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POR QUÉ AUMENTARON LOS PLAZOS DE FACTURA ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

La pregunta sobre el porqué del aplazamiento de la facturación electrónica es frecuente entre empresarios y contadores; sin embargo, existen principalmente cinco razones que sustentan esta decisión y que resulta positiva para la recolección de impuestos, que a la larga se traduce en el financiamiento de la Hacienda pública del país. Durante 2018, la DIAN recibió más de dos millones de documentos electrónicos, incluyendo facturas, notas débito y nota crédito que sumaron más de 23 billones de pesos y que correspondieron a más de 200 000 clientes. Te contamos algunas razones a las que se debió el aumento del plazo para la facturación electrónica.

Durante 2018, la DIAN recibió más de dos millones de documentos electrónicos, incluyendo facturas, notas débito y nota crédito que sumaron más de 23 billones de pesos y que correspondieron a más de 200 000 clientes. Te contamos algunas razones a las que se debió el aumento del plazo para la facturación electrónica.

  1. Más orden y más control

    El plazo de facturación era, en cierto modo, general y masivo para todas las empresas de Colombia, de acuerdo con el Decreto 2242, a más tardar el 1 de enero de 2019 las empresas deberían expedir sus facturas de manera electrónica. Con el fin de tener un mayor control sobre las operaciones que genera cada actividad económica en el país, la DIAN generó un nuevo calendario creado con base en el último dígito de la actividad económica de las empresas colombianas, pues según Maria Pierina González, Directora de Fiscalización de la DIAN, la facturación electrónica, además de ser un mecanismo para controlar la evasión de impuestos, le permite al Gobierno conocer en tiempo real qué tipo de transacciones realizan los colombianos. Todo esto se traduce en un mayor orden que de forma sectorizada le da a la DIAN la facultad de controlar las obligaciones legales de las empresas.

  2. Gran cantidad de obligados

    La gran cantidad de obligados a facturar fue otra de las razones que motivó a la DIAN a extender los plazos de facturación y a partir de los cuales se habla de una segunda fase de masificación de la factura electrónica, pues este proceso de masificación no solamente le ha implicado a la DIAN obligar, sancionar, convocar a voluntarios y tener el control de la legitimidad de los procesos de la facturación.

    Las empresas de desarrollo de software que se postulan como proveedores del servicio también han puesto su cuota en las razones del aplazamiento de las fechas límite, pues las pruebas y la habilitación son procedimientos dispendiosos que actualmente están en trámite y que implica gran responsabilidad por ser los intermediarios que manejan la información financiera de muchas otras empresas.

    A esto se suman los facturadores que han desarrollado su sistema in-house y que, aunque tengan software más sencillos, también deben ser aprobados por la DIAN para registrarse como facturadores, es decir que para la Dirección de Impuestos, la habilitación de pruebas es una gran labor que requiere de varios años y que se irá perfeccionando con las complejidades financieras que exija la economía colombiana.

  3. Un cambio trascendental

    Las dudas y los miedos frente a las transacciones digitales en Colombia crecen a pesar de que cada día se hagan más necesarias. De acuerdo con Place to Pay, en 2018 las transacciones digitales aumentaron a 12.4 millones, que representa un incremento del 31 % respecto a 2017; sin embargo, transitar de la factura física a la factura electrónica representa procedimientos que, a pesar de ser más sencillos carecen de confianza de las empresas.

    Los rangos de numeración para las facturas, el Código Único de Facturación Electrónica, los formatos XML o los códigos QR son desconocidos para muchos empresarios y para otros tantos contadores, por lo que el inicio de la facturación se retrasó y se incumplieron los plazos esperados para avanzar con la implementación.

    En resumen, Colombia es un país que, por razones culturales y por atrasos tecnológicos, desconfía de la tecnología y más aún cuando se trata de manipular transacciones financieras o que impliquen dinero, por lo que fue necesaria una masificación gradual de la facturación electrónica que permitiera su tránsito fácilmente y que diera lecciones de mejora para una segunda fase de implementación.

  4. Ley de Financiamiento

    La Ley de Financiamiento, como mecanismo para restablecer y controlar el presupuesto del país también introdujo cambios respecto a la forma en la que se debe realizar la facturación electrónica.

    La modificación del artículo 616-1 del ET, principalmente, se encargó de introducir cambios trascendentales para la facturación electrónica, pues será la DIAN la encargada de especificar quiénes estarán obligados a hacerlo, a diferencia de las disposiciones anteriores en las que se establecía que todos los responsables de declarar IVA e Impuesto Nacional al Consumo deberían facturar electrónicamente.

    Esta nueva legislación modificó por completo el registro y la ejecución de la factura electrónica, de modo que dentro de las responsabilidades de la DIAN estuvieron: analizar cuáles serían los obligados a facturar electrónicamente y diseñar un calendario de registro y expedición de la factura electrónica.

  5. Introducción de mejoras a la facturación

    A pesar de que se realizó una prueba Piloto para la facturación electrónica, la masificación ha permitido aprender lecciones técnicas que han introducido cambios en esta segunda fase de operación.

    La principal mejora técnica hace referencia al proceso de validación previa. El sistema de software que elijas se encargará de validar la factura electrónica, la cual solamente se considerará expedida en el momento en que sea entregada al adquiriente y luego de ser previamente validada por la DIAN o por un proveedor de facturación autorizado. Este cambio lo introdujo la Ley de Financiamiento, 1943 de 2018 en su Artículo 16. Este procedimiento debe ejecutarse con todas las garantías que solamente puede dar un proveedor autorizado de software, pues implica hacer adaptaciones técnicas, de modo que el sistema esté en la capacidad de enviar las facturas a la DIAN antes de que se impriman; si por algún motivo este procedimiento no puede realizarse, será necesario emitir una factura de contingencia que deberá enviarse a la DIAN a más tardar 48 horas después de que el inconveniente técnico se haya presentado.

    A pesar de los múltiples porqué del aplazamiento de las fechas de facturación, es importante que utilices un software que te dé garantías, tanto en los casos de emisión normal de la facturación, como en los casos de contingencia; adicionalmente, te recomendamos seguir con la instrucción de la DIAN sobre la preparación para facturar electrónicamente con, por lo menos seis meses de anticipación, con el fin de que evites inconvenientes de sincronización y manejo de las plataformas electrónicas.

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