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Los software POS se caracterizan por permitirle al empresario, vendedor o tendero la posibilidad de automatizar sus procesos y brindar una mejor atención al cliente.
Contar con un software POS en una empresa representa una mínima inversión que trae gran cantidad de beneficios. Pero, ¿por qué? Porque es una potente herramienta para controlar la operación del negocio en cuanto a las pérdidas, ayuda a elevar la calidad de la atención que se brinda a los clientes y es muy sencillo de utilizar.
Los sistemas disponibles en el mercado se ajustan a las necesidades y tamaño de las diferentes PYME; y los costos dependen del número de facturas que emita cada establecimiento.
Una de las mayores fortalezas del software POS, especialmente si es en la nube, es que permite operar múltiples cajas registradoras, aunque estén en diferentes lugares o sedes. Se puede hacer seguimiento a la apertura de cada caja, registrando su saldo inicial, los movimientos durante el respectivo turno y hacer un cierre controlado. Incluso se puede abrir y cerrar la caja registradora de manera remota, desde Internet, asignar un responsable a cada turno, monitorear el desempeño de una determinada caja registradora y contar con potentes reportes que resumen cómo se recibieron los pagos en cada una: cuánto en efectivo, tarjeta de crédito o débito, cheque, etc.
Además el sistema tiene un registro que discrimina lo que hizo cada operador de una caja durante su respectivo turno, controlando el manejo responsable del dinero y evitando costosas pérdidas a la empresa.
En cuanto a la atención en el punto de venta, el software POS agiliza el tiempo con cada cliente porque puede gestionar rápidamente los grandes volúmenes de facturación que experimentan las PYME en crecimiento. A medida que crecen el número de ítems que gestiona una empresa, la memoria de una persona se hace insuficiente para gestionarlos adecuadamente. Los sistemas POS robustos son capaces de gestionar inventarios que contienen más de 70,000 ítems o referencias. Así, sus poderosos buscadores ayudan a que los empleados sean más productivos en el punto de venta, y tomen decisiones correctas de cuanto comprar de cada ítem que venden para no generar sobre-stock o falta de stock.
Uno de los procesos más comprometidos que se manejan en los puntos de venta son las devoluciones. Con el software POS en la nube es muy fácil hacerlo porque es un sistema completamente integrado, en línea y en tiempo real, con módulos de contabilidad, reportes gerenciales, gestión de clientes y robusto manejo de inventarios. Entonces, rápidamente se puede realizar la devolución parcial o total de mercancía, reversando la transacción de manera automática y generando tanto los asientos contables necesarios como la gestión adecuada del inventario de forma transparente para el usuario.
Este manejo transparente permite hacer una devolución total o parcial sobre una factura, generando automáticamente un comprobante de reverso de la transacción para que no afecte la contabilidad; cambiar un bien defectuoso por otro, creando una nota crédito al cliente que podrá canjear luego por otra mercancía así como entregar dinero en devolución -efectivo o consignación-.
Además de controlar la venta en el mostrador, se controlan los inventarios porque las operaciones se reflejan, en tiempo real, en el estado de resultados y balance. Por ser un sistema POS en la nube, es posible gestionar múltiples puntos de venta de manera consolidada, logrando saber cómo van las ventas en cada uno de ellos, desde cualquier lugar con acceso a Internet.
4 Tips para elegir el mejor software POS
- Los software POS más efectivos son aquellos que operan en la nube, puesto que permiten al empresario conocer las ventas de sus múltiples establecimientos en tiempo real, sin importante cuantos sean o donde se encuentren (además, permiten una gestión igualmente rápida de los stock disponibles en múltiples bodegas).
- Lo más recomendable es que pueda integrarse con datafonos. Así, al realizar una transacción, el número y los datos básicos del medio de pago quedan automáticamente registrados, evitando cualquier error.
- También es importante que se integre con pistolas lectoras de códigos de barra para que, al leer la referencia del ítem, el sistema automáticamente lo cargue en la factura.
- Es necesario que se puedan configurar diferentes puntos de atención de mostrador para que impriman en diferentes tipos de impresoras.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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