Software de nómina: cuánto cuesta y qué debería tener

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El software de nómina en Colombia se volvió una necesidad y por eso los desarrolladores tienen el objetivo de ayudarles a las empresas a establecerla como una herramienta necesaria

Es importante que pienses en una plataforma que tenga módulos en los que se registren de forma fácil las novedades y se calculen impuestos y descuentos parafiscales.

Con un software de nómina es más fácil automatizar el ingreso de los datos y los complejos procesos que los usuarios deben realizar de manera manual, esto sin duda ahorra costos de mano de obra y del único recurso no renovable: el tiempo. 

¿Crees que la liquidación de la nómina es un proceso particularmente engorroso y que consume mucho tiempo y te quita productividad? Revisar las incapacidades, festivos, las bonificaciones, comisiones, los gastos de representación y ventas de tus colaboradores y no olvidarse de nada, es una ardua labor para el equipo, ahora bien, si realizas esta tarea de forma tradicional en un archivo de Excel, sabes lo que es editar y recalcular la nómina cada vez que cambia esta información con el peso de la responsabilidad de no cometer ningún error y cumplir satisfactoriamente con la normativa y compromisos pactados a todos los empleados.

Solucionar este dolor de cabezas ha convertido en una de las prioridades delos gerentes de todo tipo de empresas sin importar su tamaño o actividad, la solución evidente es la de automatizar la gestión de la nómina y está al alcance de todos. Implementar un software de nómina es la sabia decisión que están tomando las compañías al evaluar su costo vs las ventajas obtenidas, ya que son innumerables los beneficios de implementar un software de nómina, pero la pregunta más frecuente en el momento de seleccionarlo es ¿Qué debe tener un software de nómina?.

En este artículo te ofrecemos una guía completa para que puedas hacer una elección acertada de esta herramienta y aprovecharla al máximo.

¿Qué debe tener tu Software de nómina? 

1. Debe tener una interfaz intuitiva y fácil de manejar

Calcular el pago de los empleados cada mes requiere de amplios conocimientos y mucha habilidad que quizás muchos encargados de esta labor e incluso gerentes no tienen. Si adquieres un software de nómina complejo de entender y operarlo es difícil o demanda mucho entrenamiento ¿de qué sirve?.

El mejor software de nómina debe tener como uno de sus objetivos principales optimizar y ahorrar tiempo, para así aumentar la productividad del equipo encargado, debe tener una interfaz intuitiva y una buena experiencia de usuario. ¿Cómo te das cuenta de eso?, pide una prueba gratis, si al entrar comprendes fácilmente cómo funciona y rápidamente puedes intuir cómo hacer las operaciones básicas, estás en una interfaz amigable, en pocos minutos sentirás que esta herramienta realmente te agilizará las tareas de y automatizará la liquidación de la nómina. 

2. Debe tener conectividad 

En el mundo de ahora, un software de nómina debe tener conectividad, el mejor para este fin es el que está en la nube. Con un software de nómina en la nube no se necesitan pesadas descargas ni instalaciones por lo que es posible acceder a toda tu información desde donde estés siempre que quieras, sólo necesitas tu computador y conexión a internet. Esta funcionalidad es de gran importancia en la actualidad si tú y tu equipo está trabajando desde casa, o si sencillamente estás siempre de aquí para allá, en reuniones fuera de la oficina, es una de las características más atractivas y valoradas ya que puedes tener toda la información de tu empresa y trabajadores a donde vayas para poder actualizarla y revisarla cuando así lo requieras. 

3. Debe contar con un módulo de reportes e indicadores 

Uno de los principales beneficios que debe darte un software de nómina es el de ahorrarte tiempo en tareas operativas para usarlo en labores realmente estratégicas, por ello, esta herramienta debe permitirte crear reportes e indicadores cuando los necesites, los cuales apoyarán la toma de decisiones a la gerencia haciendo este proceso más asertivo bajo el análisis de tus indicadores. Para ello, identifica cuáles informes e indicadores son claves para tu organización, los que tienes actualmente y los que quisieras tener, así sabrás exactamente lo que necesitas que tu software te genere automáticamente y así garantizarás la usabilidad de los mismos. 

