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En 2020 hay muchas empresas que aún se preguntan si con Excel es posible realizar el proceso de facturación electrónica en su negocio.
En este artículo te ayudamos a considerar todos los aspectos que debes tener en cuenta para realizar este proceso de facturación electrónica, a quiénes aplica y cómo debes ejecutarlo de modo que evites inconvenientes y por supuesto todas las sanciones relacionadas con la facturación electrónica para 2020.
¿Qué es el programa informático Excel?
Excel es un programa muy completo, fácil de usar y que cuenta con diferentes tipos de funcionalidades que se ajustan a las necesidades de los usuarios. Es un sistema muy robusto y dentro de las funciones relacionadas con la facturación de una empresa está el diseño y la impresión de facturas de venta. Sin embargo, la pregunta puntual de muchos de nuestros lectores es: ¿las facturas de venta emitidas por Excel son válidas ante la (DIAN)? La respuesta es: depende. si estás obligado a facturar electrónicamente, Excel no es un sistema válido para emitir facturas electrónicas, pero si por el contrario, no estás obligado, sí puedes utilizar Excel para cumplir con la obligación de facturar por computador.
Exigencias de la DIAN para facturar electrónicamente
Las exigencias que ha dispuesto la DIAN para regular el proceso de facturación electrónica son varias, lo primero que debes saber es que necesitas con la autorización de la DIAN para que factures electrónicamente.
Para facturar electrónicamente tienes las siguientes opciones:
- contratar un proveedor de facturación electrónica autorizado
- desarrollar tu propio sistema
- contratar un software de gestión con facturación electrónica.
Esto quiere decir que Excel no puedes considerarlo como un software que te ayude para facturar electrónicamente y esto se debe a que las herramientas y funciones preexistentes del programa no posibilitan a los usuarios la realización de facturas electrónicas de venta, gracias a que no cumple con los requisitos técnicos que ha establecido la DIAN
Requisitos generales para facturar electrónicamente exigidos por la DIAN
Si te encuentras interesado en habilitarte como facturador electrónico debes tener presente cuáles son los requisitos para la implementación que la DIAN establece. Estos requisitos son.
- La DIAN cuenta con un proceso de habilitación que debes cumplir para facturar electrónicamente.
- Es importante que seas responsable del (IVA) Impuesto Sobre las Ventas Agregado al igual que formar parte del Régimen Común.
- Debes tener vigente y actualizado tu (RUT) Registro Único Tributario.
- Debes contar con la acreditación ISO 27001, que está relacionada con la seguridad de la información. En el caso de no tenerla puedes adquirirla durante los dos años siguientes a tu autorización como facturador electrónico.
- Es importante que tu patrimonio líquido debe ser mayor o igual a 20.000 UVT y 10.000 UVT y deben ser activos que se incluyan en el patrimonio líquido.
- En cuanto a las operaciones tecnológicas de la operación que la DIAN ha aconsejado es importante que las conozcas, las tengas presentes y las cumplas.
Condiciones para facturar electrónicamente según la DIAN
Las condiciones para facturar electrónicamente es otro aspecto importante que debes tener en cuenta para la implementación de la facturación electrónica de tu negocio, a continuación, te vamos a contar cuales son para que cumplas con cada una de ellas y por qué un software como Excel no puede cumplirlas.
- Tener un formato estándar para la generación de facturas en formato XML, para su elaboración debes usar el estándar UBL V2.0, este es de uso obligatorio para quienes pretendan facturar electrónicamente.
- Otros formatos estándar que están directamente relacionados con la factura electrónica son la nota débito y nota crédito, con estos formatos es posible ajustar o cambiar algunos aspectos en las facturas que fueron enviadas, el formato de estos dos también debe contar con un formato estándar XML y UBL V2.0, al igual que el anterior estos también son obligatorios. Aquí puedes revisar un artículo para que conozcas cuáles son los documentos electrónicos, además de la factura, implicados en el proceso de facturación electrónica.
- Es importante que cuentes con una firma digital, esta es un elemento que se encarga de garantizar la integridad, autenticidad, y el no rechazo de las facturas electrónicas.
Ajustar Excel para generar facturas electrónicas
Excel puede permitirte emitir facturas, pero no de tipo electrónico, ya que la facturación electrónica implica un proceso complejo de vinculación con el sistema de la DIAN que Excel no puede suplir. Este proceso consiste en: emisión, validación, envío, recepción, aceptación o rechazo y almacenamiento.
¿Podría Excel emitir facturas electrónicas con un proceso de vinculación adicional?
Para que puedas generar facturas electrónicas en Excel, debes agregar códigos fa la programación de Excel y parametrizar los documentos que necesitamos; para esto se utiliza una herramienta que está incorporada en el mismo programa que se llama Visual Basic, desde allí es posible realizar la programación de los macros. Una vez logres vincular un programa de facturación con Excel y luego de que la DIAN te haya autorizado para emplear Excel podrás emitir facturas con Excel.
Excel puede incorporarse en cualquier software de contabilidad
Cualquier tipo de software de facturación no tiene que ser independiente al programa informático Excel, Access o cualquier otro software de contabilidad integral, esto quiere decir que se puede incorporar, siempre y cuando la herramienta encargada de generar las facturas cumpla con los lineamientos establecidos; por ejemplo, la unicidad de las facturas, es decir que el software no genere dos facturas que cuenten con el mismo número, lo que también es posible realizar en Excel.
¿Cualquier programa puede generar facturas Electrónicas?
Cualquier software de facturación es un conjunto de líneas de código que cuando son ejecutadas se encargan de generar las respectivas facturas, sin importar en qué aplicación se encuentren insertados estos tipos de códigos; en conclusión, si estos códigos son insertados en Excel, son válidos.
Lo importante es que el programa que crees genere facturas con los lineamientos de ley, y si esto sucede, no importa si tu aplicación está incorporada en Excel, Access, Word o en los diferentes software contables que se encuentren en el mercado.
Para concluir, si estás pensando facturar electrónicamente utilizando cualquier programa que no cumpla con lo establecido por la DIAN puedes modificarlo teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 14465 de noviembre 28 de 2007 y 3878 de 1996 en donde se establecen las características y el contenido técnico con el que deben contar las facturas electrónicas, notas débito y crédito y cualquier otro aspecto que se relacione con esta modalidad de facturación.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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