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La mayoría de software de gestión que se despliega por internet opera bajo un modelo de licenciamiento por usuario nombrado.
Un usuario nombrado representa una persona a quién se le da un “username” o “nombre de usuario” y un “password” o “clave” único y –en principio—intransferible, para que ingrese y utilice la aplicación.
El concepto de asignar “un único password para cada usuario” es de alta importancia. Una de las ventajas que trae operar su empresa a través de un software contable es que usted queda con un récord fidedigno de “quién hizo qué y cuándo lo hizo”. Esto es esencial para asegurar que las diferentes personas que laboran en su empresa estén ejerciendo sus funciones de manera adecuada, sin abusos, malas utilizaciones o, en el peor de los casos, robos. Sin embargo, existen empresas que para ahorrar algo de dinero permiten que diferentes personas compartan un mismo usuario y password. Esto genera un problema de “asignación de responsabilidad” puesto que al hacerlo usted deja de tener un control claro de la responsabilidad que tiene cada uno de sus colaboradores frente a las acciones que realizan en el software, pues no tiene forma de saber quién de los usuarios que comparten una misma contraseña hizo qué.
Como empresario, sólo usted puede tener el criterio y conocimiento de su negocio para determinar la criticidad de operar bajo la recomendación de “por cada persona física, una sola contraseña”. Si por motivos económicos esto no es posible, al menos determine cuales son aquellos roles que realizan operaciones delicadas en su empresa y procure que, para dichos roles, usted garantice una sola contraseña por persona. Esto le dará tranquilidad tanto a usted, quién tendrá una trazabilidad clara del accionar de su empleado de confianza, como al empleado mismo, quien sabrá que nadie está generando transacciones sin su consentimiento que puedan generar malentendidos.
Otro aspecto a considerar en éste campo, es el de los permisos que se le asignan a cada usuario. Un software de gestión empresarial robusto le debe permitir segmentar la información y el tipo de transacciones que usted, como jefe y “superadministrador” del software, le permite ver a cada usuario. Por ejemplo, su contador tendrá acceso a las cifras financieras de su empresa, sus utilidades, sus deudas, y a otra información sumamente confidencial. Pero es muy posible que usted al cajero que atiende la venta de mostrador no le quiera revelar estos delicados datos. En este caso, usted daría ciertos permisos de información a su cajero, mucho más restringidos y circunscritos al rol que ejerce, mientras que daría permisos más amplios y transversales a su contador.
Ahora bien, debido a que el software maneja los permisos para cada usuario, para que los controles de información funcionen es un prerrequisito necesario que usted tenga suficientes usuarios para cada rol. En este ejemplo, si usted va a compartir un mismo usuario entre su cajero y su contador, entonces le quedará imposible asignar los permisos pertinentes para diferenciar el grado de datos al que cada uno tiene acceso.
Para concluir, debido a que el software contable en la nube normalmente se licencia por número de usuarios nombrados, entre más usuarios usted requiera, mayor será el costo mensual que tendrá que pagar por el servicio. Por este motivo, es una práctica común que en una empresa varios empleados compartan un mismo usuario. Si bien esto puede producir algunos ahorros de corto plazo, tiene sus riesgos pues impide una trazabilidad de quién hizo qué, y un adecuado manejo de los permisos que autorizan el acceso a información confidencial de su empresa. Así las cosas, mida muy bien el riesgo a la hora de adquirir más o menos licencias de su software de gestión empresarial. A veces por ahorrar algunos pesos se incurre en pérdidas por robo o estafa que una mala práctica permitió.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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