Proceso para auditar la nómina de una empresa

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En este Artículo te contamos cuál es la normatividad que debes considerar para realizar o elaborar un proceso de auditoría de nómina, control interno y otros aspectos.

Auditoría de control interno en la gestión de nómina: Mitigación de riesgos y oportunidades de mejora en las organizaciones

¿Qué es la nómina? 

La nómina es el documento que se debe entregar a cada empleado, dependiendo de la forma de pago que se acordó; es decir, quincenal o mensual. En el respectivo desprendible de nómina debe estar relacionado de manera detallada el salario que recibe junto con las deducciones legales que se realicen dependiendo de cada caso. ¿Quieres saber cómo fijar los salarios adecuadamente. Conoce aquí cómo hacerlo?

¿Por qué auditar la gestión de la nómina? 

El proceso de gestión de nómina, a pesar de ser un apoyo al área administrativa de la empresa, puede llegar a ser un punto vulnerable en las organizaciones en el momento que no se atienden diferentes situaciones, entre estas está: 

• Los pagos no autorizados, 
• La ineficiencia en la liquidación de los pagos a los empleados, 
• Las diferencias sin justificar entre la contabilidad y la declaración fiscal, 
• Los desvíos de dinero, y 
• Cualquier otra situación que pueda poner en riesgo el buen funcionamiento de la empresa. 

Por todas estas razones es necesario que, por medio de una auditoría de control interno, se haga una revisión de los aspectos que pueden mitigar los diferentes riesgos y que sea posible identificar oportunidades por mejorar al interior de las organizaciones. A continuación te mencionamos la normatividad y los pasos que debe tener en cuenta el encargado de realizar una auditoría de control interno en una empresa. Si quieres ahondar en este tema, conoce cuáles son los indicadores de nómina y recursos humanos en las empresas.

Normatividad que debes tener en cuenta en una auditoría de control interno 

Para realizar una auditoría de control interno es importante que se tengan en cuenta las siguientes normas que están relacionadas con la liquidación y la gestión de la nómina al interior de una empresa. 

• El Código Sustantivo de Trabajo. 
• Los nuevos marcos técnicos normativos: para reconocer, medir y revelar la información financiera. 
• COSO 2017: estos son los lineamientos del marco para la gestión de riesgos empresariales que se encuentran integrados con el desempeño y la estrategia. 
• El Código de Comercio. 
• La Ley 43 de 1990. 
• El Estatuto Tributario. 
• La Ley 789 de 2002. 
• Las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI): entre estas podemos encontrar las siguientes. 
• Norma NIA 265: que se encarga de comunicar las deficiencias existentes en el control interno a los responsables de dirigir la empresa. 
• Norma NIA 315: para identificar y valorar los riesgos que tienen que ver con la incorrección material, por medio del conocimiento de la entidad y su entorno. 
• Norma NIA 330: Para que el auditor de respuesta a los riesgos valorados. 
• Norma ISAE 3000: Con el fin de atestiguar los distintos trabajos de auditoria o de revisión de la información histórica. El código de Ética de la IFAC.

Procedimientos para auditar el control interno 

Los procedimientos que mencionaremos a continuación son los principales que deben tener en cuenta los encargados de realizar el control interno, relacionados con la liquidación y la gestión de la nómina, en las empresas. 

1. Verificar los procedimientos asociados con la gestión de la nómina 

Si la empresa utiliza un software o sistema para liquidación de la nómina, hacer el seguimiento del proceso resulta mucho más sencillo. Uno de los principales procedimientos que debes realizar al auditar la nómina de tu empresa es verificar que la entidad cuenta con procedimientos para cada proceso asociado con la gestión y liquidación de la nómina en uno o distintos documentos, entre estos podemos encontrar los siguientes.

• Manual de funciones. 
• Manual de procesos. 
• Diagrama de flujos u otros que posibiliten llevar a cabo la liquidación de la nómina de manera exitosa. 
• Registro de la información contable de manera fiable. 
• Reportes de la información relacionada a terceros de forma oportuna. 

Del mismo modo, se debe verificar que los procesos se hayan diseñado teniendo en cuenta los objetivos estratégicos que se plantearon en la empresa. 

