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En este artículo te contamos por qué la única forma de generar nóminas electrónicas solamente es posible mediante un software autorizado por la DIAN, pues Gracias a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 se estableció el funcionamiento de la nómina electrónica y su documento soporte de pago de nómina electrónica.
Este es un nuevo sistema con el que esta entidad pretende fortalecer el proceso de facturación electrónica y para estandarizar su operación, la DIAN ha elegido a proveedores específicos que han aprobado las normas técnicas.
¿Por qué solamente se pueden emitir nóminas utilizando un software?
Para estandarizar la información que la DIAN requiere para el control financiero y tributario de las empresas, se estandarizó la emisión de datos específicos y es por esto que a todos los proveedores que se postularon para emitir nómina electrónica se les exigió la aprobación de las mismas pruebas técnicas.
Por eso, cualquier proveedor que contrates para hacer tu nómina electrónica debe cumplir con los requisitos que exige la DIAN para emitir el documento soporte de nómina.
¿Cómo es el sistema para generar la nómina electrónica?
El sistema de nómina electrónica de la DIAN se encuentra dentro del sistema de facturación electrónica que ha venido utilizando esta entidad; esto quiere decir que además de verificar las operaciones de compra y venta de bienes y servicios, exportaciones, importaciones, pagos a favor de no responsables del IVA, también vigila las operaciones relacionadas con los pagos de la nómina que deben realizar las empresas colombianas.
En el documento soporte de nómina electrónica el contribuyente debe reflejar toda la información sobre el valor de la nómina, los valores deducidos y el valor total que se genera entre la diferencia de estos dos. Cabe destacar que cada empleador debe generar una nómina por cada empleado y enviarla a la DIAN para que realice el proceso de validación o rechazo.
¿Cuál es el proceso que se debe seguir para generar la nómina electrónica en Colombia?
La generación de la nómina electrónica cuenta con dos pasos: la habilitación por parte de la DIAN y la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, el paso inicial debe realizarse una sola vez y el segundo lo debes tener claro para que emitas tu nómina, dependiendo del periodo que manejes en tu empresa, es decir quincenal o mensual.
Proceso plataforma DIAN
Lo primero que debes hacer es ingresar a la plataforma de la DIAN y realizar el proceso de habilitación siguiendo los pasos que mencionaremos a continuación.
- Debes ingresar a la plataforma de la DIAN y habilitarte como facturador electrónico si aún no lo has hecho.
- Luego debes dirigirte al menú principal que tiene la plataforma, allí vas a encontrar la opción que dice “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
- Para continuar debes hacer clic en la opción de “Modo de operación”.
- Luego debes realizar las pruebas para que puedas conseguir el estado “Habilitado”
Cabe resaltar que para conseguir el estado de “Habilitado” por parte de la DIAN también debes enviar las pruebas de tus documentos soporte de pago de nómina electrónica.
¿Cómo debes generar tu documento soporte de pago de nómina?
El documento soporte de pago de nómina electrónica lo puedes hacer contratando los servicios de un proveedor de servicios autorizado por la DIAN; este documento soporte de nómina debe cumplir con los requisitos que mencionaremos a continuación.
- Debe incluir los apellidos, nombres o la razón social junto con el NIT del contribuyente que está obligado a generar transmitir y validar el documento soporte de pago de la nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste.
- También debe tener los apellidos, nombres y el número de identificación de quien sea el beneficiario del pago de la nómina.
- Debe incluir el Código Código Único de Nómina Electrónica.
- Incluir el número que corresponde al sistema interno de numeración consecutiva asignado por la DIAN y reglamentado por la Resolución 000013 de 2021.
- Debe incluir los valores de los conceptos que corresponden al valor devengado en la nómina.
- Incluir los valores de los conceptos que están relacionados con los valores que se deben deducir en la nómina.
- Debe estar reflejado el valor total de diferencia, el cual corresponde a la diferencia que existe entre el valor total devengado en la nómina, menos el valor total que se le debe deducir.
- También debes indicar cuál es el método de pago que vas a utilizar.
- Incluir la fecha y hora en que generes tu documento soporte de nómina electrónica.
- Debe incluir la firma digital del obligado a generar, transmitir y validar la nómina electrónica, ten presente que puedes utilizar la que usas en tus facturas electrónicas.
¿Por qué debes generar tu nómina electrónica con un software de nómina?
En Colombia son muchas las empresas que están digitalizándose, porque esto trae distintos beneficios, desde optimizar sus procesos hasta tener una reducción significativa en sus costos; en este aspecto la nómina electrónica no se queda atrás porque existen diferentes proveedores que prestan este servicio y ofrecen las siguientes ventajas.
Tu empresa gana tiempo
Gracias a la facilidad y la rapidez con la que se puede generar la nómina electrónica, la automatización de los procesos, el envío y almacenamiento de los archivos con un software, es posible reducir el tiempo de generación y de consulta de la nómina de tu empresa.
Tienes mayor acceso
Con la generación de la nómina electrónica digital es más fácil recuperar o buscar los documentos de nómina de tus empleados, a esto se suma que muchos proveedores funcionan en la nube lo que te ahorra costos en equipos, te evita riesgos de perder tu información y puedes acceder desde el lugar que quieras.
No necesitas un archivo físico
Otro de los beneficios importantes de generar la nómina electrónica con un software de nómina electrónica es que sustituyes el papel por archivos electrónicos, esto te evita que destines un espacio físico para almacenar tus documentos y lo reemplaces por la nube o por la memoria de tu computador. Esto quiere decir que tus archivos nunca se van a perder como sí puede ocurrir con un archivo físico.
Los software de nómina electrónica son seguros
Gracias al tipo de archivo XML y la firma digital tus documentos soporte de pago de nómina electrónica van a ser seguros y no correrán el riesgo de ser modificados, además cuentan con validez legal.
Puedes ahorrar dinero
Con la generación de la nómina electrónica ahorras dinero porque evitas el uso del papel, tóner, sobres, sellos, archivadores, mensajería y horas del personal que la puedes invertir en otras tareas importantes.
Esto es lo que debes saber acerca de cómo es el proceso que debes seguir si quieres generar la nómina electrónica de tu empresa, recuerda cumplir con cada uno de los requisitos para que tu nómina no sea rechazada por la DIAN.
Por otro lado, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica autorizado por la DIAN y que se puede ajustar a las necesidades de tu empresa para que no pagues por funciones que no vas a utilizar, además ponemos nuestro equipo de especialistas para que te asesoren en cualquier momento de la generación de tu nómina.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
