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Ventas & POS • Facturación Electrónica • Inventarios • Contabilidad • Reportes Gerenciales

Claves para que, en menos de 5 minutos, entienda qué es la Facturación Electrónica y comprenda por qué esto es importante para su PYME.

Mediante el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, la DIAN modificó la manera en la que todas las empresas registradas en Colombia deben realizar su facturación. Esta norma habilitó el uso de un mecanismo digital, conocido como la Facturación Electrónica, con el cual se ejerciera un mayor control a la evasión, un sistema que ya está en operación en países como México, Chile, Argentina, Ecuador, entre otros. 

¿De qué trata la Facturación Electrónica?

La confusión entre la Facturación Electrónica con un mecanismo sencillo de “facturación mediante un computador” es mucho más común de lo que uno cree y en ella suelen caer muchas personas, pero en realidad este es un asunto mucho más profundo. Es cierto que para su implementación se requiere de un computador, pero más que la digitalización de una factura, la Facturación Electrónica permite el envió rápido de una copia electrónica de cada factura que se emite al ente fiscalizador local, según el país. 

Para referirnos específicamente a Colombia, la ley es enfática en que cada factura electrónica que expiden las compañías que hacen parte del régimen común, debe ser comunicada a la DIAN en un plazo de 48 horas o menos una vez es expedida. Dicha norma especifica, además, el modo en que esa información debe ser enviada a dicha entidad (esto es mediante un formato XML de intercambio de información electrónico).

 De forma paralela, la DIAN determina que la factura electrónica debe ser enviada al comprador o “adquiriente, y este tiene la potestad de aceptar o rechazar el documento electrónicamente (si no lo hace 3 días después que lo recibe, la ley avala que ese documento se considere como aceptado por defecto). 

¿Cuál es el objetivo de la DIAN con la Facturación Electrónica?

Con este método, la DIAN busca que se mejore el control fiscal que tiene sobre los montos reales que facturan las empresas, así como los impuestos que se derivan de la facturación y que se le deben a la DIAN.

Con la Facturación Electrónica: 

● No se permite el cambio o la anulación de una factura que ya haya sido expedida (esto debido a que la DIAN ya posee la copia de la factura y tendrá cómo saber si esta se alteró). De esta manera se controla el fraude por alterar un documento (solo hay una forma en que la factura quede válida: hacer una nota débito/crédito por el mismo valor de la transacción, que al mismo tiempo es informada electrónicamente a la DIAN para su control).

● Reduce el fraude al restringir las transacciones sin factura (una vez esta es expedida, dado que la DIAN recibe una copia de esta, y ni el que la expide ni el adquiriente tendrán cómo negar que la factura existió).

● Hay más control al pago correcto del IVA, dado que todas las facturas electrónicas le deglosan a la DIAN el monto y el rubro del impuesto que se cobró. Así se le facilita a dicha entidad el cobro de tributos de manera masiva.

● Como las facturas se convierten en documentos electrónicos, la DIAN puede hacer uso de programas de computador y de Inteligencia Artificial para hacer cruces masivos entre ventas e impuestos ya pagos a través de cientos de miles de empresas, y así se levantan automáticamente “banderas rojas” que le recomiendan a la DIAN realizar una investigación profunda de sujetos trinutarios con comportamientos fuera de lo normal. 

¿Quién se encargará de la operación de la Facturación Electrónica en Colombia?

Como este mecanismo de facturación deberá atender cientos de miles de compañías en Colombia, las cuales por su parte tramitan cientos de millones de facturas cada mes, la DIAN ha recurrido al acompañamiento del ecosistema tecnológico que está disponible en el continente americano. 

Con esta premisa, la entidad ha participado a compañías de tecnología con solvencias y reputación reconocidas y probadas, para que se postulen como “Proveedores Tecnológicos” de la Factura Electrónica. A la fecha se cuentan casi 60 las compañías que se han certificado como tal en el país.

¿De qué forma puedo implementar la Facturación Electrónica en mi empresa o negocio?

Toda compañía que esté interesada en la implementación de la Factura Electrónica debe utilizar los servicios de un Proveedor Tecnológico que tenga la autorización de la DIAN. Hay varias formas para que esto ocurra, pero las más comunes son dos: 1). Recurrir al Proveedor Tecnológico solo para la “conversión” de las facturas que ya fueron expedidas por el software facturador de una empresa en electrónica, o 2). Implementar desde cero un software de facturación que, al mismo tiempo, integre un elemento de facturación electrónica que se operado por un Proveedor Tecnológico, que además no impida que las facturas expedidas por dicho software de forma automática se conviertan en “electrónicas”.  

