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Aunque la implementación de la Nómina electrónica ha venido avanzando gradualmente en Colombia desde 2021, aún son muchas las empresas y personas que tienen algunas dudas frente al cumplimiento de cada paso del proceso para su correcto cumplimiento y más aun entiendo que requieren este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta.
A continuación, presentamos detalladamente la diferencia entre la habilitación y la transmisión de la nómina electrónica para evitar confusiones:
Definamos el concepto de habilitación para el pago de la Nómina Electrónica .
Es el proceso en el que la empresa o persona que tenga empleados y que va a iniciar la transmisión de la nómina electrónica muestra evidencia ante la DIAN que el software que eligió para emitir la Nómina Electrónica funciona correctamente y que adicionalmente está autorizado por la entidad para ejecutar este trámite. Una vez la entidad verifique estos requisitos técnicos previos, el empresario queda automáticamente habilitado para emitir la Nómina Electrónica, en las fechas establecidas.
Pasos para habilitarse ante la DIAN
- Ingresar a la página de la DIAN al módulo de facturación electrónica y escoger la opción habilitación allí encuentras la función del documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, allí deberás completar el registro como emisor de Nómina Electrónica.
- Deberás agrega a los usuarios autorizados que van a reportar y transmitir la Nómina Electrónica de tus empleados.
- Registra la información del software para realizar tu Nómina Electrónica, la información solicitada puede variar, dependiendo de si el software es propio o un proveedor tecnológico.
Ten en cuenta: Debes estar habilitado para emitir facturación electrónica, para que veas en el menú la opción de “otros documentos electrónicos”; en este espacio encontrarás las opciones de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
Te invitamos a leer: ¿Cada cuánto se emite el documento soporte de nómina electrónica?
¿Qué es la transmisión de nómina electrónica?
La transmisión de la nómina electrónica consiste en presentar los pagos de nómina por medio de un documento electrónico en formato .XML que debe ser presentado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Pasos para transmitir la Nómina electrónica.
- Para hacerlo correctamente lo primero es tener toda la información de la nómina para emitirla. Luego de ello, el software valida todos los datos con la estructura y requisitos exigidos para revisión de la DIAN.
- A continuación, la DIAN valida la información aprobando o rechazando el documento y estructura del archivo XML.
- Por último, se genera el archivo PDF y un archivo .XML de los documentos validados y aprobados por la entidad.
¿Qué información debe tener el documento soporte de Nómina Electrónica?
El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos contemplados en la Resolución 000013 de 2021:
- Estar denominado.
- Identificación completa del sujeto obligado.
- Identificación del beneficiario del pago.
- CUNE.
- Numeración consecutiva.
- Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total del salario neto percibido por el empleado.
- El medio de pago utilizado.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado.
- Identificación del software utilizado para la transmisión de la nómina.
Ahora conoces cuáles son las diferencias entre los dos procesos de la Nómina electrónica; habilitación y transmisión y qué aspectos tener en cuenta a la hora de ejecutar estas dos acciones. Como puedes ver, además para dar cumplimiento a lo establecido para la Nómina electrónica, puedes apoyarte en un proveedor de soluciones tecnológicas como Loggro, autorizado por la DIAN. Adicionalmente contamos con diferentes planes diseñados de acuerdo con las diferentes necesidades que puede tener tu empresa en base a su sector empresarial y número de empleados.
Por otro lado, te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que vas a hacer crecer tu negocio, además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para que solucionen tus dudas en el momento que más lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
