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Con la facturacion electronica marchando en Colombia, es vital que las organizaciones y su entorno estén ya concientizados de este proceso que permitirá a todos ellos ser más eficientes y más diligentes cuando de reportar información a la autoridad fiscal se trata.
Por ello, para poder hacer de este proceso implantación de modo amigable, será siempre necesario poder obtener un software que tenga integrado la facturacion electronica, para así no estar pendiente de dos sistemas. Generalmente, los paquetes de facturación electrónica van separados con el software que usa el negocio, por lo que se obliga a las empresas registrar dos veces la información de su facturación, lo que expone a la compañía a un posible error humano en el ingreso de la información y a las áreas financieras a adicionar un control más en un proceso rutinario y que no genera valor, volviendo así un proceso ineficiente y más costoso para la empresa.
Por ello, es importante saber cuáles son los beneficios que tiene obtener un software contable con facturación electrónica integrada, para así facilitar el proceso y minimizar el impacto en términos de controles y errores.
Un proceso menos, es un dolor de cabeza menos
Como se mencionó en líneas anteriores, una de las realidades sobre la facturación electrónica, es que esta se vende separado del software contable, lo que indudablemente pone a las empresas a estar pendientes de dos controles, de dos informaciones, de dos bases datos y a controles adicionales, para un proceso rutinario y que no genera valor como lo es la facturación electrónica. La ventaja de poder tener un software contable con facturación electrónica integrada radica en que un solo proceso bastará para satisfacer las necesidades de información de la empresa como para la DIAN.
Adicionalmente, la posibilidad de hacer un solo proceso de trazabilidad que cualquier interesado desease hacer sobre el proceso, mitigando así los riesgos que representa para la compañía que una información repose en un lado, pero no del otro.
Lo anterior sin duda permitirá a las empresas a ahorrar más tiempo en este proceso, siendo así más eficientes.
Eficiencia en términos de flujo de caja
Otra de las grandes ventajas de un software contable con la facturación electrónica integrada es la facilidad y practicidad que representa poder contar con un pago centralizado. Como bien se indicó, al ser la mayoría de los software de facturación electrónica un programa aparte del software contable del uso común de la compañía, eso genera que deba pagarse por otro servicio independiente. Adicional, ese tipo de modelos tienen enfoques en los que se cobran un valor por un número de documentos generados, otros modelos tienen rangos y a partir de ahí se pacta un precio por documento generado (factura electrónica, nota crédito electrónica y nota débito electrónica). Poder contar con un software contable con facturación electrónica integrada, facilita que simplemente con la tarifa que pagas anual o mensual de tu software contable, este servicio ya está incluído, lo que facilita la gestión de flujo de caja y un proveedor a pagar menos.
Todo en uno
Al tener un software contable con facturación electrónica integrada, facilita la labor de los contadores y administrados en materias de reportería a la DIAN, dado que no depende de dos sitios. Así que la información contable y la tributaria siempre serán las mismas evitando reconciliaciones y otros procesos extras manuales de validación.
Esto potencia la transparencia y la fiabilidad de la información que está en el software, mitigando así los archivos de excel externos que están susceptibles al error humano por situaciones de digitación u otros, todo consignado en el software contable permite generar mejores controles para toda la compañía, pudiendo así enfocar sus esfuerzos en otros procesos que la empresa necesita y sean más impactantes para el negocio.
Una sola capacitación, para muchos propósitos
Varios de los modelos de facturación electrónica se venden por separado del software contable, eso conlleva a que los funcionarios deban sí o sí adquirir una capacitación adicional, lo que se traduce en mayores costos por capacitación al personal y, por ende, un mayor costo administrativo dado la curva de aprendizaje que cada empleado tiene. Poder contar con un software contable con facturacion electronica integrada garantiza una disminución de ese costo y de esa curva de aprendizaje, ya que bastará una sola capacitación de un solo programa que garantizará que el empleado sepa abarcar todas las necesidades transaccionales de la compañía dentro de un mismo software.
Facilidades en términos de reportería
Poder contar con un software contable con facturación electrónica integrada, permitirá que empresarios, contadores y todo el personal involucrado tenga una mejor solución en términos de reportería.
Partiendo de que la facturación electrónica está siendo vigilada por la DIAN, es de suprema importancia que la información que se le reporte a ella coincida con la que reposa en los libros de la compañía.
Un error de reportería porque en un software había menos o más respecto a la información reportada en el software de facturación electrónica, podría ser entendida bajo la óptica de la DIAN como un error de información lo que podría acarrear grandes sanciones para las empresas. Por ello, si está todo integrado, los controles a ejecutar para parte como gerencia, control interno y revisoría fiscal, serán mucho más fáciles y garantizarán una mayor transparencia ante los entes de control.
Por ello, poder contar con un software contable con facturación electrónica integrada, facilitará que estas labores de reportería no contengan errores de esta naturaleza, lo que mitiga la posibilidad de una potencial sanción por errores en la transmisión de la información. No vale la pena pagar un programa adicional, si así mismo se corre la posibilidad de que haya una erogación de carácter sancionatorio por parte de la DIAN.
Como conclusión, es notorio que poder contar con un software contable con facturación electrónica integrada, permitirá establecer grandes ahorros en términos financieros, administrativos, de control y hasta fiscales, haciendo así a las empresas más eficientes ante un proceso rutinario. ¿Estás interesado en un software contable que tenga la facturación electronica integrada? Conoce a LOGGRO.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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