4. Debe tener capacitación online y servicio al cliente multicanal 

Algo de vital importancia en este tipo de plataformas es el servicio al cliente, sin duda en el proceso de implementación tendrás preguntas y necesidades de capacitación hasta que funcione perfectamente, por lo cual, tu proveedor de software de nómina debe proveerte un buen servicio al cliente idealmente que sea multicanal. Videos explicativos en línea, chats de información, WhatsApp, son muchas las herramientas que te permitirán resolver tus dudas en minutos. Es clave contar con el respaldo de una compañía que te dé confianza, que te acompañe y que esté contigo cada vez que lo necesites, chequea la experiencia y recorrido de tu proveedor y los comentarios de sus clientes, esto de dará una idea de cómo será en el futuro tu interacción con el. 

5. Debe facilitar el cumplimiento de la normativa 

Ya debes conocer el estrés que significa estar al día con la normativa cambiante, modificar tu formulación y cálculos cada vez que cambia un porcentaje es definitivamente una tarea difícil de hacer, que toma largas horas de trabajo y atención al detalle. Un software de nómina debe liberarte de la preocupación de estar al día con la legislación actual, el incumplimiento de ella puede hacer que tu negocio pague severas multas y tenga complicaciones. Por eso, tu software de nómina debe cumplir con los requerimientos de las NIIF y la DIAN, reportando efectivamente y a tiempo. 

6. Debe tener compatibilidad con otros software

Una vez pruebes la automatización de un proceso no vas a querer parar, seguirás involucrando otros software que te permitirán optimizar aún más la operación de la compañía, si adquieres un software contable por ejemplo, tu software de nómina deberá generar automáticamente comprobantes contables para comunicarse con él y así tendrás alineada tu sistematización. La productividad de tu negocio irá en aumento cada vez que sumes un módulo o un sistema más, así que la integralidad es una característica valiosa en el los sistemas que elijas para administrar tu compañía. 

7. Debe tener un precio que se acomode a tus necesidades 

Atrás quedó la idea que los software de nómina son únicamente para las grandes empresas, cada vez más encontrarás en el mercado opciones accesibles a tu presupuesto. Un software de nómina deber ser escalable, crecer o decrecer al ritmo de tu negocio así podrás gastar lo justo y no invertir de más. El valor debe depender del número de empleados liquidados en la nómina, los usuarios administradores que decidas tener y permitirte pagar en la periodicidad que prefieras, ya sea mensual o anual con algún descuento adicional. Además te debe permitir elegir si quieres usar todas sus características o si prefieres arrancar con unas cuantas e irlas sumando a medida que te sientas más seguro, permitiendo que inviertas según tus necesidades y te sientas cómodo al hacerlo.

Gestionar y liquidar la nómina requiere de profesionalismo y sobre todo de mucha responsabilidad , esto debido a la gran cantidad de regulaciones y deducciones que establece la ley, además de la gran cantidad de información que se debe mantener y administrar para realizar todos los pagos. Evidentemente realizar este proceso en tu empresa es algo complicado y costoso, sin embargo, automatizar el cálculo de la nómina ayuda a que tú y tu equipo de trabajo puedan dedicarse específicamente a actividades claves, al crecimiento del negocio, el cual es la razón de ser de la empresa. Si aún no lo has hecho, no esperes más pide tu demo y vive de primera mano esta experiencia. 

¿Cómo elegir tu programa de nómina? 

Debes tener presente que actualmente existen diferentes tipos de programas para realizar nóminas, todo depende del tipo de empresa y las funcionalidades que necesites.

Las empresas grandes pueden necesitar funcionalidades específicas, con el fin de realizar la gestión de recursos humanos en diferentes ubicaciones o herramientas que se encarguen de realizar informes complejos como parte de su sistema de nómina.

Por otro lado, para las pequeñas empresas o los autónomos, existen software de nómina que cuentan con especificaciones más básicas para identificar por ejemplo el cálculo del salario, el registro del tiempo laborado y la relación de aportes. 

Funciones que debe tener tu programa de nómina 

Es importante que antes de elegir tu programa para calcular nómina identifiques qué funcionalidades vas a necesitar para que no te cueste más y dejes de utilizar módulos que no se ajustan a lo que necesita tu empresa.

