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Por medio de la Resolución 000022 del 3 de abril de 2019, la DIAN ha comunicado que la emisión del instrumento de firma electrónica también se podrá realizar de manera virtual y no solo de forma presencial como se venía realizando
Para este proceso el usuario debe tener claros varios pasos con el fin de que la generación virtual sea exitosa, en este artículo te contamos el paso a paso para que puedas emitir tu firma electrónica.
¿Qué debes tener en cuenta para la emisión de la firma electrónica?
Aquellos usuarios que quieran obtener por primera vez su instrumento de firma electrónica pueden hacerlo de manera virtual. Aquí te contamos cómo funciona el Instrumento de Firma Electrónica. Ten en cuenta que para realizar este trámite de forma presencial necesitas agendar una cita previa en la DIAN; con el fin de adelantar este proceso, los usuarios deben tener actualizada la información de sus responsabilidades en el RUT (Registro Único Tributario) y su correo electrónico.
¿Qué es la firma electrónica?
Según la Resolución 000070 del 3 de noviembre de 2016 el Instrumento de Firma Electrónica se define como la combinación de varios datos en forma electrónica, es decir que, es la mezcla entre la identidad electrónica y el código electrónico.
Características principales de la firma electrónica
La firma electrónica debe contar con ciertas características, con el fin de que tenga el respaldo legal y que sea confiable. Cuando se crea la firma electrónica se conoce como IFE (Instrumento de Firma Electrónica) y cuenta con las siguientes características según la Resolución 000070 del 3 de noviembre de 2016.
- La identidad electrónica: esta se verifica teniendo en cuenta la información que está registrada en el RUT.
- Contraseña para la identidad electrónica: esta contraseña es la combinación de una serie de caracteres alfanuméricos.
- El código electrónico: este tiene que ver con una serie de caracteres numéricos que tendrá el Instrumento de Firma Electrónica.
- Vigencia del IFE: el Instrumento de Firma Electrónica cuenta con una vigencia de tres años que se cuentan a partir de la emisión o renovación de este.
- Es gratuito: esto quiere decir que no le genera ningún tipo de costo al contribuyente que lo solicite.
¿Por qué el proceso de habilitación de facturación electrónica ahora es virtual?
Ten presente que esta es una nueva medida que ha adoptado la DIAN, con el fin de dar cumplimiento a las normas antitrámites que se contemplan en el Decreto 0019 de enero 10 de 2012. Con este proceso se busca eliminar los procedimientos innecesarios en las distintas entidades públicas. Esto se realiza para proteger y garantizar la efectividad de los derechos, tanto de las personas jurídicas, como naturales ante las autoridades y de este modo facilitar las relaciones entre las entidades públicas y particulares.
Pasos para emitir la firma electrónica en 2020 y 2021
Teniendo en cuenta los lineamientos de laResolución 000022 del 3 de abril de 2019, la DIAN ha dispuesto 3 pasos que debes seguir para generar tu Instrumento de Firma Electrónica, estos son los siguientes:
- Paso 1: Renovación del mecanismo digital a Firma Electrónica.
- Paso 2: Configuración de las preguntas de identidad electrónica.
- Paso 3: Habilitación de la Firma Electrónica
Renovación del mecanismo digital a Firma Electrónica
Antes de iniciar con el proceso de emisión de la firma electrónica, recuerda que es importante que es muy importante que tengas actualizado tu correo electrónico en el RUT, esto se debe a que en tu correo recibirás todas las notificaciones que este proceso necesita.
Ingreso de usuario registrado
Lo primero que debes hacer es ingresar como un usuario registrado, a nombre propio, en los servicios informáticos del portal web que tiene disponible la DIAN.
Fuente: DIAN
Busca la opción Gestionar mi Firma Electrónica
Luego debes buscar en el menú principal y dar clic en la opción “Gestionar mi Firma Electrónica”, tal cual como se puede observar en la imagen.
Fuente: DIAN
Ingresa al tablero de control
Luego de haber ingresado por la opción “Gestionar mi Firma Electrónica”, aparecerá el tablero de control, en este debe dar clic sobre la opción “Renovar Instrumento de Firma Electrónica”
Fuente: DIAN
Haz clic en la opción guardar
Una vez hayas ingresado por la opción “Renovar Instrumento de Firma Electrónica” haz clic en el icono que da la opción de guardar como se muestra en la imagen.