En el primer caso mencionado, se asume que la compañía ya está trabajando con algún tipo de plataforma tecnológica con la cual genera facturas por computador y que no tiene intenciones de cambiarla. Con este mecanismo, la compañía debe: a) recurrir a un mecanismo de integración automático de manera que cada factura que se genere se envíe a la plataforma del Proveedor Tecnológico y que este se encargue de convertir en “Factura Electrónica” (es decir, que le imprima un código QR, le designe un CUFE y la traslade a la DIAN); b) si no existe el deseo de afrontar tanto ese costo como la complejidad de una integración, la alternativa es implementar un proceso manual que permita la descarga de un archivo plano que contenga las facturas que generó el software de facturación tradicional, y tras lo anterior se carguen las mismas a la plataforma en la nube del Proveedor Tecnológico, el cual es responsable de tramitar los documentos ante la DIAN como electrónico (hay que anotar que para cualquiera de los casos antes mencionados, cada empresa tiene la responsabilidad de operar dos sistemas -utilizar el software propio de facturación y a la vez el software de Facturación Electrónica que facilita el Proveedor Tecnológico-, estando seguros, por ejemplo, de que cada factura que ha sido expedida arribe con éxito a la DIAN y al adquiriente).

En el segundo caso, se asume que la compañía tiene intenciones de adquirir un software nuevo con el cual puede facturar, y que ese mismo software será el que de forma automática convierta cada documento en una factura electrónica. Este otro escenario brinda la ventaja de que la compañía se evitar operar dos plataformas diferentes para la gestión de su Facturación Electrónica, ya que el software en el que factura hace el envío de la factura a la DIAN y de paso al adquiriente; monitorea que el fisco y el adquiriente reciban de manera adecuada la factura, etcétera. Para que este mecanismo sea posible, es imperativo que se confirme que el proveedor de software: 1) sea un Proveedor de Tecnología de Facturación Electrónica que cuente con la autorización de la DIAN; o 2) su operación esté integrada con un socio que, por su parte, esté autorizado por la DIAN como Proveedor de Tecnología. 

El tipo de software que sea seleccionado para la gestión de la Factura Electrónica tiene una importancia muy crítica en los resultados positivos que genere la implementación de este nuevo mecanismo. Como es necesario que la factura la reciba la DIAN en un plazo igual o inferior a 48 horas, nuestra recomendación es que explore con plataformas de software de gestión en la nube que le ofrezcan una comunicación más rápida, en tiempo real, entre el módulo de facturación de una empresa y las plataformas de los Proveedores Tecnológicos que son los que certifican y enrutan los documentos a enviar a la DIAN. Por todo lo anterior, sugerimos que se recurra a soluciones basadas en la nube (o en Internet), ya que las integraciones entre plataformas en la nube son mucho más robustas, más seguras y eficientes que aquellas que necesitan un software “en sitio” para la intercomunicación con la DIAN.

 ¿En qué momento debo iniciar con la operación de la Facturación Electrónica en mi negocio?

Desde el 1º de septiembre de 2018 muchos de los grandes contribuyentes ya fueron obligados a la implementación de la Factura Electrónica. De ellos, cerca de un tercio han solicitado una ampliación del plazo para ajustarse a la norma, y lo harán a partir del 1º de enero de 2019.

En esa misma fecha, según comunicaciones oficiales de la DIAN, las demás empresas que hacen parte del Régimen Común tiene que iniciar con esta implementación. Aún así, hay rumores que no han sido confirmados de que con el arribo de una nueva administración, recién nombrada por el presidente Iván Duque, esta optaría por una implementación escalonada de la Facturación Electrónica, la cual se realizaría de forma gradual durante el 2019 (con empresas de diferentes tamaños y sectores económicos que operaría en diferentes momentos de ese año). Pese a lo anterior, nuetsra recomendación es que mientras esos rumores no sean confirmados mediante comunicaciones oficiales de la DIAN, en el cual se rectifiquen las fechas antes exigidas por la entidad, si su empresa hace parte del Régimen Común realice la implementación de la Facturación Electrónica desde el 1º de enero de 2019.

¿Y si no implemento la Facturación Electrónica a tiempo, qué le puede pasar a mi negocio? 

