ÚLTIMA NORMATIVIDAD SOBRE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Hombre y mujer trabajando

Las modificaciones sobre la facturación electrónica se han introducido dentro de seis Resoluciones expedidas por la DIAN. En este artículo te contamos cuáles han sido esas Resoluciones y cuál aplica en tu caso como facturador electrónico.

La normatividad depende de la fecha en la que empezaste

Para saber qué normatividad de facturación electrónica debes seguir es importante que tengas presente la fecha en la que empezaste a facturar electrónicamente; si fue antes del 18 de enero, debes regirte bajo la Resolución 1122 de 2019. En esta Resolución, la DIAN publicó un listado de obligados y estableció fechas específicas de acuerdo con la actividad económica. Si, por el contrario, empezaste a facturar luego del 18 de enero, deberás revisar cuidadosamente la Resolución 20 del 26 de marzo de 2019.

A continuación, te contamos cuáles son las Resoluciones que se han emitido sobre facturación electrónica, de la más reciente a la más antigua para que tengas claridad cuáles cambios se han introducido en cada una.

Resolución 0030 de 2019

Esta Resolución fue emitida el 29 abril de 2019 y en sus Artículos 15 y 16 modificó la Resolución 20 y en esta se señalan los requisitos de la factura electrónica con validación previa a su expedición, así como las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación.

Además, en esta resolución se habla de fechas máximas para la emisión de la factura electrónica; sin embargo, de acuerdo con información de La DIAN esta afirmación de “fecha máxima” debe entenderse como la fecha en la que el facturador debe registrarse para empezar a facturar electrónicamente. El artículo 3, parágrafo 3, explica uno de los cambios que se introdujeron en esta Resolución:

  • Los sujetos obligados a expedir factura de venta que deban cumplir con lo indicado en los calendarios 1 y 2 de que trata el artículo 3 de la resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, podrán contar con (2) meses adicionales a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta; lo anterior no aplica para los contribuyentes inscritos en el año 2019, en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación-SIMPLE- «

Resolución 000020 de 2019

Si empezaste tu proceso de facturación luego del 18 de enero o si aún no lo has iniciado, ten en cuenta esta Resolución, expedida el 26 de marzo de 2019, específicamente el Artículo 2 que hace referencia a los sujetos convocados por la DIAN para expedir factura electrónica de venta con validación previa. En esta Resolución, la DIAN indica quiénes deben hacerlo y en el artículo 3 especifica el calendario de implementación.

Para entender este calendario es importante que tengas en cuenta dos fechas: el registro informático y la expedición inicial de facturas. Además, será importante que tengas presente el grupo al que perteneces, revisando tu actividad económica.

Resolución 1122 de 2019

Esta resolución habilita a las personas que hayan optado por la emisión de la factura y publica el listado de los obligados hasta dicha fecha de acuerdo con el Decreto 2242 que se retomó en el Decreto 1625 de 2016 y bajo la normativa del artículo 684-2 del ET.

Decreto 2242

El Decreto 2242 se publicó en 2015 y surgió luego de la Reforma Tributaria de 2014. Algo similar ocurrió con la Resolución 000020 que se publicó luego de la Reforma Tributaria de 2018 o Ley de Financiamiento; si te interesa conocer cuáles fueron los cambios que introdujo la reciente Reforma Tributaria, te invitamos a que leas: Facturación electrónica y Ley de Financiamiento. El Decreto 2242 pretendió liberar al país de la brecha de evasión de impuestos, pero también buscaba monitorizar las transacciones de los colombianos en tiempo real

Decreto 1625 de 2016

En este Decreto se especifican varias cuestiones técnicas y algunas procedimentales sobre la facturación electrónica. Te contamos algunas de ellas.

Ámbito de aplicación de la facturación electrónica:

En este Decreto se especifican varias cuestiones técnicas y algunas procedimentales sobre la facturación electrónica. Te contamos algunas de ellas.

  1. Personas naturales o jurídicas obligadas a facturar y que fueron seleccionadas por la DIAN,
  2. Las obligadas a facturar y opten por facturar electrónicamente.
  3. Los voluntarios de la facturación electrónica que deciden empezar el proceso, a pesar de no estar obligados, de acuerdo con los requisitos del Estatuto Tributario.

En el Decreto se estipula cuál es el procedimiento para solicitarle a la DIAN la habilitación; en su numeral 1.6.1.4.1.10 se especifica el paso a paso y los requisitos que deben cumplir los obligados.

Definiciones para entender la facturación electrónica

También se establecen algunas definiciones para entender mejor la facturación electrónica; sin embargo, en Loggro sabemos cuáles son las necesidades de los obligados, revisores fiscales y contadores y por eso creamos un artículo que además de recopilar las definiciones de este Decreto, explica toda la terminología que debes conocer. Consulta aquí: Glosario para entender la facturación electrónica.