2. Tipos de contratos gestionado

Se debe identificar los tipos de contratos que ha gestionado la entidad y para facilitar esta tarea se sugiere el uso de un programa de liquidación de nómina; pues usualmente este tipo de información se encuentra allí consignada y esta es una de las razones por las que la auditoría de la nómina resultará más fácil en caso de que se utilice un software de nómina, versus métodos tradicionales, como Excel o incluso formatos físicos. 

Este procedimiento es aplicable, tanto a los clientes internos, como externos y es necesario que sepas cuáles son las modalidades de contrato con las que cuenta la organización, verificar si las condiciones con las que han sido realizadas teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 789 de 2002 y otras normas concordantes. 

3. Revisión de cálculos de impuestos

Se debe verificar que el proceso de cálculo y registro de la retención en la fuente, los rubros que están relacionados con la declaración de renta y cualquier otra declaración tributaria, respondan de manera fiel a los requerimientos que establecen las normas fiscales del DUT 1625 de 2016, el Estatuto Tributario y otras normas concordantes. 

4. Revisión de los aportes parafiscales 

Se debe revisar que las facturas, los certificados de retenciones, el reporte en la planilla y los demás soportes que revelen los rubros reconocidos en la contabilidad de la empresa y que se relacionen con los aportes parafiscales, de prestaciones sociales, seguridad social, gasto de viáticos, etc. Todos estos se deben liquidar teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el DUR 2420 de 2015. Tenemos un artículo especializado en el que puedes aprender cómo calcularlos, consúltalo aquí. 

De igual modo, se debe revisar que estos rubros se relacionen como retenciones y deducciones ante las entidades o autoridades fiscales que corresponda para cada caso.Aquí puedes conocer cuáles son las exoneraciones de parafiscales en tu nómina,

5. Revisión de libros contables y conciliación de saldos  

Es importante revisar los libros contables y las conciliaciones de los saldos, teniendo en cuenta abonos y pagos que se realizaron a 

• los empleados; 
• entidades prestadoras de servicios de salud;
• cajas de compensación;
• aseguradoras, o 
• cualquier otro tercero con el que la organización tenga una relación asociada con la gestión de nómina. Para vincular la gestión contable con la gestión de tu nómina y, en general, con los procesos de recurso humano, te invitamos a que conozcas todos los beneficios de un software de nómina, contabilidad y producción.

6. Evaluación de descuentos a empleados 

Otro de los aspectos importantes que se deben tener en cuenta es la revisión de los descuentos que se realizan a los empleados y que estos han autorizado para que se realicen de forma directa en su nómina. 

7. Identificación de embargos en la nómina 

Es importante que se identifiquen, en caso de que existan, los embargos por alimentos o por cualquier otra entidad financiera o fiscal a algún empleado de la empresa; del mismo modo, verifica que el tratamiento de este descuento se realice teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo. 

Se debe identificar que el proceso de nómina se realiza de manera desagregada y que no exista ningún tipo de sobrecarga laboral o de funciones en algún trabajador, esto se realiza verificando que la empresa cuenta con los trabajadores idóneos y necesarios para llevar a cabo el adecuado proceso de gestión y liquidación de la nómina. Es importante que evites errores en la liquidación de la nómina. Para esto te sugerimos contar con la ayuda de un software, que por dedicarse a procesos repetitivos, mejora la gestión de pago de nómina en tu empresa. 

8. Evaluar el sistema contable de la empresa 

Es importante realizar la evaluación del sistema contable de la empresa en cuanto a su parametrización, con el fin de verificar que este cumpla con las necesidades de la organización en cuanto al registro, procesamiento de datos y reporte de la información. 

9. Evaluación de la gestión de registros de novedades 

Se debe realizar la evaluación de la gestión de los registros de novedades por ausentismos, llegadas tarde, incapacidades, permisos, luto, calamidades, entre otros, debido a que resultan ser indicadores importantes en la administración del Recurso humano. Todos estos procesos los facilita la automatización que te brindan los sistemas tecnológicos. Asegúrate de encontrar la herramienta que se adapte a tus necesidades y a las de tu empresa. Las auditorías, bien sea para mejorar procesos internos o bien para lograr certificaciones, como la ISO 9001, pueden arrojar información clara si utilizas un software administrativo. En Loggro desarrollamos soluciones para Mipyme, así que consúltanos todas las dudas que tengas.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.