Fuente: DIAN
Habilitación de los botones de gestión
Luego de haber hecho clic sobre el icono de guardar el sistema habilitará los botones de gestión adicionales. Si estás seguro de toda la información haz clic sobre el botón “Firmar” para finalizar el procedimiento.
Fuente: DIAN
Correo para iniciar el proceso de formalización
Posteriormente aparece una ventana emergente en donde te informa que te enviarán una notificación a tu correo electrónico registrado para iniciar con tu proceso de formalización.
Fuente: DIAN
Haz clic sobre el botón “Firmar”
Una vez que des clic en el visto bueno aparece otra ventana emergente haz clic sobre el botón “Firmar”.
Fuente: DIAN
Configuración de las Preguntas de la identidad electrónica
El segundo paso de la habilitación de la firma electrónica cuenta con tres pasos que están enfocados en la configuración de las preguntas de identidad. A continuación, te enseñamos cómo debes diligenciarlas.
Contesta las preguntas para validar tu identidad electrónica
Después de hacer clic en el botón “Firmar”, a tu correo llegarán dos mensajes con la siguiente información:
- Primer correo: este te informa acerca de tu solicitud de renovación y encontraras en el adjunto el formulario 10036.
- Segundo correo: este cuenta con un enlace que te lleva al portal de la DIAN para que inicies sesión de nuevo en los servicios informáticos electrónicos.
Cuando ingreses debes contestar las preguntas para que validez tu identidad electrónica. Ten en cuenta que cuando contestas las preguntas el servicio valida las minúsculas, mayúsculas, tildes o cualquier otro carácter alfanumérico que digites. El sistema te indica si lo que escribiste coincide y luego debes hacer clic sobre el botón “Siguiente”.
Fuente: DIAN
Validación de las preguntas de seguridad en la emisión de tu firma electrónica
Una vez hayas contestado todas las preguntas para validar tu identidad electrónica, el sistema las valida presentándolas en un pantallazo que resume el proceso, lo único que debes hacer es dar clic en el botón “Finalizar” como se muestra en la imagen siguiente.
Fuente: DIAN
Finalización de la configuración de las preguntas de identificación electrónica
Por último, el sistema te arroja un mensaje en donde te indica que la lista de preguntas de identificación electrónica ha sido guardada de forma satisfactoria y que puedes continuar con el siguiente paso de la activación de tu firma digital.
Fuente: DIAN
Habilitación de la firma electrónica
La habilitación de la firma electrónica es el último de los pasos que debes seguir para emitir tu firma electrónica, lo único que debes hacer es seguir las indicaciones que te damos a continuación.
Ingresa los códigos de activación para la emisión de tu firma electrónica
En la siguiente pantalla, el sistema te pide que ingreses los códigos de activación para tu firma electrónica, estos códigos deben llegar al correo que está registrado en tu RUT. Luego de que los ingreses haz clic en el botón “Siguiente”.
Fuentes: DIAN
Crea la contraseña para tu firma electrónica
Después de haber ingresado los códigos de activación aparece una ventana en donde debes crear la contraseña para tu firma electrónica, ten en cuenta las recomendaciones que te indica la DIAN para este proceso.
Fuente: DIAN
Fin de la habilitación de tu firma electrónica
Por último, aparecerá una ventana en donde te indican que la habilitación de tu Instrumento de Firma Electrónica ha sido habilitada de forma exitosa y que puedes utilizarlo para realizar tus trámites virtuales.
Fuente: DIAN
Beneficios de la firma electrónica
El Instrumento de Firma Electrónica cuenta con varios beneficios que mencionaremos a continuación.
- Da reconocimiento como firmante autorizado a quien lo utiliza, para muchas ocasiones, el contribuyente.
- Confirma que el documento que se firmó es legal.
- Da seguridad de que el documento es verdadero y original.
- Genera confianza al incluir los datos que corresponden únicamente al firmante.
- Si se genera alguna alteración no autorizada en el documento después de firmarlo será muy fácil de detectarlo.
- Brinda seguridad y respaldo a todos los procedimientos que se tramiten por internet.
Este es el proceso que debes conocer acerca del trámite para la habilitación del Instrumento de Firma Electrónica en Colombia, ten presente cada una de nuestras recomendaciones para que lo puedas hacer con éxito, en caso de que tengas alguna duda, el soporte técnico de Loggro está a tu disposición para que empieces tu proceso de habilitación como facturador electrónico, ya que tenemos el beneficio de ser proveedor autorizado de la DIAN.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
