Software de nómina: todo lo que debes saber

La gestión de la nómina es una tarea muy importante para tu empresa. Implica trabajo, tiempo y dedicación; sin embargo, para que te enfoques en otras áreas de mayor importancia, como maximizar tu revenue te recomendamos utilizar un ​software de nómina​, y para que tengas seguridad de elegir el mejor, aquí te contamos todo lo que deberías saber.

¿Qué es un sistema de nómina? 

​¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo tarda realizar la nómina de tu negocio, si la nómina de tu empresa tiene errores o atrasos considerables que deben ser corregidos, o cuánto dinero y tiempo inviertes para que tu nómina tenga una buena gestión?

Los sistemas de nómina son creados y pensados para que la gestión de la nómina de tu empresa sea más flexible y ligera, de modo que los empleados que se encargan de realizar esta tarea tengan una carga de trabajo menor, para que tu producción aumente, disminuyas considerablemente los errores y para que tengas cálculos precisos sobre los impuestos y sueldos que debes pagar relacionados con la nómina de tu negocio.

Además de impuestos relacionados con tu nómina, puede saber cómo opera el software de nómina, vinculado con área de contabilidad y producción

¿Para qué sirve un software de nómina? 

​Un software de nómina es una herramienta indispensable para los encargados de realizar esta tarea; esto se debe a que permite realizar cálculos relacionados con la nómina de forma automatizada.

Este cálculo es automático debido a que cuenta con el registro de horas trabajadas, inasistencias, vacaciones, entre otros. Otra automatización es el pago a tus empleados por medio de depósito bancario, teniendo en cuenta las debidas deducciones e impuestos.

En otras palabras, un sistema de nómina sirve para que todo el proceso de gestión de la nómina de tu negocio se realice de forma precisa, eficaz y óptima.

Cualidades de un software de nómina

Son muchas las cualidades y funciones con las que cuenta un software de nómina y es importante que conozcas cuáles son las más básicas y en qué pueden ayudarte para que al momento de elegir el software de tu empresa, contrates los servicios que más se ajustan a tus necesidades. En nuestro artículo detallamos cuáles son las funciones principales de un software de nómina.

Un software de nómina es versátil y flexible 

Los sistemas de nómina son funcionales y traen muchos beneficios para las empresas de cualquier tamaño. En las pequeñas y medianas empresas cumple el objetivo de impulsar el crecimiento y la productividad, mientras que en las grandes empresas, este tipo de sistema ahorra recursos. Aquí te explicamos cuáles son los tipos de software de nómina que existen en Colombia.

Optimiza los cálculos 

Un software de nómina te permite integrar cálculos que antes se realizaban de forma separada, gracias a que se encarga de realizar deducciones, calcular salarios e impuestos de manera automática sin necesidad de salir del sistema.

Ahorras espacio para archivos 

La información de tu nómina se almacena en el sistema y esto permite que optimices tu espacio físico, pues ahorrarás el cuarto o bodega que usabas para el almacenamiento de tus registros de recurso humano y otros archivos.

En este artículo te contamos por qué tu software de nómina también opera como software de inventarios y de qué manera integrarlo a tu empresa en este 2020.

Tampoco requieres tiempo adicional para ordenarlos, esto quiere decir que si se almacenan en el sistema, podrás acceder a ellos desde tu computador, y si quieres prescindir de alguno, puedes eliminarlo en el momento que quieras.

Debe estar actualizado con las nuevas leyes de tu país 

Con un software de nómina puedes estar tranquilo respecto a las actualizaciones relacionadas con la nómina de tu empresa, dado que los proveedores pueden actualizarlos en línea o sencillamente te reportan cómo debes hacer el proceso de actualización para que siempre estés al día con los nuevos cálculos que se deben realizar.

Tus empleados deben tener acceso 

​Otra de las ventajas es que puedes brindarles acceso a tus empleados para que puedan tener la información de su nómina; esto con seguridad te ahorra la gestión de imprimir o enviarles a cada uno su información; esto te ayuda a generar confianza entre los trabajadores y tu empresa.

