¿Cómo elegir proveedor de facturación electrónica?

Muchas empresas están eligiendo su sistema de facturación porque la DIAN está en su fase de masificación de la factura electrónica y cómo elegir el proveedor correcto puede resultar una pregunta inquietante; sin embargo, escoger el mejor software de facturación electrónica es una tarea fácil si tienes en mente el beneficio a mediano y a largo plazo de tu empresa. En este artículo te contamos cuál es la forma de elegir el mejor software para tu empresa.

Cualquier empresa cuenta con retos muy altos en temas operativos, administrativos y económicos. Las actualizaciones de todo tipo también debes verlas como un aliado estratégico en tu empresa para hacer que tu negocio se destaque y tenga un valor agregado fuerte, tanto de adentro hacia afuera, como al interior de tu empresa.

Por estas razones y ante las disposiciones necesarias para implementar la facturación electrónica, debes tener en cuenta las necesidades con las que cuenta tu empresa y ser consciente de que el sistema de facturación electrónica se ajustará y actualizará dependiendo del alcance y el avance que tengas en tu administración tributaria y en los procesos que se realizan en tu empresa.

La facturación electrónica mejora los procesos de tu empresa

Muchas empresas están pensando en adquirir un software que les ayude en sus procesos contables y a cumplir con los lineamientos de facturación electrónica que ha dispuesto la DIAN, pero por otro lado aún existen muchos que piensan que la implementación de la facturación electrónica en sus compañías representa dificultades difíciles de afrontar, debes tener presente que con la ayuda de un software puedes cumplir con todo lo dispuesto por la DIAN de manera fácil y los procesos administrativos de tu empresa serán más eficientes.

Funciones principales de un software de facturación electrónica​

Con un software puedes tener muchas funciones contables que sean de gran ayuda para tu empresa; esto se debe a que no solo se encargan de realizar facturas electrónicas, sino que también son capaces de realizar otras tareas de suma importancia.

Es importante que analices si el software que vas a contratar las incluya o por lo menos que cuente con las que más necesita tu empresa.

• Realizan facturas teniendo en cuenta las características establecidas por la DIAN.
• Son capaces de automatizar tu contabilidad.
• La mayoría se trabajan en la Nube, lo que reduce el peligro de perder tu información; a esto se suma que también puedes usarlo en el lugar que desees.
• Son muy precisos en el procesamiento de datos. Esto te evitará errores que pueden ocurrir con métodos tradicionales.
• Te ayudan en la toma de decisiones importantes de tu empresa, gracias a su forma ordenada de presentar datos sobre la salud y el estado financiero de esta misma.
• Son adaptables, gracias a que se ajustan a los requisitos que tiene tu empresa.
• Es posible personalizar el nivel de usuario, así eres tú quien decide qué tipo de información puede ser editada por cada colaborador.
• Soportan sobrecargas de información, lo que con seguridad hará que puedas trabajar la cantidad de datos que necesites sin el temor de que se interrumpa su funcionamiento.
• Son muy fáciles de utilizar; esto quiere decir que cualquier persona con un conocimiento mínimo puede utilizar diferentes categorías.
• Son muy seguros, gracias a que controlan diferentes protocolos de seguridad estables y muy eficientes.
• Puedes gestionar informes contables de los aspectos que necesites: por ejemplo de pérdidas, ganancia, balances con la facilidad de periodificarlos a tu gusto.
• Son auditables, lo que te ayudará al momento de identificar errores y quien los realizó.
• Crean reportes importantes solo con un clic.

Otros aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir tu software de facturación

Como ya lo has visto un buen proveedor de facturación electrónica no solo te va a ayudar a ahorrar dinero en tu empresa, sino que también vas a poder cambiar tu cultura organizacional y que sea más eficiente. Pero a pesar de estas funciones operativas básicas y muy necesarias existen otras tres que debes tener en cuenta a la hora de elegir tu software de facturación electrónica.

Debe está autorizado para facturar​

Las facturas electrónicas solo pueden ser generadas por proveedores autorizados que autorice la autoridad fiscal. Para comprobar si tu proveedor se encuentra autorizado puedes llamar o revisarlo en el sitio web de la DIAN, en este lugar se encuentra una lista con todos los proveedores autorizados.

Es de gran importancia que el proveedor que contrates cumpla con todos los lineamientos que establece la DIAN para facturar electrónicamente, de esta manera tendrás la confianza de que tus documentos tributarios son legales y válidos.

Ten en cuenta el precio de tu proveedor de facturación 

​Como es claro el precio es uno de los aspectos importantes al momento de buscar un proveedor de facturación. Ten en cuenta las opciones de servicio adicionales a la facturación electrónica y procura que estos servicios contribuyan a la agilidad en tu empresa.

En muchas ocasiones los proveedores de facturación te ayudan con la capacitación de tus trabajadores y gestionan la implementación del sistema o en la migración de tus datos contables.

Además es importante que dentro del precio está incluido el soporte ilimitado, pues muchos software de facturación aprovechan la coyuntura para cargar paquetes de capacitación adicional, que si bien son provechosos para la puesta en marcha y para la solución de fallas técnicas, tienen costos adicionales.

Si quieres saber cuánto cuesta facturar electrónicamente, te invitamos a que te leas este artículo en el que te explicamos por qué es más económico y menos costoso adquirir un software de gestión empresarial o ERP, como Loggro, que incluya la facturación electrónica, en comparación a un software que solamente te ofrece el sistema de facturación electrónica: esto vale facturar electrónicamente para 2020.

Tu proveedor debe ser escalable

Una parte muy importante del servicio de facturación electrónica tiene que ver con la cantidad de documentos que generas al mes y cómo esto puede presentar un cambio al pasar el tiempo. Te aconsejamos que cuentes con un proveedor que sea capaz de soportar tus labores para el momento en que tu negocio crezca; además es importante que se pueda adaptar a las nuevas necesidades de manera eficaz y sencilla.

Los documentos electrónicos pueden ser notas crédito, débito y la factura electrónica. Revisa aquí un artículo completo sobre los comprobantes o documentos electrónicos asociados a la facturación electrónica.

Estos son los aspectos principales que te aconsejamos a la hora de elegir el proveedor de facturación electrónica de tu empresa, ten en cuenta que en Loggro cumplimos con todos los lineamientos establecidos por la DIAN y además tenemos el compromiso de ayudarle a tu empresa a crecer de la mano de alianzas estratégicas con Bancolombia, Credibanco, entre otras.

Además del abanico de ventajas que te brinda Loggro, podemos garantizarte que prestamos el servicio de facturación de forma directa, sin subcontratar otras soluciones, lo que te ahorrará dolores de cabeza a la hora de ejecutar la puesta en marcha de tu software y cuando requieras servicio asistido para solucionar fallas específicas.