¿Cómo es la Facturación Electrónica para Microempresas?

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Si tu empresa es un microempresa, te contamos cuál es el proceso de implementación de la facturación electrónica y por qué deberías empezar a implementarla, incluso si no estás obligado.

El primer paso es actualizar el régimen simple de tributación en tu RUT (Registro Único Tributario). Ten en cuenta cada uno de los aspectos de cada paso para que sepas los requisitos que debes cumplir.

Clasificación de microempresas o PYMES en Colombia según la ley 590 de 2000​ 

Para la legislación colombiana, una empresa es toda aquella unidad de explotación económica, creada por cualquier persona natural o jurídica que está dedicada a diseñar actividades empresariales, industriales, comerciales, agropecuarias, de servicios, que actúe de manera rural o urbana.

Según la Ley 590 de 2000, la clasificación de las empresas en Colombia se puede realizar teniendo en cuenta el número de trabajadores con los que dispone o bien por el total de los activos con los que cuenta.

En este orden de ideas y teniendo en cuenta la Ley 590 de 2000 (Ley para el Fomento de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa), totas las Mipyme en Colombia se clasifican de la siguiente manera 

Microempresa: 

En esta su personal no debe ser superior a los 10 trabajadores. Sus activos totales deben ser mayores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 

Pequeña empresa: ​ 

Este tipo de empresa se caracteriza por no tener más de 10 trabajadores. En cuestión de activos el total debe ser inferior a los 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 

Mediana empresa: ​ 

Para estar catalogado como mediana empresa debe cumplir las siguientes características, debe contar con entre 51 y 200 trabajadores. Sus activos totales deben estar entre los 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 

¿Qué es facturación electrónica?​

En Colombia, la factura electrónica es un documento de tipo virtual con el que es posible realizar y constatar transacciones por la venta de servicios y productos, tanto para empresas como para cualquier persona; por tal razón, la facturación electrónica tiene las mismas especificaciones legales que cualquier otra factura impresa, pero se diferencia porque su envío se hace de forma electrónica. Aquí te contamos por qué elegir un proveedor de facturación es clave en tu proceso como microempresa sea exitoso.

¿Qué debe tener el software contable para tu empresa?​ 

Es importante que el software de facturación electrónica que elijas para tu microempresa te brinde otras funciones adicionales que agilicen tus procesos corporativos, algunos de estos son asistencia de nómina, asistencia contable, automatización de tu información, control de inventarios, entre otros.

Con Loggro tienes todos estos servicios y somos un software que se ajusta a los procesos de tu empresa, además capacitamos tu personal y tenemos la mejor atención en el momento que más lo necesites.

Función de la facturación electrónica en microempresas 

 La función de la facturación electrónica tanto en las microempresas como en cualquier otra empresa funciona del mismo modo:

1. debes generar la factura electrónica,
2. luego se realiza el proceso de validación previa, lo haces por medio de tu software de facturación electrónica y consiste en enviarla a la DIAN para que todos los campos sean comprobados. Aquí te contamos cuáles son los criterios de validación que tiene la DIAN para rechazar o aprobar las facturas de tu microempresa o emprendimiento.
3. El último paso es el envío de la factura electrónica a tu cliente para que la acepte o la rechace, caso en el que debes anularla y generar una nueva factura: aquí te enseñamos cómo se anula una factura electrónica.

Beneficios de la facturación Electrónica  

 En 2020 la facturación electrónica en Colombia sigue creciendo y por eso es importante que comprendas la dimensión de los beneficios que los sistemas tecnológicos tienen a tu disposición.

Loggro, por ejemplo integra la facturación con toda la operación de tu negocio; esto te permite tener mayor facilidad a la hora de ejecutar diferentes procesos: a continuación, te contamos algunos de los más relevantes.

• El costo en el gasto de facturación se reducirá notablemente.
• La emisión de las facturas electrónica es más segura y rápida.
• Con la facturación electrónica puedes simplificar tus procedimientos administrativos.
• La facturación electrónica mejora el servicio al cliente.
• Puedes reducir los errores que se cometen en procesos como la generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Tienes un mayor control documental en tu empresa.

¿Cómo puedes comenzar a facturar electrónicamente en tu microempresa? 

Ya conoces lo que un software de facturación electrónica puede ofrecerle a tu negocio, esto quiere decir que lo único que debes hacer para que comiences a facturar de manera electrónica es hacer la habilitación para facturar electrónicamente, teniendo en cuenta los nuevos plazos de facturación para este 2020, luego contratar un software de facturación, capacitarte en su uso y temas contables e iniciar a facturar.

