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¿Qué beneficios trae la facturación electrónica para mi empresa?

Los beneficios de la facturación electrónica son realmente amplios. Lo primero que hay que destacar es que no se trata de algo opcional para una empresa. En el caso de Colombia, a partir de enero de 2019, todas las empresas deben facturar sí o sí, sin importar si se trata de grandes, medianas o pequeñas empresas.

Así que uno de los beneficios de la facturación electrónica que predeterminadamente ofrece este tipo de estrategia digital, es que se evitará un gran número de sanciones económicas, ya que legalmente este tipo de facturación es obligatoria en toda empresa. Cualquier empresa que omita el realizar este tipo de facturación está incumpliendo con las normativas tributarias.

Pero más allá de eso, existen otros aspectos a considerar. No es necesario profundizar sobre el tema del impacto medioambiental, ya que esto es un aspecto demasiado lógico. Sí, representa una solución que evita la tala de árboles y el consumo de papel, pero una vez descartado esto, es perceptible que la facturación electrónica tiene una razón de ser más robusta y tecnológica.

El control fiscal

Prácticamente este es el eje fundamental y que mayor impacto tiene en materia de beneficios de facturación electrónica. Cuando las empresas comienzan a generar su facturación de manera electrónica, se mantiene un control mucho más óptimo de sus procesos financieros, evitando así la evasión de impuestos y potenciando el recaudo tributario.

Más allá de pensar “tentadoramente” que esto es una estrategia para que una entidad gubernamental como la DIAN pueda obtener mayores ingresos de las empresas, la razón sensata de esta implementación tiene que ver con el aporte económico a nivel nacional que permite la regulación de la facturación electrónica.

Es decir, los beneficios facturación electrónica recaen en que la tecnología permitirá una mejor coordinación entre las finanzas de las empresas y la declaración de los impuestos. Ni un solo centavo tiene que perderse y fiscalmente esto aportará al PIB, lo que a su vez impactará en el desarrollo del país.

Disminución de costos

Entre otros de los beneficios facturación electrónica, de acuerdo a un cálculo  realizado por la DIAN en el año de 2016, se encuentra en que los costos de facturación representarán un ahorro para las empresa de un 60%. Este ahorro viene de todo el proceso que experimenta una factura hasta ahora. Proceso que inicia desde la impresión, pasando por el envío y distribución de éstas mismas.

En el ciclo de vida de una factura en papel, no solo se debía cumplir con el proceso de archivado, sino también el envío de la misma de manera postal, la confirmación de recepción por vía telefónica, entre otras tramitaciones de manera manual.

Y además de todo esto hay que señalar que tanto el cliente como el proveedor tuvieran que tomarse el tiempo de realizar una contabilidad manual para tener certeza de que las cifras de la factura fuesen exactas y acordes a lo pactado.

Facilidad de almacenamiento y gestión de archivo

Con toda probabilidad uno de los beneficios de la facturación electrónica más interesantes que propone este nuevo modelo a las empresas, es que se podrá tener una mejor gestión del archivo de facturas. Todo quedará digitalizado, permitiendo que la información no se pierda, gracias al apoyo mismo que ofrece la nube como sistema de almacenamiento.

Los profesionales en el sector de la contabilidad que operan para las empresas podrán consultar e identificar una factura en cuestión de segundos, lo que en otro momento suponía un esfuerzo adicional, más la desdicha de que algunas hojas de papel perdieran su calidad con el paso del tiempo.

En este mismo aspecto se habla de los beneficios de la facturación electrónica en materia de trazabilidad. Esta trazabilidad hace referencia al modo en que la información se podrá almacenar en diferentes medios. No solo se habla de la nube, sino también de correos electrónicos, memorias USB o páginas empresariales, entre otros.

Autenticidad de la facturación

Dentro de toda la estructura y presentación que debe tener la facturación electrónica se tiene en cuenta lo que supone la firma electrónica. No se trata simplemente de una firma digital del gerente de una empresa, sino de un elemento que es gestionado a través de una entidad que avala que dicha firma es realmente legal en un documento.

Esto entra dentro de los beneficios de la facturación electrónica, porque permite una mayor seguridad a la hora de autenticar una factura. Esta seguridad se complementa además con los protocolos internacionales de protección de datos, lo que le otorgará mayor confiabilidad a cada factura emitida.

 

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