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Es común que los empresarios, incluso si no son responsables de IVA, tengan dudas sobre qué es la firma electrónica.
Es importante que la comprendas como una herramienta o mecanismo jurídico que se encarga de garantizar la responsabilidad e identidad del autor de cualquier documento o transacción de carácter electrónico. La firma electrónica también permite la integración de la firma manuscrita y tiene el mismo valor. Aquí puedes conocer un artículo en el que te explicamos cuál es el paso a paso para la emisión de la firma electrónica.
La firma electrónica se utiliza para firmar documentos electrónicos válidos, acepta su contenido y es un requisito obligatorio para facturar electrónicamente. En este artículo aprenderás cuáles son los aspectos generales que debes conocer sobre la firma electrónica.
Es muy importante que tengas presente que el nombre legal otorgado por la DIAN es Instrumento de Firma Electrónica (IFE) y sustituye el antiguo mecanismo de firma digital, respaldado con certificado digital. A pesar de esto es importante aclarar que cuenta con la misma validez y efectos jurídicos que la firma autógrafa.
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Tipos de firma electrónica
Los que mencionaremos a continuación son los tipos de firma electrónica que puedes encontrar, aunque recuerda que en Colombia, a nivel legal, para asuntos de la DIAN solo es válido el Instrumento de Firma Electrónica. Revisa aquí el paso a paso vigente para 2021 para emitir tu Instrumento de Firma Electrónica.
- Firma biométrica: en este se utilizan las manos, huellas digitales, los ojos y la voz.
- Firma con lápiz electrónico: por lo general este mecanismo se utiliza al momento de utilizar tarjetas de crédito o débito en diferentes tipos de tiendas.
- Seleccionando una casilla: esto es posible hacerlo en una computadora haciendo uso del ratón para la selección o con el dedo en el caso de utilizar una pantalla táctil.
- Firma digital: este es un mecanismo criptográfico que se encarga de hacerle conocer al receptor la identidad del emisor de este mensaje.
- Por medio de un usuario y contraseña
- Utilizando la tarjeta de coordenadas
Esto garantiza la firma electrónica o Instrumento de Firma Electrónica
Si pretendes utilizar una firma electrónica para tus documentos digitales, estos son los aspectos relevantes que esta herramienta puede garantizar.
- Tanto la identificación como la capacidad jurídica de las partes, emisor o receptor, que tratan entre sí cualquier tipo de documento legal o transacciones electrónicas.
- Se encarga de garantizar la integridad de las transacciones, es decir que, la información que se está manejando no ha sido manipulada.
- Es irrefutable sobre los compromisos que se adquieren.
- Garantiza la confidencialidad del contenido de los mensajes, en otras palabras, únicamente quienes se encuentran autorizados pueden leer o ver el documento.
Principales cualidades de la firma electrónica
Estas son las cualidades que diferencian el Instrumento de Firma electrónica de otros mecanismos de autenticación digital de documentos.
- Integridad: garantiza que el mensaje de datos o la información electrónica no ha sido alterada ni modificada.
- Autenticidad: se encarga de garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen de este mismo, con esto es posible estar seguros de que la identidad de quien se destaca como remitente del mensaje es verdadera.
- No repudio: es decir que, el emisor no puede negar que conoce el mensaje de datos y los compromisos que adquiere con este.
- Confidencialidad: con esta se garantiza que el mensaje de datos los conoce únicamente el emisor y los receptores que se desea agregar.
- Seguridad: esto quiere decir que el mensaje de datos no puede ser conocido por algún tercero que no esté autorizado.
Con el software de facturación electrónica de Loggro puedes contar con las garantías y cualidades que hemos mencionado hasta el momento; esto se debe a nuestra gran experiencia en el mercado ya que somos un proveedor autorizado por la DIAN.
Leyes, Decretos y Resoluciones de la firma electrónica
Una vez teniendo el conocimiento esencial de lo que es la firma electrónica y sus beneficios, te explicaremos de forma detallada cuáles son las Leyes, Decretos y Resoluciones vigentes sobre esta, ya que esta herramienta es un elemento obligatorio en el proceso para facturar electrónicamente y por tal razón cuenta con distintos lineamientos.
