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SOFTWARE PARA FACTURACION ELECTRONICA

¿Como seleccionar el mejor?

La DIAN acaba de emitir la Resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019, y con ella un cronograma definitivo para que la mayoría de empresas en Colombia implementen de manera obligatoria la Facturacion Electronica.

Bajo el nuevo mecanismo de “validación previa” que exige la DIAN, se hace imprescindible para cualquier negocio que quiera emitir una factura electronica utilizar un software especializado diseñado para tal fin.

¿Por qué? El mecanismo de validación previa requiere que un establecimiento que quiere emitir un documento electrónico genere primero una “pre-factura”, la cual viaja a la DIAN en tiempo real, a través de internet y en formato electrónico, para ser validada.

Así pues, en una velocidad similar a la que tarda un datafono en aprobar una transacción de compra, la DIAN validará cada pre-factura electrónica enviada por un establecimiento, aprobando o rechazando la misma, en línea y en tiempo real (como dato curioso, se calcula que la DIAN deberá validar casi 6 millones de facturas de todo tipo de establecimientos en Colombia, en un día promedio!).

Una vez aprobada por la DIAN la pre-factura electrónica, el software especializado recibirá una notificación de “aceptada”, procediendo luego a generar al adquirente una factura electrónica válida y pre-validad por la DIAN.

Conociendo el proceso anterior, nos damos cuenta como desde las empresas más pequeás y unipersonales hasta las más grandes, requerirán algún tipo de sistema informático conectado a internet para facturar electrónicamente (y, sobretodo, para poder validar con la DIAN la “pre-factura” electrónica). Por lo anterior, seleccionar un software adecuado se hace todavía más crítico para cumplir con la nueva norma de facturacion electronica.

Teniendo en cuenta el contexto anterior, acompañamos en éste artículo algunas recomendaciones puntuales sobre la facturación electrónica:

  1. ¿Me ajusto a una solución de facturacion electronica gratis, o vale la pena invertir en una solución paga?

    Existen algunas alternativas gratuitas disponibles en el mercado. Sin embargo, como es de esperarse, son muy livianas en su alcance funcional. Acá dos ejemplos:

