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Software para controlar inventarios en empresas: ¿Cómo evitar el robo de inventario en mi negocio? Parte 1

Para los empresarios PYME, el robo de inventario puede ser uno de sus grandes dolores de cabeza y motivos de pérdidas inesperadas en el negocio.  Típicamente, el robo de inventario se da debido al manejo informal del mismo, lo que permite que empleados inescrupulosos se aprovechen de la falta de controles.  He aquí algunos tips para evitar este nocivo y peligroso robo:

  • Un primer y muy importante paso para prevenir el robo de inventario es asegurar un control organizado y sistemático sobre el mismo.  En teoría, esto se puede hacer en papel o a través de un sistema.  Sin embargo, manejarlo en papel es sumamente complejo y dispendioso.  Por eso, en el mundo moderno, son pocas las empresas, grandes o pequeñas, que logran éxito en su manejo de inventario sin la utilización de un software;
  • Nuestro primer consejo, entonces, es que busque un software que le permita sistematizar el manejo de su inventario (típicamente conocido como un software de gestión empresarial o ERP).  No tiene que ser un software costoso (existen muchos en el mercado, como lo es Loggro, que por una suma mensual económica le ofrecen esta funcionalidad). Sin embargo, sí debe ser un software diseñado para el propósito específico de gestionar una empresa, especialmente en lo referente al manejo de inventarios (Excel, por ejemplo, no funciona para este propósito, pues los datos los puede cambiar cualquiera y no reviste los controles necesarios para prevenir abusos o alteraciones en la información). 
  • Una vez adquirido el software de gestión, usted se debe concientizar de cuidar su inventario por todos los frentes.  Para empezar, es necesario estructurar la recepción de su mercancía.  Toda remisión que llegue de sus proveedores debe ser cotejada, de tal forma que los documentos de remisión estén acordes con la mercancía física que se recibe.  Una vez cotejada, la mercancía debe ser ingresada al sistema, con su debido costo, fecha de ingreso, y números de serie u otro factor identificador (por ejemplo, color, talla, referencia, etc.).  Una buena práctica en este frente es que la persona que recepcione e ingrese la mercancía sea diferente a la persona que factura (para evitar un escenario de “juez y parte”).  Cuando esto no es posible debido al tamaño de la empresa, recomendamos que alguien --por ejemplo el dueño del negocio--esté presente, al menos ocasionalmente, en el proceso de recepción de mercancía. 

Acerca de Loggro

Descubre Loggro, el software de inventarios que te ayudará a controlar todos los activos de tu negocio de manera rápida, fácil y segura, para que no pierdas un solo peso. Adicionalmente, Loggro es integral pues también presta las funciones de software de facturación, software POS y como generador de reportes gerenciales.

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