¿Cómo funciona la firma electrónica con proveedor de facturación?

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Aunque pareciera compleja, la facturación electrónica es muy sencilla y trae muchos beneficios; sin embargo, existen grandes dudas, especialmente en lo referente a los requisitos que deben cumplir los obligados a facturar electrónicamente, dentro de ellos la forma en la que funciona la firma electrónica mediante un proveedor de facturación.

En este artículo solucionamos tus dudas al respecto, aunque antes de empezar es importante aclarar dos términos para explicarte la forma en la que funciona “la firma digital”. 

¿Qué es el certificado electrónico? 

El certificado electrónico en Colombia es un documento netamente digital que cuenta con todos tus datos personales y se encarga de identificarte en Internet. Debes tener presente que para tener este reconocimiento debes estar aprobado oficialmente, en este caso por la DIAN. El certificado electrónico se utiliza para firmar las facturas electrónicas, aunque gracias a su función de respaldar los documentos electrónicos se confunde constantemente con la firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica o digital? 

El nombre legal es Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y fue consagrado por la Resolución 070 de 2016 para reglamentar el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y dentro de sus principales características están:

1. Identidad electrónica
2. Contraseña de la identidad electrónica
3. Código electrónico
4. Vigencia
5. Es gratis
6. Exclusividad 

Operaciones en las que utilizas la firma electrónica 

Aunque son diferentes, tanto el Instrumento de Firma Electrónica, como el certificado electrónico reconocen la autenticidad de una persona natural o jurídica, por eso se suele usar la firma electrónia en:

• Declaración de impuestos
• Facturación de IVA
• Actualizaciones del RUT

Para solicitar rangos de facturación 

Formas de usar el certificado electrónico o  firma electrónica

Teniendo en cuenta que es un requisito obligatorio, hay tres opciones bajo las cuales funciona el certificado electrónico, también conocido como firma electrónica o documento electrónico. Para utilizar el certificado que está incluido en el software de gestión administrativa solamente hace falta hacer una configuración previa en la que te ayudará el equipo de soporte de tu software.

Una vez parametrizado tu software podrás facturar tranquilamente cuantas veces necesites. Te recomendamos revisar aquí un artículo sobre qué tan fácil es facturar electrónicamente para que consultes qué trámites se deben realizar antes de empezar con tu proceso de facturación.

Si prefieres comprar tu propio certificado digital a alguna de las entidades autorizadas por la ONAC será importante que realices todo el proceso de integración y de parametrización. Puede resultar un poco más extenso el procedimiento. Estas son las entidades autorizadas por para emitir certificados:

• Certicámara SA
• ANDES
• Gestión de seguridad electrónica SA
• Edicom
• Tomas Sign SAS
• Olimpia Management

Puede funcionar integrándola a tu software de gestión 

A pesar de que tiene el certificado electrónico incorporado, Loggro te permite integrar tu propio certificado de la DIAN, así que tú decides; sin embargo, te sugerimos revisar los costos asociados a la solicitud de tu “firma electrónica”, aún sabiendo que Loggro cumple con todos los requerimientos de Ley por estar totalmente aceptado por la DIAN. 

Ventajas de usar un software de facturación con certificado incluido 

• Evitas trámites en nuevas empresas
• Evitas costos adicionales
• Evita integraciones que al mediano plazo requieren actualizaciones
• Evita procesos más largos de autorización ante la DIAN

Operar con la que trae el software 

Loggro es un software de gestión que además de permitirte digitalizar la operación de tu empresa te da el beneficio de facturar electrónicamente ya que tiene su propio sistema de facturación. 

Contratar tu propio certificado de facturación 

​Si estás pensando en contratar de forma directa tu certificado electrónico, sin ayuda de algún proveedor tecnológico, debes solicitarlo a cualquier entidad que se encuentre registrada ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Estas entidades son las únicas que cuentan con firmas autorizadas por la DIAN.

Debes tener presente que si estás interesado en adquirir tu certificado digital; en promedio, cuesta 700 000 COP, aunque varía levemente, dependiendo del tipo de entidad que lo solicite.

