Requisitos para la factura de venta según el Decreto 000040 de 2020

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Si en 2020 aún no has iniciado el proceso de facturación electrónica para tu empresa en este artículo te contamos cuáles son los principales requisitos que debes tener en cuenta para realizar esta tarea y evitar sanciones tanto económicas como legales. Aquí puedes consultar cuáles son las sanciones asociadas a la facturación electrónica. 

¿Qué es la factura electrónica en Colombia? 

​La factura electrónica es un equivalente funcional a una factura tradicional o de papel, esta se encarga de avalar la compra y venta de un bien o servicio, es decir que, con esta los contribuyentes pueden comprobar sus ingresos y egresos.

Es un documento de suma importancia a la hora de declarar impuestos, debido a que la DIAN puede hacer el reembolso de los impuestos correspondientes a cada contribuyente y conocer en tiempo real las transacciones de los colombianos.

Ten presente cuáles son los documentos equivalentes y quienes pueden expedirlos 

En la actualidad es posible encontrar cerca de doce documentos equivalentes a la factura de venta; estos se encuentran señalados en el Artículo 1.6.1.4.1.6 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016.

La disposición fue modificada con el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 y los documentos que definió como equivalentes son:

• El tiquete de máquina registradora con sistema POS
• La boleta de ingreso al cine.
• El tiquete de transporte de pasajeros.
• El extracto.
• El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
• El documento en juegos localizados.
• La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
• El documento expedido para el cobro de peajes.
• El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
• El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
• El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
• La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
• El documento equivalente electrónico. 

¿Quiénes pueden expedir los documentos equivalentes a la factura de venta? 

 En el Artículo 10 de la Resolución 000042 de 2020 es posible encontrar cuáles son los contribuyentes que, a pesar de ser obligados a expedir facturas electrónicas, están en la capacidad de utilizar los documentos equivalentes que mencionamos anteriormente.

También puedes ser voluntario de facturación electrónica. Al final todos van a estar obligados a hacerlo cuando se termine el proceso de masificación de la Facturación. Aquí puedes ver quiénes pueden ser voluntarios de facturación electrónica.

¿Cómo facturar electrónicamente? 

Antes de iniciar a facturar electrónicamente debes conocer cuáles son los contribuyentes que están obligados a expedir facturas electrónicas de venta, esto lo puedes comprobar en el Artículo 6 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Para facturar electrónicamente existen tres alternativas que ha establecido la DIAN que son las siguientes.

• Facturar por medio del servicio gratuito de la DIAN.
• Contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
• Implementando tu propio sistema para facturar electrónicamente que se encargue de cumplir todos los lineamientos para el proceso de facturación electrónica establecido por la DIAN. 

Resolución de numeración para los contribuyentes no obligados a facturar 

Los contribuyentes que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente están señalados en el Artículo 616-2 del ET (Estatuto Tributario). Pero es importante tener presente que aquellas empresas que realicen compras a los contribuyentes no obligados deben elaborar el documento soporte que debe incluir la numeración autorizada por la DIAN para el soporte de costos y gastos en el impuesto de renta; esto se debe a los lineamientos del Artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. 

Anulación de las facturas electrónicas por medio de las notas débito y crédito 

Si entregaste una factura electrónica de venta a la DIAN y fue reconocida bajo la modalidad de validación previa, pero necesitas anularla por algún motivo, es importante que tengas presente el Artículo 9 de la Resolución 000030 en el que se indica cuál es el procedimiento para anular facturas electrónicas ya validadas. 

Porcentajes máximos que puedan ser soportados sin factura electrónica en 2020

Según el parágrafo transitorio 1 del Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, a partir del 2020 aplican los porcentajes especiales sobre los costos y gastos que pueden aceptarse sin que estén soportados en la factura electrónica, que son los siguientes.

• 30% en 2020.
• 20% en 2021.
• 10% en 2022 y siguientes años. 

Personas naturales y jurídicas no obligadas a emitir factura de venta 

Las personas tanto naturales como jurídicas que no se encuentran obligadas a emitir factura de venta se pueden conocer en el Artículo 616-2 del Estatuto Tributario y en el Artículo 1.6.1.4.3 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016. En esta lista es posible encontrar los bancos y las corporaciones financieras.  

¿Quiénes pueden utilizar las facturas de papel? 

Actualmente, gran parte de los contribuyentes en Colombia emiten facturas de venta en papel con el fin de registrar la venta de bienes y servicios, pero es importante tener claro que de acuerdo con el Artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020 existen nuevos plazos para realizar la migración a la facturación electrónica y de esta forma evitar cualquier sanción por parte de la DIAN, por ejemplo, el cierre del establecimiento de comercio, pues este es el lineamiento del Artículo 657 del ET. 

Cambio del proveedor tecnológico de facturación electrónica 

En el mercado existen diferentes tipos de sistemas y proveedores de facturación electrónica, algunos ofrecen sus servicios básicos de forma gratuita y otros ofrecen un servicio más sofisticado y completo por el que debes pagar un costo mensual o anual.

Lo importante en el cambio del proveedor tecnológico es que este supla las necesidades de tu empresa. Conoce aquí cómo cambiar de proveedor de facturación para que cumplas con los lineamientos técnicos que ha dispuesto la DIAN que son las siguientes.

• Contar con el formato estándar XML para facturación electrónica, notas crédito, notas débito y, en general, todos los documentos o comprobantes electrónicos.
• Habilitación de los facturadores electrónicos.
• Contar con la respectiva numeración autorizada y vigente.
• Es importante que cuente con el respectivo código (CUFE) Código Único de Factura Electrónica y la clave de contenido técnico de control.
• Que cuente con la firma digital como el elemento que garantice la autenticidad e integridad teniendo en cuenta la política vigente de firma electrónica en facturación electrónica.
• Debe ser un proveedor autorizado
• Es importante que cuente con la función de entrega de ejemplar de facturas electrónicas, notas crédito y notas débito a la DIAN.
• Debe tener rechazo de las facturas electrónicas por parte del adquiriente, en caso de que se necesite.
• Contar con formatos alternativos para el acuse de recibido.
• Debe estar registrado en el catálogo de participantes de facturación electrónica.

Todos estos son los principales requisitos que debes tener presentes en 2021 y en adelante para la implementación de la facturación electrónica en tu empresa. Recuerda que somos proveedor autorizado de la DIAN, como Productora de Software ERP SAS, para prestar el servicio de facturación electrónica.

Diseñamos nuestro sistema fácil de manejar para que no te esfuerces mucho con conceptos financieros, sino para que manejes todo de manera intuitiva; además contamos con un equipo de especialistas que atenderá todas tus dudas en el momento que más lo necesites. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.