Gestión de tu nómina 

Con un software de nómina va a ser más fácil calcular de manera automática los salarios, teniendo en cuenta los horarios preestablecidos, es decir diario, semanal, quincenal, mensual o, como se trabaja en algunos sectores: de forma catorcenal.

Es posible consolidar elementos que están relacionados con el salario, por ejemplo la asistencia, el grado salarial, los complementos, las devoluciones, los adelantos, permisos, horas extra, relación de impuestos, etc.

Debes tener presente que gran parte de los sistemas de pago de nómina solo deben configurarse de forma manual con los lineamientos que necesites para que después este sistema se encargue de realizar el cálculo periódico de nómina para todos tus trabajadores de forma automática. 

Relación del tiempo laborado y asistencia de tus empleados  

Algunos software para nómina pueden contener hojas de relación de horas o funciones de seguimiento del tiempo con el fin de gestionar la asistencia de tus empleados. Con estos módulos te es posible hacer un seguimiento de las ausencias, horas extra trabajadas, retiros y se encarga de sincronizar todos estos datos con el cálculo salarial final.

Almacenan archivos importantes 

​Los sistemas de nómina robustos también tienen la capacidad de almacenar registros y documentos de empleados relacionados. Esta función por lo general incluye la gestión de documentos para la gestión de archivos como perfiles de empleados, currículums, cartas, organigramas, etc. Esta es una de las ventajas de tener un software de nómina, en comparación con herramientas tradicionales, como Excel. Si bien el cálculo de nómina en Excel es generalizado, las empresas que quieren optimizar recursos procuran sustituirlo por plataformas que automaticen el proceso y eviten repetirlo una y otra vez siempre que se van a generar transacciones con los salarios o pagos del personal.

¿Por qué debes utilizar un software de nómina? 

Si en tu empresa es importante realizar el seguimiento de la información de los colaboradores y se encargan de procesar los pagos de nómina de manera manual, un software de nómina web podría ser la solución para ahorrar tiempo, dinero y errores que pueden afectar tu empresa. A continuación, te contamos otros aspectos por los que debes elegir un software de nómina. 

Con un software de nómina ahorras tiempo 

Uno de los grandes beneficios de tener un sistema para gestionar la nómina de tus colaboradores es el ahorro en el tiempo al realizar esta tarea comparándola en su realización de forma manual, esto también se traduce en un ahorro de dinero considerable, tanto en mano de obra como en la disminución de errores en la realización de tu nómina.

Ten presente que estos programas se diseñaron con el fin de ser muy intuitivos, lo que quiere decir que el aprendizaje para utilizarlos y configurarlos es muy fácil. 

Son precisos y disminuyen los errores 

Con un software de nómina, las empresas se aseguran de pagar la cantidad correcta. Debes tener presente que cuando se realiza la nómina manual pueden existir errores pequeños pero que pueden llegar a tener efectos muy significativos para tu compañía. Un ejemplo de estos son los cambios en la legislación que es una tarea difícil de ajustar, con un software se registra e inmediatamente incluye los cambios. El pago de nómina para empleados debe realizarse con base en la legislación colombiana y un software de nómina siempre estará actualizado con la última normatividad.

Puedes resolver dudas relacionadas con la nómina de forma rápida

Al momento de resolver dudas será más rápido y claro gracias al acceso desglosado de hojas de horarios, beneficios, acuerdos y demás datos que se relacionan. Esto gracias a que con un programa de nómina se registran permisos, beneficios laborales, ausencias, gastos y cualquier otro ítem que se encuentre directamente relacionado con el salario.

Acceso rápido a la información de tus colaboradores 

Gracias a la automatización de la nómina se centralizan los datos de los empleados, como los contratos, sus registros de desempeño, permisos, la relación de horas laboradas, etc. Quienes estén autorizados para acceder a esta información lo pueden hacer de manera rápida y fácil desde cualquier dispositivo electrónico.  

Es posible personalizar todos tus informes 

Si la nómina de tu empresa cuenta con un software de nómina no importa si lo maneja el área de recursos humanos o de contabilidad, puedes hacer una personalización de tus informes con los datos que desees, todo esto gracias a la automatización de la información. Ten presente que puedes generar informes habituales de manera fácil y rápida al igual que puedes programarlos en el momento que desees.