Puedes acceder desde la Nube 

Actualmente, la gran mayoría de los sistemas de nómina operan desde la Nube; esto hace más fácil acceder a la información o realizar tareas dentro y fuera de tu empresa. Otro aspecto importante de trabajar en la Nube es que puedes acceder desde el dispositivo que desees. No solamente podrás acceder a tu sistema de nómina, sino a todo el sistema contable y financiero de tu empresa.

¿Cómo detectar que necesitas un software de nómina en tu negocio? 

​Responde a las siguientes situaciones. Si tu situación coincide con la mayoría de las siguientes afirmaciones, te recomendamos adquirir el sistema de nómina de Loggro.

• Si la única persona que realiza tu nómina utiliza prácticas obsoletas.
• Si le pagas a terceros para que realicen la nómina de tu empresa, generando un costo extra y exponiendo tu información.
• Si la gestión de tu nómina tarda demasiado y atrasa el pago de tus empleados.
• Cuando notas que el personal encargado de esta tarea sufre estrés excesivo. Lee aquí: quién hace el manejo de un software de nómina.
• Si en cada periodo de pago se presentan errores en la gestión y en el pago de tu nómina.
• Cuando tardas demasiado implementando las nuevas leyes fiscales y laborales en la nómina de tu negocio.

En caso de que te sientas familiarizado con estas situaciones, tu empresa necesita un cambio. Este cambio lo puede generar un software de nómina, gracias a que modifica la gestión de tu nómina haciéndola más ágil, precisa y minimizando los errores. 

¿Cómo seleccionar el software de nómina para mi empresa?

​Esta es una de las preguntas que más nos hacen los nuevos clientes de Loggro, puesto que en muchas ocasiones tienen miedo de cambiar su forma de operar y porque desconocen todas las ventajas que un software de nómina puede darles a sus empresas, pero si te sientes desorientado sobre cómo seleccionar el software de nómina para tu empresa te dejamos los siguientes aspectos para que los tengas en cuenta.

• Analiza las políticas de tu proveedor, por ejemplo, preguntando cómo es el respaldo para que tu información esté segura.
• Verifica que cuenta con un grupo de soporte, esto es un aspecto clave pues sin duda vas a utilizarlo en varios momentos.
• Analiza el proceso de capacitación. Ten presente que debe ser rápida y efectiva debido a que es una etapa importante que siempre debe estar respaldada por el soporte técnico
• Verifica la flexibilidad del programa; esto quiere decir que debería poder integrarse con los demás sistemas de tu empresa, como el ERP, etc.
• Analiza la capacidad de crecimiento que le puede ofrecer a tu negocio, es decir, que se adapte a los cambios que puedas realizar en un futuro.
• Verifica que las actualizaciones sean en el momento preciso y que no interrumpan tu actividad diaria.
• Invierte en el que más se ajuste a tu bolsillo y a las necesidades de tu empresa.
• Indaga sobre los comentarios y calificaciones que tienen los clientes del software que te interesa, esto muchas veces lo puedes hacer en sus redes sociales o en los comentarios de su sitio web.
• Si tiene un demo gratuito, utilízalo al máximo, esto te ayudará a saber si es lo que necesitas en tu negocio.
• Revisa el respaldo y la credibilidad del proveedor que piensas contratar.

Finalmente, te recomendamos elegir un software que se ajuste a tu empresa. En Loggro contamos con un sistema de nómina que tiene diferentes funciones al que puedes acceder por un precio muy cómodo, además contamos con nuestro equipo de especialistas que atenderán tus dudas en el momento que más lo necesites.

En nuestro artículo te contamos cuánto cuesta un sistema de nómina y qué debería tener

En caso de que tengas alguna duda sobre los requerimientos de tu software de nómina, inscríbete en www.loggro.com y soluciónalas de la mano de un asesor empresarial.