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REGISTRO Y PRUEBA DE HABILITACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA DE LA DIAN
El registro y la prueba de habilitación de la DIAN es un proceso que solamente debes realizar si desarrollaste tu propio sistema de facturación electrónica. En resumen, la prueba de habilitación consiste en demostrarle a al DIAN que tu sistema tiene la facultad técnica para expedir, generar y entregar documentos electrónicos, bien sea notas crédito, notas débito o facturas.
Durante el proceso de pruebas de habilitación de la factura electrónica, deberás utilizar información ficticia que te sirva para demostrar la viabilidad de tu sistema ante la DIAN. En este artículo te contamos qué es el registro ante la DIAN como facturador electrónico voluntario y de qué manera se realiza la prueba de habilitación; sin embargo, es importante que antes de desarrollar tu propio software evalúes los pro y los contra de adquirir un software de facturación electrónica en comparación con diseñar el tuyo.
4 Ventajas de adquirir un proveedor de facturación electrónica autorizado por la DIAN
Si tu compañía es muy grande, probablemente requiera de un sistema de facturación que, además de estar especializado solamente en la emisión de facturas electrónicas se adapte a tu compañía; sin embargo, puede ser un proceso dispendioso y costoso, en términos de tiempo y dinero.
Te contamos por qué desde hace más de tres años, las compañías de desarrollo para las microempresas empezaron a diseñar sistemas de facturación que se integran con otros procesos administrativos y financieros, y cómo lograron la autorización de la DIAN.
- Procesos adelantados de habilitación con la DIAN Puedes tener terreno ganado si tu empresa está obligada a facturar electrónicamente y adquieres un software que ha sido previamente habilitado, ya que los tiempos de autorización como proveedor de facturación pueden variar conforme a las solicitudes que tenga la DIAN y dependiendo del objetivo del desarrollador, bien sea comercializar un software o diseñarlo específicamente para una compañía; en resumen, los procesos de habilitación como proveedor de facturación electrónica son complejos y llevan mucho tiempo. Sin embargo, si tienes el equipo de desarrollo, el presupuesto y si tu empresa lo requiere, aprovecha para adecuar un sistema de facturación que se adapte al tamaño y a las necesidades de tu empresa, siempre y cuando estés dentro de los tiempos que se establecieron para 2019 y 2020.
- Costos Por supuesto, los costos de habilitación de la factura electrónica se reducen a cero si adquieres un software. Ahorras, dinero, recurso humano, diseño-operatividad y el recurso invaluable: el tiempo. Además debes tener presente que requerirás de personal especializado en este tipo de procesos, que más allá de desarrollar software, tenga experiencia específica en los trámites y requisitos que exige la DIAN para los facturadores electrónicos, lo que incrementa aún más el costo de fichaje de estos perfiles especializados. Por otro lado, debes tener en cuenta los costos de las pruebas de seguridad, que vienen luego de que el sistema esté en su etapa final de desarrollo y que en muchos casos son más altos, por lo que debes tener asistencia 24/7 de tus técnicos para que después de que hayas desarrollado tu sistema tengas la tranquilidad de que los documentos se emiten y se reciben de forma correcta.
- Preparación para las nuevas fechas de facturación electrónica Como sabrás, hay nuevas fechas para facturar electrónicamente; sin embargo, la recomendación de la DIAN es que inicies tu etapa de facturación con seis meses de anticipación, a esto debes sumarle los tiempos de desarrollo, pruebas y habilitación. Si aún así alcanzas a tener listo tu sistema de facturación… ¡adelante! De lo contrario, abstente de recibir sanciones por incumplir con los requisitos legales.
- Formación ágil También será necesario que todo el personal que se involucre en el proceso de facturación, lo domine muy. El equipo de soporte de Loggro, además de conocer el sistema a la perfección, tiene un centro de soporte en el que participan contadores que te asesoran en cada etapa, desde el registro hasta la emisión y recepción de los documentos electrónicos. Por otra parte, la enseñanza del software que desarrolles estará en manos de tus técnicos y en ese proceso deberás asegurarte de establecer horarios de capacitación y cierto nivel de detalle en áreas específicas, no de forma técnica sino operativa. Ahora bien, si decidiste definitivamente crear tu propio sistema de facturación, te invitamos a que revises el proceso de habilitación que especifica la DIAN para estos casos y los nuevos plazos de registro y expedición de factura electrónica.
