¿Cómo Funciona la Facturación Electrónica para Colegios?

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Desde ya hace un tiempo la DIAN ha estado proponiendo la implementación de herramientas informáticas con el fin de que obligados y voluntarios cumplan con sus deberes fiscales.

Implementación de la Facturación Electrónica en Instituciones Educativas

En la era digital, la DIAN ha estado promoviendo la adopción de herramientas tecnológicas para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para obligados como voluntarios.

Un claro ejemplo de esta iniciativa es la implementación de la facturación electrónica, un recurso no solo diseñado para combatir la evasión de impuestos, sino también para proporcionar a los consumidores documentos electrónicos legítimos que faciliten las deducciones en las declaraciones de renta.

Este artículo se enfoca en el impacto y la necesidad de la facturación electrónica dentro del ámbito educativo, abordando desde colegios hasta universidades. Se destaca que, a pesar de las exenciones de IVA para estas instituciones, la obligatoriedad de la facturación electrónica permanece intacta, independiente de su situación fiscal.

A través de un detallado análisis de la normativa vigente y las fechas clave para la implementación, se ofrece una guía clara para que las instituciones educativas se alineen con los requerimientos de la DIAN y se aprovechen de los beneficios de esta transición digital.

La facturación electrónica es una de estas herramientas y en el caso propio de colegios y universidades, no solamente es útil para evitar la evasión de impuestos, sino también para que los adquirientes del servicio puedan tener documentos electrónicos válidos que sean constitutivos de deducción de declaración de renta y la tercera razón hace referencia a la necesidad del Gobierno de conocer en tiempo real cuál es el estado, tipo y forma de transaccionar en Colombia.

Las instituciones educativas en Colombia han cumplido con la obligación de emitir comprobantes electrónicos y muchas han modificado las prácticas tradicionales de emisión de la facturación electrónica.

¿Deben facturar electrónicamente las Instituciones educativas?

Es importante que tengas en cuenta que la obligación de facturar electrónicamente es totalmente independiente a la causación del IVA o impuesto sobre las ventas. Esto quiere decir que las instituciones educativas por ser objeto de exclusión o exención del IVA no generan por defecto el estatus de no obligado a facturar electrónicamente.

Ni en el Artículo 92 de la Ley 30 de 1992 ni en la normatividad vigente para 2020 se exceptúa de facturar electrónicamente a instituciones de educación superior (IES), colegios de bachillerato y todas las instituciones catalogadas como educación no formal. Estas instituciones deben implementar el Artículo 615 del Estatuto Tributario, en donde se establece lo siguiente.

Artículo 615 del Estatuto Tributario: Obligación de expedir facturas

De acuerdo con este Artículo, deben expedir factura todas las entidades que:

• tengan calidad de comerciantes;
• realicen profesiones liberales
• presten servicios relacionadas con las profesiones liberales
• produzcan, manufacturen o presten servicios relacionados con actividades agrícolas o ganaderas

Además de expedirlas, las personas que emitan factura deben conservar la copia de cada una de las operaciones que realizan, sin importar su calidad de grandes contribuyentes.

POS y Facturación electrónica

Para aquellos que utilizan máquinas registradoras, el documento equivalente que dará soporte a la transacción será el tiquete, pues de acuerdo con la DIAN, la factura electrónica, mientras se masifica y mientras su uso se hace extensivo, debe convivir con todo tipo de documentos equivalentes.

PARÁGRAFO 1. El tiquete de salas de cine es equivalente a una factura, aunque no remplaza la factura electrónica.

PARÁGRAFO 2. Los obligados a retener IVA deben expedir el certificado bimestral que cuente con los requisitos relacionados en el Artículo 381 del Estatuto Tributario. El emisor de la factura electrónica debe expedir certificado por cada retención que se efectúe y debe tener las mismas especificaciones que tiene el certificado bimestral

Inicio de facturación electrónica para entidades educativas en 2020

El Gobierno pretende implementar la facturación electrónica en todos los escenarios posibles y en colegios, universidades, institutos y demás instituciones de educación deberá implementarse mediante el procedimiento que señala la Resolución 000064 del 1 de octubre de 2019.

Educación de la primera infancia Código CIIU (8511)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura el 1 de abril de 2020
• La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta el 01 de septiembre de 2020

Educación Preescolar Código CIIU (8512)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura es el 1 de abril de 2020.
• La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta es el 1 de septiembre de 2020.

Educación básica primaria Código CIIU (8513)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura es el 1 de abril de 2020 La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta es el 1 de septiembre de 2020

Educación básica secundaria Código CIIU (8521)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura es el 1 de abril de 2020
• La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta es el 1 de septiembre de 2020

Educación media académica Código CIIU (8522)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura es el 1 de abril de 2020 ​
• La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta es el 1 de septiembre de 2020 ​

Educación técnica profesional Código CIIU (8541)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura es el 1 de abril de 2020
• La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta es el 1 de septiembre de 2020

Educación tecnológica Código CIIU (8542)

• La fecha máxima de registro en el servicio informático de factura es el 1 de abril de 2020
• La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta es el 1 de septiembre de 2020

Masificación de la factura electrónica en Colombia para 2020

Teniendo en cuenta la expedición del Decreto 2242 de 2015, que tiene como objetivo la masificación y el impulso de la factura electrónica de venta, es importante que analices las reglas y procedimientos para implementar la factura electrónica.

Por su parte, en el Artículo 1, compilado en el artículo 1.6.1.4.1.1. del Decreto 1625 de 2016 se hace referencia al ámbito de aplicación de la siguiente manera:

• Están obligadas las personas naturales o jurídicas obligadas a facturar electrónicamente y que sean seleccionados por la DIAN para expedir facturas electrónicas.
• Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el estatuto tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica de forma voluntaria

Procedimiento de habilitación como facturador para instituciones de educación

El proceso que debes seguir para habilitar tu centro de educación está previsto en el Artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 2242 de 2015. Revisa aquí las novedades de este Decreto para 2020.

Una vez agotado este plazo, deberás expedir facturas electrónicas de acuerdo con las condiciones que señala toda la normatividad relacionada con la facturación electrónica; entonces, en adelante, no podrás expedir tus facturas en talonario, forma tradicional, ni siquiera por computador; será necesario que optes por alguno de los software autorizados por la DIAN para emitir factura electrónica.

En conclusión, toda la normativa de facturación también es aplicable a colegios, jardines infantiles, educación no formal o cualquier tipo de Institución de Educación Superior (IES), por esto debes acogerte al sistema establecido en el Decreto 2242 de 2015 y las normas y reglas subsiguientes.

Ten presente la normatividad y las fechas de implementación para el 2020 de modo que implementes tu sistema de facturación a más tardar seis meses antes de tu fecha obligatoria y para que evites todo tipo de sanciones.

Loggro es un aliado para centros académicos y podrá ayudarte en todo el proceso de implementación de la factura electrónica para tu institución educativa, también contamos con diferentes herramientas y soporte constante para que este proceso sea mucho más fácil de lo que parece.

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Equipo Editorial Loggro

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