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Top 10 de preguntas frecuentes para la facturación electrónica en Colombia

 

El nuevo sistema de facturación pensado y estructurado por la DIAN ha generado un gran impacto en las empresas. Es apenas normal que respecto a la facturación electrónica se presenten preguntas frecuentes por parte de los encargados del área contable y los mismos directivos.

Se trata de un modelo de facturación que rompe con toda una tradición, conllevando a que el monitoreo de las finanzas e impuestos sea mucho más exacto y responsable. En este artículo podrás conocer más sobre la facturación electrónica que mayor inquietud generan en el sector:

1. ¿Qué empresas quedan exentos en el modelo de facturación electrónica?

 Respuesta: a partir del año 2019 todas las empresas a nivel nacional tienen que reportar sus finanzas y sus relaciones comerciales con sus clientes y proveedores a través de la facturación electrónica.

Sin embargo, en el caso de las empresas que operen Régimen Simplificado, que son las que no necesariamente deben llevar facturación, éstas quedan exentas de llevar esta facturación.

 2. ¿Bajo qué reglamentación se ampara la DIAN para ejercer legalmente el control y monitoreo de la facturación electrónica en las empresas?

Respuesta: el gobierno aprobó el Decreto 2242 de 2015 donde deja en claro cuáles son las características que debe tener la facturación electrónica, siendo este decreto una síntesis de otras legislaciones que venían gestionándose desde el año de 1995.

3. ¿Cuando se habla de la firma electrónica en la facturación electrónica, se habla entonces de la firma que realiza una persona y es escaneada para ser usada al final de la factura?

Respuesta: sobre el tema de facturación electrónica, ésta es una de las más comunes. No, la firma digital no hace referencia a una firma digitalizada. En Colombia, la firma electrónica es gestionada por algunas empresas que funcionan como una especie de “notaría”.

Cuando una empresa obtiene su firma electrónica, esta hace referencia a la “notaría” donde fue expedida, avalando así la certificación de las facturas.

4. ¿Qué aspectos principales deben caracterizar a la facturación electrónica?

Respuesta: dentro de las preguntas frecuentes de facturación electrónica, esta es otra de las que más recurrentes. Las especificaciones de esta facturación electrónica se encuentra reflejadas en el Artículo 7 del Decreto 2242 del 2015.

Algunas de estas determinan que la empresa debe generar la factura en formato XML, contar con el NIT de la empresa y el proveedor, firma electrónica y el Código Único de Facturación Electrónica.

5. ¿Que representa un archivo XML dentro de una facturación electrónica?

Respuesta: un archivo XML es un tipo de código que tiene una estructura bastante parecida al utilizado en el desarrollo de páginas web. Este tipo de código, al ser ejecutado en un programa, se transforma en una representación gráfica, es decir una imagen cuyo formato puede ser GIF, PNG, PDF, entre otros.

6. ¿Para qué sirve el código QR que se ubica en la facturación electrónica?

Respuesta: este código permite que un smartphone u otros dispositivos puedan escanear el código. Al hacerlo, este direcciona al equipo al sitio online donde se encuentra la factura. Lo que observará la persona, ya sea cliente, proveedor o la misma DIAN debe coincidir con el formato de representación gráfica de la factura electrónica

7. ¿Qué pasa si una empresa no instrumenta la facturación electrónica en sus finanzas?

Respuesta: sobre el tema, esta es una de las que más constantemente se cuestiona. La respuesta es simple: sanciones económicas y tributarias le esperan a una empresa que se niegue a seguir este modelo de facturación.

8. ¿Los códigos consecutivos que establece la facturación electrónica pueden ser establecidos por la misma empresa?

Respuesta: esta respuesta sobre facturación electrónica preguntas frecuentes se complementa con el hecho de que el nombre de dicho código se denomina técnicamente como Código Único de Factura Electrónica. Es la misma DIAN la que le establece a la empresa desde que código empezar y cuál es el consecutivo que se le asignan a las facturas siguientes.

9. ¿Las personas naturales o jurídicas tiene el compromiso de facturar electrónicamente?

Respuesta: sí, algunas personas naturales o jurídicas están obligadas a facturar de este modo, tal como lo indica el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015. Todo depende del sector en que el que comercialmente se mueva dicha persona.

Algunos de estos son: explotación de minas y canteras, agricultura, ganadería, artes, construcción, entre otros.

10. ¿Puedo utilizar cualquier tipo de software para cumplir con las especificaciones de la facturación y reportarlo a la DIAN?

Respuesta: No. Precisamente para facilitar el proceso de facturación de las empresas, existen ciertos software que están avalados por la DIAN para ejercer de manera organizada y perfecta. Uno de dichos programas es precisamente Loggro.

 

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