Dentro de las definiciones que publicó el Decreto, están:

  1. Factura electrónica
  2. Obligado a facturar electrónicamente
  3. Adquirente
  4. Proveedor tecnológico
  5. Catálogo de Participantes de Factura Electrónica
  6. Código Único de Factura Electrónica

Condiciones para que se considere Factura Electrónica

También específica, retomando del Decreto 2242, las condiciones de expedición de la factura electrónica:

  1. Formato XML
  2. Numeración consecutiva
  3. Ser explícito en su titulación de factura de venta
  4. NIT del vendedor o quien presta el servicio.
  5. Razón social y NIT de quien adquiere los bienes o servicios
  6. % y valor del IVA de forma discriminada
  7. Fecha de expedición
  8. Descripción de los servicios o productos
  9. Valor total
  10. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  11. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  12. Firma digital electrónica
  13. Código Único de Facturación Electrónica

Acuse de recibo; aceptación o rechazo.

El Decreto 1625 también explica que la factura deberá ser entregada de manera electrónica siempre que el adquiriente también expida este tipo de factura o si se acuerda mutuamente que se recibirá por correo electrónico. Lo mismo ocurre con las notas débito y las notas crédito; adicionalmente, el Decreto exige que se deberá confirmar el recibo de la factura por medios electrónicos y que además deberá aceptarse o rechazarse.

Conservación de la factura.

La factura electrónica, así como también las notas débito o crédito deberán conservarse en el formato electrónico establecido por la DIAN. De acuerdo con el Artículo 1.6.1.4.1.6. del Decreto 1625, deberá hacerse por lo menos durante los cinco años siguientes a su expedición; sin embargo, estos cinco años empiezan a regir a partir del 1 de enero del año siguiente a la fecha de expedición.

Envío al adquiriente y a la DIAN en simultánea

A pesar de que en algunos casos la entrega de la factura electrónica al adquiriente se hace de forma física, en lugar de forma electrónica, es importante que envíes una copia de la factura a la DIAN a más tardar 48 horas después de que la emitiste, de la misma forma que al adquiriente en el formato XML, con la numeración consecutiva, con el CUFE correspondiente y con todos los demás requisitos que establece el Artículo 616-3 del Estatuto Tributario.

En caso de que presentes algún inconveniente técnico que impida cumplir con los requisitos de generación o entrega de facturación electrónica, deberás emitir una factura de contingencia.

Resolución 2 de enero de 2019

Esta Resolución se publicó en enero de 2019 y detalla el grupo de obligados a facturar electrónicamente; también establece cómo optar en caso de fallas técnicas al momento de emitir una factura electrónica.

Sujetos obligados

A partir del 2 de enero de 2019 y hasta el 26 de marzo del mismo año, la Resolución 2 obligó a facturar electrónicamente a:

a) Las personas naturales o jurídicas que fueran grandes contribuyentes y que hubiesen sido convocados por la DIAN de acuerdo con la Resolución 010 de febrero de 2018.

b) Las personas naturales o jurídicas que solicitaron rangos de numeración del 2 de enero de 2013 al 2 de enero de 2019.

Inconvenientes tecnológicos o comerciales.

De acuerdo con el parágrafo transitorio 3 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes estén obligados a expedir factura electrónica e incumplan con el envío al adquiriente o a la DIAN, desde el 1 de enero de 2019 y hasta el 30 de junio de 2019, no serán sancionados, siempre y cuando:

  • Expidan facturas o documentos equivalentes
  • Demostrar que no se generó la factura debido a inconvenientes tecnológicos o limitaciones comerciales.

Resolución 10 de 2018

En esta Resolución se seleccionaron como facturadores electrónicos a las empresas que de acuerdo con la Resolución 0076 del 1 de diciembre de 2016 fueron calificados como Grandes Contribuyentes.

Además, también se contemplaron los inconvenientes de emisión de facturación y se estipuló que el facturador que estuviera impedido por razones tecnológicas para emitir la facturación electrónica debería informarle a la DIAN por qué y presentar la facturación máximo en los tres meses siguientes a su expedición.

El Artículo 3 de esta Resolución también especificó obligaciones, como la Actualización de Oficio del Registro Único Tributario (RUT) antes de empezar a facturar electrónicamente.

Resolución 72 de 2017

Esta fue una de las Resoluciones iniciales sobre facturación electrónica y toma en cuenta lo establecido en el Decreto 2242 de 2015. Con esta resolución se obligó a facturar electrónicamente a los contribuyentes que de 2010 a 2015 habían solicitado rangos de numeración.

También comunicó la vigencia de la numeración de las facturas; de acuerdo con esta Resolución, la fecha de caducidad de estas numeraciones perdió vigencia el 31 de diciembre de 2017 o si el facturador solicitaba su inhabilitación antes de dicho periodo.

Este es el marco normativo de la facturación electrónica y si arrancas con el proceso de facturación será importante que tengas en cuenta dos aspectos: en primer lugar, un software que te permita mantenerte actualizado sobre las novedades de la facturación y te brinde el soporte que necesitas en todas tus transacciones y, dependiendo del contribuyente que eres; además es necesario que implementes tu facturación con base en la reglamentación que te corresponde y para eso solamente debes tener presente la fecha en la que empezaste a facturar.

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