    • Solución gratuita de facturacion electronica de la DIAN (https://facturaciongratuita.dian.gov.co):
      • Tal vez la solución más conocida de facturacion electronica gratis es aquella que la DIAN puso a disposición de toda empresa o personas natural en Colombia. La solución de facturacion electronica que ofrece la DIAN se accede desde internet, y permite manejar una funcionalidad liviana de generación de facturas y catálogos de productos o servicios (éstos últimos facilitan la creación de una factura sin tener que digitar los productos o servicios de nuevo cada vez que se produce un documento).
      • Algo desfavorable al tratar de operar con la solución gratuita que ofrece la DIAN, es lo engorroso del procedimiento para poder utilizarla. Los comercios o negocios deben aplicar y presentar documentos diversos para poder que la DIAN les autorice el uso del sistema. Muchos comercios desisten del proceso pues les parece algo complejo de tramitar.
      • Adicionalmente, una limitante de la solución es que únicamente genera facturas o documentos electrónicos. La solución no abarca, por ejemplo, el manejo contable, el manejo de cartera, el manejo de estadísticas a profundidad de lo que ocurre en el negocio, o el manejo de temas logísticos (control de inventarios, compras, despachos) –todos los anteriores campos requeridos para gestionar y mejorar la operación de una empresa.
      • Por todo lo anterior, soluciones de facturación electrónica gratis como la ofertada por la DIAN tienden a resolver una urgencia legal (o sea, cumplir con la ley de facturación electrónica) pero no tienen, en nuestro concepto. el alcance suficiente para sistematizar un negocio de manera integral.
    • Soluciones de facturación electrónica gratis ofertadas por terceros en Colombia:
      • Los principales proveedores de software de gestión empresarial ofrecen módulos también algunos planes de facturacion electronica gratis. Típicamente lo hacen en planes específicos y limitados que ofrecen un cierto número de facturas electrónicas gratuitas cada mes.
      • En nuestra experiencia, las soluciones gratuitas de facturacion electronica ofertadas por las casas de software en Colombia son útiles para negocios que emitan pocas facturas al mes, puesto que la mayoría se limitan a 10 o 20 facturas electronicas por mes, sin costo. Sin embargo, a medida que el negocio crece, comienza a ser necesario acogerse a un plan de mayor volumen de facturación, el cual típicamente tiene costo.
      • Similarmente, las soluciones de terceros con componente de gratuidad son típicamente limitadas en su alcance funcional. Pero, diferente a la plataforma gratuita de la DIAN, los planes gratuitos de facturacion electronica ofertados por terceros si permiten hacer un “upgrade” o “escalar de plan” para operar una solución más integral y amplia en la gestión de un negocio (obviamente, una vez se escala de plan, el proveedor de software comienza a cobrar por el servicio). Algunas de las funcionalidades que ofrecen este tipo de plataformas, además de la facturación electrónica, incluyen: gestión de cotizaciones, gestión de inventarios, gestión de compras, historial del cliente, gestión de cartera, reportes gerenciales, nómina, manejo contable, entre muchas otras.
  2. ¿Debo integrar mi software a una plataforma de facturacion electronica o es más conveniente operar con un software de facturación que ya integre todo lo necesario para generar documentos electrónicos?
    • Tal como lo mencionamos anteriormente, la nueva modalidad de facturacion electronica exigida por la DIAN (conocida como “validación previa”), requiere la aprobación previa por parte de la DIAN, en tiempo real, de cada documento electrónico para que éste pueda ser expedido. Por lo tanto, todo negocio que quiera cumplir con la norma tiene que utilizar algún tipo de plataforma conectada a internet para operar la facturacion electronica con validación previa.
    • Técnicamente y por legislación, el servicio de envío de facturas electrónicas a la DIAN es intermediado por los llamados “Proveedores de Tecnología”. Existen, en este momento, 73 Proveedores de Tecnología de Facturación Electrónica en Colombia.
    • Algunos de estos proveedores solo se dedican a canalizar facturas electrónicas (o documentos electrónicos en general) entre los comercios y la DIAN. Otros, además de ser Proveedores Tecnológicos, se dedican también al desarrollo de aplicaciones de Gestión Empresarial (también llamados ERP).
    • Con el contexto anterior podemos revisitar nuestra pregunta original: ¿debemos integrarnos con un software de facturacion electrónica o adquirir una nueva solución de gestión que ya incorpore la facturación electrónica?
    • El escenario de integración es complejo. ¿Por qué? Cualquier integración tendrá que ser robusta y operar en tiempo real (para poder cumplir con la “validación previa”). Ahora bien, las integraciones de este tipo –llamadas integraciones bi-direccionales-- son posibles pero son también costosas y complejas de mantener operativas en el tiempo. Por tal motivo, la alternativa de integración solo será viable, en la práctica, para aquellas empresas que cuenten con un departamento de sistemas interno. Para las demás empresas recomendamos otras estrategias menos costosas.
    • En consecuencia, para las empresas pequeñas o para las PYME que no cuenten con recursos de tecnología propios, recomendamos una estrategia mucho más sencilla: consta en implementar un software de gestión (o ERP) que ya incorpore la facturación electrónica de manera nativa, embebida en el software mismo. Lo anterior permite a una empresa utilizar un único software para preparar sus documentos electrónicos, enviarlos a la DIAN para su validación, y generar finalmente la factura electronica. El proceso es transparente, pues en el mismo software –que se encuentra necesariamente o en la nube o conectado a internet—el empresario puede entender si la DIAN aceptó la factura, o si fue aceptada o rechazada por el adquirente, sin necesidad de entrar a dos plataformas separadas o de comunicar la una con la otra (pues todo esto ya lo resuleve la plataforma de facturación nativa electrónica).
  3. ¿Debo buscar una plataforma que me ofrezca solamente facturación electrónica, o vale la pena procurar utilizar una solución más poderosa e integral?
    • Desde nuestra perspectiva, la facturacion electronica genera una gran oportunidad de cambio, modernización y sistematización para las PYME en Colombia. Hoy por hoy, muchas empresas operan sin software (en talonarios en papel) o en Excel. Otras operan con software legado que no se encuentra interconectado a internet, y por ende no podría operar efectivamente la facturacion electronica bajo validación previa.
    • Desde este punto de vista, una PYME que deba actualizar sus sistemas para hacerlos compatibles a la facturacion electronica, puede aprovechar la iniciativa de cambio tecnológico y optar por adquirir una solución integral de gestión empresarial (ERP) que además de la facturación electrónica, incorpore también otros módulos de gestión críticos para su empresa. De ésta manera, la PYME puede mejorar significativamente su operación y hacerse más eficiente y rentable (por ejemplo, disminuyendo inventarios obsoletos, evitando agotados y rotando mejor su mercancía, disminuyendo sus días de cartera vencida con una gestión más eficaz, mejorando su velocidad de respuesta al cliente al cotizar, controlando mejor la gestión de su fuerza de ventas, entre muchas otras…
    • Por todo lo anterior, nuestra recomendación a la hora de buscar un software de facturación electrónica, es que éste sea integral y –además de la generación y gestión de documentos electrónicos—ofrezca también una forma fácil y totalmente integrada para gestionar la cartera, los inventarios, los reportes gerenciales, las cotizaciones, las compras, entre otras.
  4. ¿Cómo implemento, entonces, la facturación electrónica en mi empresa?

