asegurar la veracidad de los documentos firmados y ratifican que la identidad de quien firma es auténtica, el IFE se caracteriza por ser visible únicamente en el formato XML que se exige para las facturas electrónicas que se envían a la DIAN, esto es gracias a que los datos están encriptados por medio de algoritmos que aseguran la autenticidad del documento. Por su parte, la firma digital se utiliza en otros procedimientos, como la declaración de renta.
¿Cuál sirve para facturar electrónicamente?
Solamente el Instrumento de Firma Electrónica, también conocido como firma electrónica o firma digital. ¡No te confundas! Como te puedes dar cuenta la firma electrónica o IFE, el certificado electrónico y la firma digital son herramientas muy distintas que se utilizan para diferentes situaciones, así que si tu interés es cumplir con los requisitos de ley para que tu empresa comience a facturar electrónicamente ten presente que en Loggro contamos con un software de facturación electrónica autorizado por la DIAN para que inicies con esta tarea lo antes posible.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