Los software de nómina son muy seguros 

Gracias al avance de la tecnología y al modo como opera un programa de nómina, confiar en un tercero para tratar los datos contables de tu empresa no será ningún problema gracias a que a pesar de ser tu proveedor quien te facilite la herramienta, los datos solo pueden ser accesibles para los autorizados de tu empresa.

Factores que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de nómina 

La elección de un software de nómina depende de muchos factores, pero principalmente de las necesidades con las que cuenta tu empresa, ten presente que actualmente estos programas están hechos para realizar muchas tareas y por tal razón antes de elegir uno es importante que consideres los siguientes aspectos antes de tomar una decisión. 

Soporte en la nube o instalación local  

Del mismo modo, como sucede en la mayoría de los procesos de una empresa, los programas para realizar la nómina y emitir desprendibles de nómina, pueden instalarse en la nube o de manera local, ten presente que estas dos modalidades presentan muchas las ventajas y desventajas, estas son unas de las que más se destacan en estos dos.

Sistema en la nube 

• Se caracteriza por tener un bajo desembolso de capital inicial.
• Cuenta con actualizaciones frecuentes.
• Su configuración es fácil e intuitiva.
• No necesita mantenimiento
• El soporte está disponible en todo momento.
• Puedes acceder desde el equipo electrónico que desees.
• Cuenta con características flexibles.
• Te comprometes a pagar una cuota mensual
• Los datos confidenciales se almacenan en servidores externos. 

Sistemas locales 

• Requieren de una gran inversión en servidores y licencias.
• Debes contar con el personal capacitado para la instalación y el mantenimiento del sistema.
• Las actualizaciones hacen que tu programa de nómina quede inactivo.
• Los datos se quedan contigo. 
• No tienes cuotas mensuales siempre y cuando no contrates un soporte externo.​

Costo total de tu programa de nómina 

Es importante que tengas en cuenta que la tarifa por la licencia o las cuotas mensuales no son el único costo que te puede generar un software de nómina. Ten presente la letra pequeña de tu contrato para identificar si existen otros tipos de pagos adicionales por los servicios. Por lo general estos pagos adicionales se ven reflejados en los siguientes ítems.

• Funciones que se cobran por separado.
• En la instalación.
• Para actualizar el programa.
• Por incluir usuarios adicionales.
• Importe de la nómina.
• Por la capacitación.
• Por el soporte. 

Ten presente que tu programa de nómina cumple y se actualice con la legislación

Ten presente que debes asegurarte de que el programa de nómina que elegiste se encuentre actualizado con las normas tributarias, laborales, requisitos de seguridad social o cualquier otro aspecto que se deba incluir. Las mejores plataformas de nómina son aquellos que se actualizan de manera constante e implementan de manera rápida los cambios, sobre todo en materia legal.

Un programa de nómina escalable 

Todas las empresas crecen con una buena administración, por eso debes asegurarte de que tu programa de nómina se adapte a tu ritmo de crecimiento, anticípate y piensa cuáles van a ser las características que vas a necesitar. Las empresas que crecen rápido suelen necesitar de un software con más usuarios, registro de más empleados, más sucursales, etc.

Por lo general, los sistemas de nómina en la Nube son más flexibles a la hora de realizar cambios asociados con el crecimiento de las empresas y se pueden realizar por costos más bajos. 

​Debe integrarse con otros programas

Con la expansión de los negocios, el proceso de gestión de nómina se hace un poco más complejo y seguramente va a necesitar integrarse con otras aplicaciones, por ejemplo, contabilidad, RRHH, hojas de horas y demás herramientas de reporte.

La integración de los programas de nómina con otros sistemas, tendrán que ser compatibles con las aplicaciones de productividad y empresariales que utilices o pienses utilizar. Ten presente que la importación o exportación de los diferentes tipos de archivos funcionen en diferentes formatos: PDF, DOC, JPEG, CSV y TXT.

La posibilidad de integración con el almacenamiento en la Nube también es una ventaja a la hora de realizar copias de seguridad de los registros.

Si te encuentras interesado en adquirir un software de nómina para tu empresa ten presente que debes adquirir el que más se ajuste a las necesidades de tu empresa, pero que al mismo tiempo cumpla con todo lo necesario para que no tengas que pagar de más por sus servicios. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.