Calendario para saber en qué fecha implementar nómina electrónica

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Las fechas para emitir la nómina electrónica de tu empresa dependen del número de colaboradores que trabajan contigo. Aquí te contamos más sobre esta nueva obligación, que llegó con el nuevo año.

Luego del éxito que tuvo la masificación de la facturación electrónica en Colombia, la DIAN anunció la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 con el objetivo de impulsar la nómina electrónica como una herramienta más que aporte en la transformación digital de las empresas en Colombia. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber acerca del calendario y fechas específicas de implementación de la nómina electrónica en 2021 para que sepas cuándo implementar en tu empresa la nómina electrónica.

¿Cómo va a funcionar la nómina electrónica en Colombia?

La nómina electrónica es una nueva función para la generación de la nómina en las empresas colombianas que estará integrada con el sistema de facturación electrónica que ya se encuentra funcionando y la obligatoriedad será progresiva, teniendo en cuenta el calendario que contempla los diferentes grupos de obligados y plazos. La mejor opción para implementar este nuevo sistema de nómina electrónica dentro de una empresa es contratar a un proveedor especializado en facturación electrónica autorizado por la DIAN.

¿Quiénes son los obligados a emitir la nómina electrónica en Colombia?

Según el nuevo proyecto de Resolución emitido por la DIAN, los obligados a generar, transmitir y validar la nómina electrónica de sus empresas por medio del nuevo sistema que ha desarrollado la DIAN serán todas las empresas y contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuentas que se encuentran asociadas a una vinculación laboral, legal o reglamentaria y por pagos a pensionados, que en todo caso deben usar estos pagos para sus costos y deducciones.

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Calendario de obligados a emitir nómina electrónica en Colombia para 2021

Del mismo modo, con la publicación de la Resolución para la nómina electrónica, la DIAN ha establecido un calendario para empezar a implementar la nómina electrónica. Este calendario se encuentra categorizado por el número de empleados con el que cuentan las empresas obligadas y sus fechas para empezar con la implementación son las siguientes:

Implementación para empresas que cuentan con más de 250 empleados

Según el nuevo proyecto de Resolución para la nómina electrónica, las empresas que cuenten con más de 250 empleados tendrán como fecha de habilitación el próximo 31 de mayo de 2021 y su fecha máxima para el inicio de la transmisión será el 1 de julio del mismo año.

Implementación para empresas que cuentan con 101 y hasta 250 empleados

Para el caso de las empresas que cuentan con 101 y hasta 250 empleados, su fecha de habilitación para la nómina electrónica será el próximo 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con la transmisión es el 1 de agosto de 2021.

Implementación para empresas que cuentan con 11 y hasta 100 empleados

Las empresas que cuentan con 11 y hasta 100 empleados su fecha de habilitación para la nómina electrónica será el próximo 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con la transmisión es el 1 de septiembre de 2021.

Implementación para empresas que cuentan con 4 y hasta 10 empleados

Las empresas que tienen de 4 a 10 empleados tienen como fecha máxima el 31 de mayo de 2021 para iniciar con la habilitación de la nómina de forma electrónica y la fecha máxima para iniciar con la emisión será hasta el 1 de octubre de 2021.

Implementación para empresas que cuentan con 2 y hasta 3 empleados

Para las empresas que cuentan con 2 y hasta 3 empleados la fecha de habilitación para la nómina electrónica es el 31 de mayo de 2021 y su fecha máxima para iniciar con la transmisión será el 1 de noviembre del mismo año.

Implementación para empresas que cuentan con 1 empleado

Las empresas que cuentan con 1 empleado la fecha de habilitación para la nómina electrónica es el 31 de mayo de 2021 y su fecha máxima para iniciar con la transmisión será el 1 de diciembre del mismo año.

Implementación para los no obligados a expedir factura electrónica de venta

Para el caso de los sujetos que no se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas de venta la fecha para su habilitación de nómina electrónica será el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar la transmisión será el próximo 31 de mayo de 2022.

Implementación para los nuevos sujetos que deban generar documento soporte para el pago de la nómina electrónica

Los nuevos sujetos que deben generar el documento para soportar el pago de la nómina electrónica y las debidas notas de ajuste, como el soporte para la solicitud de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA tienen como plazo 2 meses.

Este tiempo se contará a partir del momento que realicen los pagos y abonos en las cuentas asociadas a una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad al inicio de la vigencia del proyecto de Resolución. Recuerda realizar previamente el proceso de habilitación y transmisión del documento soporte de pago para la nómina electrónica, las notas de ajuste para este documento, y tener en cuenta la fecha máxima para empezar con la generación de estos documentos o comprobantes electrónicos.

Implementación de la nómina electrónica para voluntarios

Del mismo modo que la facturación electrónica, existe la opción de ser voluntario de nómina electrónica para quienes decidan adelantarse al proceso de masificación antes de la obligatoriedad general. Será posible que seas voluntario de nómina electrónica siempre y cuando cumplas con todos los requerimientos que ha dispuesto la DIAN para regular la nómina electrónica.

Función del sistema de nómina electrónica

Según lo plantea el proyecto de Resolución, las empresas que se encuentran obligadas a emitir su nómina electrónica deben generar estos documentos de soporte mensualmente con su respectivo envío a la DIAN con un plazo de 10 días.

Proceso de validación de la nómina electrónica

Una vez la empresa transmita su nómina electrónica a la DIAN, esta entidad se encargará de validar la información y emitirá un documento para validarla o rechazarla, tal como ocurre en la validación previa de la facturación electrónica. Cuando la validación sea satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para que sea conservada o para otros fines.

Proceso de rechazo de la nómina electrónica

Si la DIAN rechaza la validación de la nómina electrónica de una empresa, esta recibirá una notificación electrónica con una relación de los errores cometidos para que la genere de nuevo con los respectivos cambios, esta debe ser transmitida nuevamente hasta que la DIAN apruebe su validación.

Estos son los principales aspectos que debes conocer acerca del calendario de implementación de la nómina electrónica que ha publicado la DIAN en su nuevo proyecto de Resolución. Ten presente que para muchas empresas la fecha de habilitación inicia el mismo día, pero su fecha de transmisión varía, por esto debes ponerte al día con todos los lineamientos para que la puedas implementar con los tiempos establecidos. Por otro lado, te recordamos que en Loggro contamos con un software de nómina y otro de facturación electrónica con los que podrás comenzar a cumplir con estos nuevos lineamientos, también puedes contar con la asistencia de nuestro personal de apoyo para que ellos te guíen en la implementación de este nuevo proceso.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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