¿Cómo puedes acreditarte en Certificación Digital? 

El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) es el encargado de acreditar a todas las entidades en certificación digital, esta entidad se encarga de evaluar las competencias que tienen para cumplir con los criterios específicos de acreditación, los estándares técnicos necesarios, que cumplan con la legislación, con las normas internacionales y lo demás que se aplica a la infraestructura de llave pública, para prestar servicios de certificación digital.

De acuerdo con el Artículo 29 de la Ley 527 de 1999, la entidad que se acredite debe contar con personal calificado, infraestructura física y tecnológica, procedimientos adecuados y su correspondiente sistema de seguridad con el fin de que puedan crear firmas digitales y electrónicas propias y que también sean capaces de prestar todos los servicios para quienes soliciten su acreditación

Actividades que pueden realizar las Entidades  de Certificación Digital

Todas las entidades de certificación digital que se encuentran acreditadas por el ONAC para:

• Emitir de certificados que estén relacionados con las firmas digitales o electrónicas de las personas jurídicas o naturales.
• Emitir los certificados de la verificación en cuanto a la alteración entre el envío y la recepción de los mensajes de datos o de documentos electrónicos transferibles que lo necesiten.
• Facilitar o brindar el servicio de generación de datos para la creación de firmas digitales certificadas de quien lo necesite.
• Brindar o facilitar el servicio de estampado y registro cronológico en la transmisión, creación y recepción en los mensajes que contengan datos.
• Facilitar o brindar el servicio de creación de datos en la generación de firmas electrónicas.
• Ofrecer el servicio de custodia, registro y anotación en los documentos electrónicos que se transfieran.
• Facilitar u ofrecer el servicio de conservación y archivo de los documentos electrónicos y mensajes de datos.

Cómo cumplir con tu obligación de facturación  con certificado digital

1.  Software de gestión administrativa

El software de facturación te permite, obviamente, cumplir con el requisito legal de facturación electrónica a la vez que conecta tu facturación con varias áreas de tu empresa; es decir que por el mismo precio o incluso muy por debajo de los sistemas de facturación, puedes acceder a una solución que digitaliza toda la operación de tu empresa. Ten presente que la facturación es una parte vital que mueve otras áreas de tu negocio, por ejemplo el inventario, el sistema de cobros y caja, la contabilidad, las operaciones bancarias, entre otras.

Por estar vinculada a diferentes procesos es importante que no la asumas como una operación aislada, sino que la mantengas vinculada a todos los trámites que lleves a cabo para tener en orden tu empresa, pues la coherencia de estos procesos, además de ayudarte a tener claro cómo va tu negocio,te permite albergar información importante en el largo plazo. 

2.  Sistema de facturación autorizado por la DIAN 

Este tipo de sistemas te permite cumplir con tu requisito legal, ya que también han sido autorizados por la DIAN; sin embargo, muchas de las soluciones que están en el mercado solamente te permiten facturar electrónicamente y dejan de lado otro tipo de operaciones importantes; es decir que no se vinculan con tu operación contable y financiera, con tu sistema POS, cobros, caja, inventarios, proveedores, entre otros.

Firma electrónica: requisito de la factura electrónica  (Art. 617 Estatuto Tributario)

​La importancia del certificado electrónico radica en que es uno de los requisitos que deben todas las facturas electrónicas. De acuerdo con el Artículo 617 del Estatuto Tributario, las facturas electrónicas:

1. Debe llamarse “Factura electrónica”.
2. Nombre o razón social de quien emite la factura.
3. Documento de Identificación del adquiriente de la factura electrónica.
4. Fecha de expedición de factura electrónica.
5. Descripción de los artículos o servicios de la transacción.
6. Valor total.
7. El nombre o razón social y el NIT del proveedor de facturación electrónica
8. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
9. Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
10. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
11. Discrimina el impuesto al consumo en caso de ser necesario
12. Incluye el certificado electrónico para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
13. Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Nuestra invitación es a que evalúes los pro y los contra en la implementación de tu facturación electrónica; si bien no es un proceso crítico ni engorroso, sí es importante que preveas costos económicos y de operación al largo plazo.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.