¿Cómo funciona la Facturación Electrónica para IPS?

Tiempo de lectura: 5 min

Por medio de la circular 0046 de diciembre 26 de 2018 el Ministro de Salud y Protección Social determinó las instrucciones para que las entidades del sector de la salud implementen la facturación electrónica.

En este 2020 continuará la masificación de la factura electrónica, debido a que a este es un proceso que se encuentra asociado a la Ley 1943 de 2018, también conocida como Ley de financiamiento, que se extiende tanto en las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, como en las operaciones de pago de nómina y el pago a favor de los no responsables del IVA. 

Inicio de la facturación electrónica en el sector de la salud 

Las personas jurídicas catalogadas como grandes contribuyentes por la DIAN y que realicen actividades de asistencia social y de salud humana deben tener presente que están en la obligación de expedir facturas electrónicas de venta. Esta obligación se encuentra vigente desde el 1 de enero de 2019.

Situación para quienes no son grandes contribuyentes 

Los contribuyentes catalogados como personas naturales y jurídicas que no pertenezcan al grupo de Gran Contribuyente tendrán que empezar a facturar electrónicamente de forma progresiva, teniendo en cuenta las nuevas prórrogas establecidas para 2020, que están categorizadas de acuerdo con la actividad económica de tu empresa. Debido a que actualmente no existe ningún método específico para solicitar prórrogas de para facturar electrónicamente, es importante que evites todas las sanciones que pueda representarte el incumplimiento de tu obligación como facturador.

¿Qué es y para qué puede servirte la facturación electrónica? 

Teniendo en cuenta las normas tributarias y su descripción, la facturación electrónica es un documento que se encarga de soportar cualquier tipo de transacciones de venta de bienes y servicios. Para operar como facturador es necesario que incorpores un proveedor que esté autorizado por la DIAN y que tengan sistemas computacionales que cumplan con todos los requisitos para IPS. Para la IPS y, en general, todas las entidades relacionadas con operación humana y de salud es necesario que el proceso esté basado en la expedición, validación, recibo, aceptación o rechazo y conservación de las facturas o documentos electrónicos que generes. 

Requisitos para que implementes la facturación electrónica en tu IPS

La facturación electrónica es un modelo que empezó a ser adoptado en nuestro país por medio del Decreto 2242 de 2015, retomado por el Decreto Único Reglamentario 1626 de 2016, y su principal objetivo es conseguir la masificación del uso de la facturación electrónica en Colombia. Aquí puedes consultar las novedades del Decreto 2242 para 2020. El sector de la salud es muy sensible a modificaciones y por eso te sugerimos que estés al tanto de toda la normatividad relacionada con la facturación electrónica. Es importante que conozcas cuáles son las condiciones y requisitos que ha establecido la DIAN para la implementación de la facturación electrónica en Colombia. 

Requisitos generales para facturar electrónicamente 

Si estás interesado en implementar la facturación electrónica en tu IPS es muy importante que sepas cuáles son los requisitos de implementación que la DIAN ha establecido.

• Es importante que cumplas con el proceso de habilitación que ha implementado la DIAN para facturar electrónicamente.
• Recuerda que debes ser responsable de IVA.
• Tu (RUT) Registro Único Tributario debe estar vigente y actualizado.
• Es importante que cuentes con la acreditación ISO 27001, esta acreditación se relaciona con la seguridad de la información, si no cuentas con ella puedes conseguirla durante los dos años siguientes a tu autorización de facturador electrónico.
• El patrimonio líquido con el que cuentes debe ser mayor o igual a 20 000 UVT y 10 000 UVT de estos han de ser activos que deben corresponder al patrimonio líquido.
• Conocer, tener presente y cumplir con todas las especificaciones de la operación tecnológica que la DIAN aconseja.
• Tener presente y cumplir con todas las especificaciones de operatividad tecnológica que aconseja la DIAN.

Condiciones para facturar que empresas de salud facturen electrónicamente

Otros de los aspectos importantes que debes tener en cuenta para la implementación de la facturación electrónica son las condiciones que requieren las autoridades tributarias:

• Contar con un formato estándar para generar facturas en formato XML, para su construcción debes utilizar el estándar UBL V2.0; su uso es obligatorio para todos los que facturan electrónicamente.
• Otros tipos de formatos estándar que se encuentran directamente relacionados con el proceso de facturación electrónica son las notas crédito y débito. Aquí puedes consultar nuestro artículo sobre los documentos electrónicos asociados a la facturación electrónica. Gracias a estos documentos es posible realizar ajustes en las facturas que se emitieron y por eso es necesario que contrates una solución que te garantice todo tipo de documentos electrónicos. Estos documentos también deben contar con un formato estándar XML y UBL V2.0, también son de manera obligatoria.
• Contar con la firma digital, esta es un elemento con el que se garantiza la autenticidad, integridad y el no rechazo de una factura electrónica.
• En el caso de los adquirientes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura les será expedido una representación gráfica que cuenta con elementos técnicos como por ejemplo el código QR.

Nuevos aspectos para tener en cuenta en las  IPS

Si bien la reglamentación referente a la facturación electrónica para IPS y empresas de salud debe tratarse con pinzas, es importante que lleves a cabo ciertos procesos imprescindibles.

Pago y trámite de glosas 

Para el caso del sector de la salud el trámite y pagos de glosas, seguirán regidos por lo que establecen los Artículos 56 y 57 que se encuentran en la Ley 1438 de 2011. 

Facturación, y pago de tecnología no financiada 

En el caso de los trámites de facturación y pago de la tecnología y los servicios que no están financiados con cargo a la unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, que se encargan de asumir las entidades territoriales, seguirán regidos por las Resoluciones 1479 de 2015 y 2428 de 2018.

​Recobro ante la ADRES

Para el caso de la facturación electrónica en el recobro ante la Administradora de los Recursos del Sistema (ADRES) por el servicio y tecnología, estará regido por la normatividad del Decreto 780 de 2016 y la Resolución 1885 de 2018.

La facturación electrónica asociada con el recobro ante la ADRES, de reclamación por asuntos de accidentes de tránsito, en donde se involucran vehículos no identificados, o para el caso de presentarse eventos terroristas o catastróficos, se regirán por el Decreto 780 de 2016.

Es importante que además de encontrar una solución que te dé todas las herramientas para que cumplas con tus requisitos tributarios como proveedor de salud, también te permita hacerlo de forma amigable; para ello te sugerimos que solicites una demo y que navegues por la interfaz del proveedor de facturación, que simules la emisión de una factura y que te asegures de que la navegación, los colores y el lenguaje que utiliza la plataforma te satisface. Te invitamos a conocer Loggro, un software en la nube integral. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.