Nómina: ¿Qué son las prestaciones sociales y cómo calcularlas?

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Muchos empresarios no conocen cuáles son las prestaciones sociales que deben liquidar en la nómina. Conocerlas puede evitarles sanciones asociadas a su liquidación errónea. En este artículo te contamos todo lo que debes saber acerca de las prestaciones sociales y las fórmulas para que puedas liquidarlas. 

Guía para empresarios: Conociendo y liquidando correctamente las prestaciones sociales para evitar sanciones.

¿Qué son las prestaciones sociales? 

Las prestaciones sociales son beneficios adicionales al salario, ya que todos los trabajadores deben recibir en diferentes periodos de tiempo establecidos por la Ley; es decir que son el dinero extra al salario que el empleador le debe pagar al trabajador, que se encuentra vinculado por medio de un contrato laboral, por los servicios prestados a la empresa. Son el reconocimiento al aporte que brinda en la generación de ingresos y utilidades en la organización o unidad económica y debes tener en cuenta factores específicos a la hora de pagar tu nómina.

¿Cuáles son las prestaciones sociales? 

Las prestaciones sociales se conforman por los conceptos siguientes.

• Auxilio de cesantías
• Intereses sobre las cesantías
• Prima de servicios
• Dotación

Las vacaciones no se contemplan como una prestación social sino un descanso pago con carácter salarial y por tal razón no se incluye dentro del concepto de prestaciones; es importante que conozcas todas las partes de la nómina ya que es necesario para que liquides de forma correcta tus prestaciones sociales. 

¿Cómo se calculan las prestaciones sociales?

Todas las fórmulas para la liquidación de las prestaciones sociales dependen de diferentes variables que se deben tener presentes en el momento que realices los cálculos. Ten presente que las prestaciones sociales son un reconocimiento que se debe pagar a los empleados por el aporte que realizaron en la generación de ingresos en la empresa. En el caso en que la empresa no haya generado utilidades, sigue siendo una obligación realizar estos pagos cada vez que se genera la nómina de la empresa.  

1. Fórmula para la liquidación de cesantías 

Las cesantías son un aporte que el empleado recibe cada año con el fin de contar con un respaldo en caso de que quede desempleado, para cubrir sus estudios o cuando esté interesado en adquirir vivienda.

El pago de las cesantías no se realiza de manera directa al trabajador, sino que se debe consignar al fondo de cesantías de forma anual antes del 15 de febrero.

Para liquidar las cesantías se debe utilizar la siguiente fórmula:

• El salario X los días laborados dividido en 360.

Por cada año trabajado, los empleados tienen derecho a recibir un salario mensual o proporcional al tiempo que ha laborado.

Para calcularlo de manera más fácil es importante que tengas a tu disposición un software de nómina que automatice estos pagos y te permita confiar en las transacciones, para esto será necesario que tu software de nómina cuente con elementos específicos que te permitan estar al día con la legalidad colombiana, mientras simplificas tus procesos de nómina. 

• Sanciones por no pagar las cesantias, según la UGPP

Como ya sabemos, las cesantías hacen parte de las prestaciones sociales y deben ser liquidadas con corte al 31 de diciembre del año en curso y se deben pagar al fondo privado que ha elegido el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.

Dejar de realizar este pago puede generar un pago de mora para la empresa. Cabe destacar que el no pago de las cesantías de forma oportuna genera el pago de la sanción que se encuentra descrita en el numeral 3 del Artículo 99 de la Ley 50 de 1990; sin embargo, La sanción se puede reducir en un 10% de la suma establecida si la información se entrega conforme la UGPP lo solicita, a más tardar hasta el cuarto mes de incumplimiento en la entrega de esta información.

Consulta aquí las sanciones asociadas por liquidar mal tu nómina.

2. Fórmula para liquidar los intereses de las cesantías 

Los intereses de las cesantías son el reconocimiento que se debe calcular por el tiempo de labor de un empleado en la compañía. Estos se deben pagar de forma anual antes del 31 de enero o en el momento en que finalice la relación laboral.

Para la liquidación de los intereses de las cesantías es importante tener presente la siguiente fórmula.

• Las cesantías x el 12% x los días laborados dividido en 360. 

3. Fórmula para liquidar la prima de servicios 

La prima de servicios es la retribución que se realiza a los trabajadores por su contribución en el crecimiento de la empresa. Esta prestación social, es el valor de un salario mensual de cada empleado, y se debe pagar en dos fracciones: la primera antes del 30 de junio del año en curso y la segunda durante los primeros 20 días de diciembre.

Para liquidar la prima de servicios se debe tener en cuenta la siguiente fórmula.

• El salario x los días trabajados dividido en 360. 

Tiempo mínimo trabajado para tener derecho al pago de la prima de servicios

La prima de servicios se debe pagar teniendo en cuenta los criterios que se encuentran en el Artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, en donde se establece, entre otros aspectos, que el trabajador tiene derecho al pago de esta prestación social desde el primer día que se encuentre vinculado a la compañía, por esta razón, si el trabajador no alcanza a superar su periodo de prueba en la liquidación, se debe pagar el valor de este concepto teniendo en cuenta los días que haya laborado. 

4. Lineamientos para dotación  

Esta prestación social debe ser entregada a los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos mensuales y que se encuentren bajo la modalidad de contratación a término indefinido. Deben recibir vestido y zapatos acorde a su ocupación.

La dotación debe ser entregada cada tres meses, y el plazo máximo para entregarla es hasta el 30 de abril, 31 de agosto, y 20 de diciembre del año en curso.

Por practicidad, algunas empresas los empleadores les entregan directamente el dinero para este concepto a sus trabajadores para que ellos mismos escojan su dotación de acuerdo con su estilo y gusto, con la condición de que esté acorde al oficio que realizan. 

5. Vacaciones 

Como ya lo dijimos anteriormente, este no es un concepto directamente ligado a las prestaciones sociales, pero por ser un descanso remunerado muchos lo incluyen dentro de este grupo.

Con esta formula puedes realizar la liquidación de las vacaciones de tus empleados.

• El salario x los días laborados dividido en 720 (setecientos veinte) 

Desventajas de utilizar fórmulas en tus prestaciones sociales 

En muchas empresas realizan diferentes tipos de cálculos relacionados con la nómina de forma manual, este método aumenta el riesgo de cometer errores que en muchas ocasiones no se corrigen y representan una pérdida considerable en las utilidades de las empresas. Aquí puedes revisar qué pasa si liquidas mal tu nómina. Cuando las empresas tienen muchos empleados, valores distintos, horas y días laborados, y otros tipos de novedades que pueden alterar el cálculo final, cometer errores es muy fácil. Las demandas por los empleados y las sanciones moratorias por cometer errores que son frecuentes en los cálculos de tu nómina puede representar a tu empresa una pérdida muy grande que debes considerar.

¿Cómo evitar los errores en los cálculos de tus prestaciones sociales? 

‍Para evitar los errores y los problemas legales que te pueden generar los errores en tu nómina te recomendamos que utilices un software de nómina que se ajuste a los requerimientos de tu empresa, es decir que, realice los cálculos que necesitas y tenga al día los procesos necesarios.

Ten presente que en Loggro tenemos un software intuitivo, de fácil manejo y que les permitirá a tus colaboradores gestionar la nómina sin mayor complicación, incluso si no tienen experiencia contable o financiera.

Podemos ayudarte con estos y muchos otros cálculos más, además puedes aclarar tus dudas en el momento que necesites con nuestro equipo de especialistas. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.