    Resumiendo todos los puntos anteriores, a la hora de seleccionar un software de facturacion electronica, te recomendamos:

    • Buscar una solución en la nube, puesto que eso te garantiza que: 1) no requieres comprar equipo adicional (aparte de un PC y una conexión a internet) que requiera compleja infraestructura, back-ups en sitio o mantenimiento constante; 2) al estar en la nube, tu solución podrá integrarse en tiempo real con los sistemas de la DIAN necesarios para producir facturas y documentos electronicos bajo el nuevo esquema de “validación previa”.
    • Procurar que la solución que adquieras sea comercializada bajo una figura de “software como servicio” donde pagues una mensualidad por el uso de la plataforma. Lo anterior te da flexibilidad, pues te permite: 1) suspender el servicio si no estás contento en cualquier momento (muchas soluciones como servicio no tienen requerimientos de permanencia); 2) no tienes que desembolsar grandes cantidades de dinero para comenzar a operar, solo un primer pago mensual; 3) este tipo de soluciones suelen incorporar en un único pago mensual todo lo que necesitas, incluyendo el costo de implementación y de soporte –así que no hay costos sorpresa!
    • Asegúrate que la solución que compres incorpore, de manera integrada y nativa, un módulo de generación y gestión de facturas electrónicas. Recuerda que, una vez generada una pre-factura a la DIAN, el software que utilices debe permitirte revisar que la DIAN efectivamente aprobó tu factura electrónica, para que la puedas expedir legalmente.
    • Adicionalmente, te recomendamos seleccionar un software que pueda llevar cuenta de si tu adquirente aceptó o rechazó la factura electrópnica, lo mismo que la posible causal de rechazo de ésta, para poder solucionar los inconvenientes de tu cliente.
    • Recuerda: todo lo anterior es fácil de hacer en un software que incorpore la facturacion electronica de manera nativa y complejo de realizar si tienes que integrarte con una plataforma separada de facturacion electronica!
    • Finalmente, recomendamos que la solución que elijas sea integral, permitiéndote no solo facturar electrónicamente, si no también gestionar otras áreas críticas para la rentabilidad de tu negocio, como lo son la generación y gestión de cotizaciones, el manejo de inventarios (o catálogo de servicios), la gestión de listas de precios, la posibilidad de operar puntos de venta y cajas registradoras (o de permitir que vendedores coticen y vendan), la facilidad de gestionar tu cartera y tus reportes gerenciales, y la tranquilidad de que todas tus transacciones quedan registradas en un módulo contable integrado!
    • Hoy por hoy existen soluciones como LOGGRO que, con planes que comienzan en COL $ 60.000 pesos mensuales, te solucionan de manera nativa la facturación electrónica y te permiten, además, gestionar tu negocio de manera completamente integral en muchos otros frentes!

Sobre Loggro

Loggro es un software fácil y poderoso, 100% en la nube, que ayuda a las PYMES a organizarse y crecer. Ha sido construido con dedicación y cariño por PSL, una compañía con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones de gestión empresarial.

Loggro cubre las áreas más críticas para las PYMEs colombianas, como: Ventas, Ventas POS, Facturación, Inventarios, Contabilidad (Software contable), Tesorería, Cuentas por Pagar y por Cobrar, Informes Financieros, logísticos y facturación electrónica.

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