Pasos para el registro y habilitación de factura electrónica cómo proveedor ante la DIAN
La DIAN especifica el procedimiento que se debe realizar para la habilitación como facturador electrónico en el numeral seis de la “Guía de usuario externo como facturador electrónico”. A continuación te explicamos cuál es.
Registro como facturador electrónico
Antes de ser habilitado es necesario que te registres como facturador electrónico, bien sea como voluntario o como obligado. Deberás registrar:
- NIT
- Tipo de facturador electrónico
- Razón social, y
- correo electrónico.
En caso de que optes por facturar electrónicamente de forma voluntaria, te aparecerá un mensaje en el que dice que ser voluntario implica acarrear todas las responsabilidades que te exige la DIAN, tal como si estuvieras obligado y, entre otras cosas, te recuerda que cuentas con seis meses para empezar a facturar electrónicamente a partir del momento del registro
Durante este proceso, el sistema te da la opción de registrarte como facturador electrónico y resulta de gran utilidad si quieres revisar la información que tienes registrada.
Centro de administración de proveedor electrónico autorizado
En esta opción podrás:
- Registrar tu proveedor autorizado;
- Solicitar intervalos de prueba para la habilitación como facturador:
- Verificar el estado de tu solicitud como facturador electrónico;
- Activar el sistema de facturación que elegiste;
- Cambiar las contraseñas de ingreso, y
- Desactivar algún software que hubieras registrado anteriormente.
Generación de datos de prueba de habilitación para facturar
Este es uno de los pasos más importantes y será necesario que ingreses: el nombre y el PIN, este último deberá ser de siete caracteres alfanuméricos y debe contener mayúsculas y minúsculas.
Por otra parte, en la casilla “nombre” deberás registrar el proveedor que elegiste como tramitador de facturación electrónica. En este caso deberás empezar con tu NIT y a continuación deberás poner el nombre con el que se identificará tu software.
Finalmente deberás generar los datos de prueba para que el sistema te dé el identificador del software, la URL del ambiente y el Usuario ambiente. Deberás digitar una contraseña que posteriormente podrás cambiar y este es todo el proceso para que el software se registre ante la DIAN como una plataforma habilitada para pruebas de facturación electrónica.
Este trámite no solamente te dispone en una fase de pruebas, sino que te permite habilitar los rangos de numeración de facturación electrónica de pruebas para elaborar facturas y probar tu software.
Envío de facturas de prueba para habilitación
Luego de enviar facturas con datos ficticios, puedes confirmar el estado del software. La clave en este trámite está en tener éxito en la verificación de cierto número de facturas de forma consecutiva; es decir, no solamente será necesario que se habiliten ciertas facturas, sino que estas deberán estar en un rango específico en el que sean aceptadas todas.
Activar software
Finalmente deberás proceder a la activación del software que iniciará en la opción “generar datos de producción”. Deberás introducir ciertos datos, que en algunos casos están precargados. Luego de guardar los datos, el estado del software cambiará a activo; en caso de que quisieras desactivarlo deberás desvincular todos los NIT que estén asociados a dicho software para poder desactivarlo por completo.
Este es todo el procedimiento de habilitación de software, ahora que conoces cuáles son las ventajas, te recomendamos que tengas presente, sobre todo, las fechas, los tiempos y los costos de desarrollar tu propio sistema.
En resumen, puede traerte grandes ventajas hacerlo, como la adecuación a los cambios de tu empresa o algún tipo de personalización corporativa; sin embargo, proveedores de software, como Loggro, están en constante actualización y conocen de primera mano los requisitos de la DIAN para que presentes tus obligaciones legales sin mayores complicaciones y en los tiempos establecidos.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