Las sanciones para quien no envíe información (tributaria) o la envíe con errores están descritas en el artículo 651 (modificado) de la Ley 1819 de 2016. A continuación compartimos algunas de las sanciones que, según algunos asesores tributarios, podrían recaer a quienes no cumplan con el mecanismo de la Factura Electrónica en los plazos indicados: 

● El 5% de las sumas cuya información exigida no fue enviada a tiempo (es decir que, en el contexto de la Facturación Electrónica, esto aplicaría para aquel que debía facturar de forma electrónica no lo hizo a tiempo).

● El 4% de las sumas de la información errónea suministrada.

● El 3% de las sumas de la información enviada de manera extemporánea (en este caso aplicaría si una Factura Electrónica la recibe la DIAN luego del plazo de 48 horas luego de que es expedida).

Aunque estas multas pueden reducirse si son subsanadas de forma proactiva (es decir, previo a la notificación de la DIAN al contribuyente que incurrió en una falta u omisión), estas pueden resultar muy costosas. Se sabe, además, que reiterarse en las faltas o negarse a la implementación de un mecanismo de control que exige la DIAN, puede generar el cierre del establecimiento comercial.

 ¿Cuáles son las ventajas que ofrece a mi negocio la Facturación Electrónica?

No es conveniente que se tome la Facturación Electrónica solo como un mecanismo que fiscaliza su negocio. Este también le ayuda a formalizar su actividad comercial, a organizarse, y a que haya opciones de financiamiento y liquides, además de que se disminuyen los costos de su proceos de facturación interno. Este es un ejemplo: 

● Con la Factura Electrónica, la PYME consigue ayuda para la consecución de liquidez adicional. Esto debido a que según diversas leyes (por ejemplo, la 1231 de 2008 y la 2242 de 2015), la Factura Electrónica tiene el carácter de título valor desmaterializado, lo cual la convierte, de forma automática o luego de que es expedida, en un título valor negociable que es un soporte fidedigno para transacciones de ventas o servicios. Sin embargo, a diferencia de un documento físico, como está desmaterializado, se puede comunicar, compartir, almacenar e intercambiar en digital, haciendo que su transacción sea mucho más económica y eficiente. 

Lo anterior es valioso dado que las operaciones de factoring o confirming para empresas PYME se hacen más fáciles, ya que si bien estos ya existen para facturas físicas, el costo inherente al proceso solo lo hacía viable para facturas con un valor muy alto, que generalmente eran transadas por grandes o medianas empresas -poniendo fuera del alcande de las PYME dichas figuras de liquidez (dado que suelen tramitar operaciones con montos bajos). Y como las facturas son electrónicas, es posible sistematizar el costo de los trámites de operaciones de factoring o confirming y por esta razón este baja, lo cual da pie a que el procedimiento se masifique y esto les abra puertas a que las PYME sean atendidas por operadores financieros de una forma rentable, lo cual mejora las opciones de liquidez para el pequeño y mediano empresario.

● Las PYME pueden formalizarse y organizarse con la Facturación Electrónica. ¿Por qué? Al implementarse, la Facturación Electrónica obliga a las PYME a adquirir algún tipo de software de facturación, que les permite digitalizar sus datos por primera vez y almacenarlos en un software que se encargará de procesarlos y guardarlos con seguridad, y -generalmente-, logra que las PYME pasen de “volar sin instrumentos” (en otras palabras, que operen de forma manual e informal, o quizá mediante hojas de Excel), a hacerlo con herramientas tecnológicas modernas. Dato esto, los negocios podrán crecer con orden, que les abre puertas en el sistema financiero (que se niega a esto cuando la información del negocio no es fidedigna, pero que al tener información histórica de la empresa en un software robusto y fiable) consigue tener más confianza y facilidad

● Los costos de los procesos de una empresa se reducen con la Facturación Electrónica. La forma tradicional en papel en la que se realiza el proceso de facturación es costosa, en especial por los insumos que se requieren para facturar (papel, talonario, tinta de impresión, etc.), al igual que el envío físico y su correcto almacenaje por tiempos prolongados (lo cual es una exigencia de la DIAN). Por si fuera poco, las facturas que se envían en físico pueden extraviarse, quemarse o dañarse en un accidente (incendio, inundación), siendo lo más delicado que su ciclo físico al interior de la empresa compradora suele demorar su pago.

Por último, los documentos electrónicos facilitan las operaciones de envío, recepción y almacenamiento de las facturas, y de paso agilizan el ciclo de entrega del documento, de su aprobación (tengan presente que la ley afirma que una factura electrónica que sea expresamente aceptada por un adquiriente se considera aceptada a los 3 días de que fue enviada) y por ende el ciclo de pago. 

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