Requisitos para facturar electrónicamente​ 

Los requisitos para facturar electrónicamente son varios, ten presente que con un buen software de facturación puedes ahorrarte muchos trámites y tendrás asesoría en todo momento.

Estos son los requisitos que exige la DIAN para comenzar a facturar electrónicamente, tenlos presentes al momento de elegir el que usarás en tu microempresa o Mipyme. 

Realiza tu habilitación para facturar electrónicamente ante la DIAN 

Para habilitarte como facturador electrónico solo debes ingresar a la página web de la DIAN, allí encontrarás el servicio informático en donde podrás realizar las siguientes funciones.

• Registro para facturar electrónicamente: en este solo debes poner tus datos personales en el caso que seas personal natural, pero si es para tu empresa debes ingresar los datos de esta.
• Registro de tu software de facturación electrónica: ten presente que para que puedas expedir facturas electrónicas debes hacerlo utilizando una herramienta tecnológica que te facilite esta operación. Puedes tener un software propio o puedes contratar el servicio con cualquier proveedor tecnológico.

Luego de realizar los dos pasos anteriores debes realizar los pasos que te mencionaremos a continuación.

• Inicia tu fase de pruebas: La fase de pruebas de la DIAN consiste en realizar facturas electrónicas con el software que elegiste con el fin de comprobar que sea apropiado según los lineamientos de esta misma entidad. Luego de culminar la fase de pruebas la DIAN te enviará un mensaje indicándote que el proceso de pruebas ha sido realizado con éxito.
• Pide tu autorización de numeración: Esta solicitud de autorización de numeración de la DIAN consiste en numerar tus facturas electrónicas según las elaboras. Ten presente que esta autorización cuenta con un rango y una vigencia.
• Indica la fecha en que comenzarás a expedir facturas electrónicas: Es importante que le indiques a la DIAN cuál será la fecha en la que le entregarás las facturas electrónicas a tus compradores. No olvides que no debe ser mayor a la fecha máxima estipulada en el calendario de la Resolución 000064 de 2019. 

Genera y transmite tus facturas electrónicas a la DIAN 

Al momento de utilizar un software de facturación electrónica debes registrar tanto los datos de tu comprador como los tuyos y los productos o servicios que estás vendiéndole, al realizar esto tu programa genera de manera automática una factura electrónica con los siguientes aspectos.

• Código CUFE: Con este código único es posible reconocer de forma inequívoca cualquier factura electrónica.
• Código QR: El código QR permite por medio de sus barras bidimensionales almacenar datos codificados.
• Formato XML: Este es el formato establecido por la DIAN para emitir las facturas electrónicas, no es más que un metalenguaje que se utiliza con el fin de estructurar la información. 

Expedición de las facturas electrónicas  

La expedición o entrega de las facturas electrónicas debes realizarla según los medios que te indiquen los clientes de tu microempresa. Pueden presentarse las siguientes posibilidades para que tengas en cuenta lo que debes hacer.

• Si tu cliente también factura de manera electrónica, puedes enviarle su factura por medio del software o al correo electrónico.
• En el caso de que tu cliente no facture electrónicamente puede realizar alguna de las siguientes opciones.

1. Descargar su factura en el sitio web de la DIAN
2. Descargar la factura desde el sitio web de tu proveedor tecnológico.
3. Recibir su factura electrónica en su correo electrónico.
4. Recibirla en formato digital (PDF) o impresa.

Verifica que tu proveedor o tu software tenga la firma digital 

El certificado digital o también conocido como firma digital es un mecanismo de seguridad con el que se puede garantizar la expedición de las facturas electrónicas. Permite verificar la validez y autenticidad de cualquier documento electrónico.

Dependiendo de tu software de facturación electrónica debes conseguir tu propio certificado digital, aunque la gran mayoría de proveedores ya cuentan con su certificado, esto te evitará un gasto más ya que puedes utilizarlo en tus facturas electrónicas.

Es importante que preguntes por cuánto tiempo es tu certificado electrónico, debido a que si es vitalicio será un punto a favor para tu microempresa o emprendimiento, pero si por el contrario es vigente por muy poco tiempo, deberás pagar cargos adicionales.

Te invitamos a revisar todo sobre la facturación electrónica para las Mipyme, de modo que tengas toda la información que necesites a la hora de implementar tu facturación electrónica.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.