Ley 527 de 1999 para la firma electrónica
La Ley 527 de 1999 se encargó de regular el acceso y uso de los mensajes de datos para el comercio de carácter electrónico y de las firmas digitales; en el Artículo 7 de esta misma Ley indica que se entiende satisfecha la exigencia de la firma electrónica en el momento en que se use un método que permita identificar al iniciador del mensaje de datos y que su método es confiable y apropiado para el propósito por el que se generó el mensaje.
Artículos 28 hasta el 40 de la Ley 527 de 1999
Los Artículos 28 hasta el 40 de la Ley 527 de 1999 se encargan de regular las firmas digitales, resaltan quienes son los suscriptores y tanto sus deberes como sus responsabilidades; dan cuenta de los certificados y las entidades de certificación, así como de los principales aspectos para la autenticidad, originalidad, integridad y cómo debe ser la conservación general de los documentos electrónicos.
Conpes 3620 de 2009
Gracias al documento Conpes 3620 de 2009, se recomendó la promoción del uso de la firma electrónica como un esquema de carácter alternativo de la firma digital.
Decreto 1074 de 2015 del sector comercio
El Decreto Único Reglamentario del sector comercio, Decreto 1074 de 2015, se encarga de regulara la firma electrónica en sus Artículos 2.2.2.47.1 al 2.2.2.47.8 haciendo una compilación del Decreto 2364 de 2012 que definen esta herramienta como el método que utiliza códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que posibilitan la identificación de una persona, que se encuentra relacionado con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado con respecto a los fines para los que se debe utilizar la firma electrónica. También establece la neutralidad tecnológica, y la igualdad del tratamiento de tecnologías, por parte de la confiabilidad indica que cuenta con la misma validez y efecto jurídico que la firma autógrafa.
Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016 del sector impuestos
Por otro lado, el Decreto Único Reglamentario del sector Impuestos, Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016, se encargó de reglamentar la firma electrónica en sus Artículos 1.6.1.3.1 hasta el 1.6.1.3.3 que recopila el Decreto 2916 de 2013; aquí se otorgan las facultades al director de la DIAN para seleccionar las personas naturales que pueden utilizar la firma electrónica para efectuar el cumplimiento de las obligaciones tributarias sustanciales y formales. La DIAN también determinó que puso a disposición de los usuarios autorizados el sistema de firma electrónica sin uso del mecanismo digital; este sistema debe cumplir los debidos requisitos establecidos en los Artículos mencionados anteriormente del Decreto 1074 de 2015 y estipula la obligación de suscribir un acuerdo entre la DIAN y el usuario para definir las reglas para la comunicación electrónica confiable.
Resolución 70 de 2016 para la regulación del uso de los servicios electrónicos
Con la Resolución 70 de 2016 se regula el uso de la firma electrónica en los servicios electrónicos de la DIAN.
Con la misma Resolución se estableció el IFE (Instrumento de Firma Electrónica) y se definió como la combinación de una IE (Identidad Electrónica) y un CE (Código Electrónico).
También indica que la firma electrónica cuenta con una vigencia de 3 años, Una vez se culmine la emisión o renovación del IFE e indica que es de carácter exclusivo y gratuito. Por otro lado, prevé el acuerdo de firma electrónica que establecen las condiciones legales, técnicas condiciones de uso y las medidas de seguridad.
A esto se suma que esta misma resolución se encarga de consagrar los pasos que se deben seguir para emitir, renovar y revocar el instrumento de firma electrónica; se encarga de reiterar la validez y los efectos jurídicos similares a la firma autógrafa, así mismo como su seguridad y confiabilidad. También establece un cronograma para la implementación del instrumento y la respectiva migración del mecanismo digital EPF que se encontraba vigente con anterioridad, que se cumplió desde el 8 de noviembre de 2016 hasta el 30 de junio de 2017.
Estos son los aspectos principales que debes conocer acerca de la firma electrónica, ten presente cada uno de estos aspectos para que verifiques si cumples o si tu proveedor cumple con todas estas, ten presente que en Loggro contamos con un software de facturación electrónica que cumple con todos los requisitos y cualidades que mencionamos en este artículo, también contamos con un equipo de especializado que puede solucionar tus dudas en el momento que lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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